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Actualité : 

Pour permettre aux entreprises concernées d'effectuer leur DSN - et, concernant l'obligation d'emploi des travailleurs handicapés (OETH), de calculer le montant de la contribution éventuellement due -, l’URSSAF s'apprête à leur notifier les effectifs de l'année 2023.
Rappel : ceux-ci sont calculés sur la base des DSN déclarées sur les périodes d'emploi 2023 et des éventuelles régularisations de l'employeur.

​L'URSSAF notifiera :​
- le 29 février 2024 : les effectifs de contrats favorisant l'insertion professionnelle (CFIP) de l'année 2023 auprès des entreprises de 250 salariés et plus, assujetties à la contribution supplémentaire à l'apprentissage ;
- le 15 mars 2024 : les effectifs de travailleurs handicapés 2023, nécessaires au calcul de la déclaration OETH.​

1. Qu'est-ce que la déclaration sociale nominative ? Est-elle obligatoire ? Quel est son objectif ?

La DSN est une déclaration sociale unique, mensuelle et dématérialisée faite par l'employeur. Elle se substitue à une multitude de déclarations sociales :

  • déclaration de mouvement de main-d'oeuvre (DMMO) ;
  • enquête sur les mouvements de main-d'oeuvre (EMMO) ;
  • déclaration annuelle des données sociales unifiée (DADS-U) ;
  • attestation employeur destinée à France Travail ;
  • attestation de salaire pour les indemnités journalières ;
  • déclaration unifiée des cotisations sociales (DUCS) ;
  • bordereau récapitulatif de cotisations (BRC) ;
  • tableau récapitulatif (TR) ;
  • relevé mensuel des contrats de missions (RMM).

La DSN constitue un gain de temps et une simplification pour l'employeur face à ses obligations déclaratives : une seule déclaration à adresser sur un portail en ligne (net-entreprise.fr), recensant de multiples informations à l'attention de plusieurs organismes de sécurité sociale et administrations (France Travail, Caisse primaire d'assurance maladie (CPAM), Unions de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales (Urssaf), Mutualité sociale agricole (MSA), etc).

La DSN présente également l'avantage de fiabiliser les obligations sociales de l'employeur en adressant aux organismes concernés les informations relevant de leur périmètre à partir de celui-ci.

La DSN fait état des données concernant :

  • la paie des salariés ;
  • des événements liés à leurs périodes d'activité (arrêt de travail, maladie, maternité, paternité, etc).

Le dispositif permet :

  • d'une part, à l'employeur de déclarer et payer ses cotisations aux organismes sociaux ;
  • d'autre part, au salarié en arrêt de percevoir rapidement ses indemnités journalières, et enfin à France Travail d'éviter toute fraude, ou encore au contribuable de simplifier sa déclaration d'impôt grâce à un avis d'imposition prérempli.

 Bon à savoir : La DSN doit également mentionner le nombre de travailleurs en situation de handicap employés dans l'entreprise (1).

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2. Quand effectuer la DSN en 2024 ? 

Une déclaration mensuelle 

La DSN doit être complétée le mois suivant la période d'emploi rémunérée. Selon l'effectif de l'entreprise, elle doit être transmise au plus tard :

  • le 15 du mois pour les entreprises de moins de 50 salariés ;
  • le 5 du mois pour les entreprises de plus de 50 salariés.

Le défaut de production de la DSN ou le retard est sanctionné de pénalités variant selon le plafond mensuel de la sécurité sociale (PMSS) (2).

Le montant de la pénalité dépend du nombre de salariés concernés et du retard. Si le retard est inférieur à 5 jours, la pénalité ne peut excéder, pour le premier retard, 5 796 euros en 2024.

Une déclaration supplémentaire pour informer d'un événement spécial (en dehors des dates limites habituelles)

Dans certains cas, une DSN doit être réalisée en plus de celle dont l'employeur doit s'acquitter mensuellement. Celle-ci est à produire lorsque surviennent deux types d'événements :

  • une rupture d'un contrat de travail ;
  • une suspension/fin de suspension du contrat de travail (début et fin d'un arrêt de travail pour cause d'accident du travail ou de maladie d'origine professionnelle ou non professionnelle, de congé de maternité, d'adoption ou de paternité et d'accueil de l'enfant).

Elle doit alors être envoyée dans les 5 jours suivant l'événement, en contenant les données relatives à celui-ci (3).

La déclaration annuelle doit-elle encore être effectuée ?

Non, la déclaration annuelle des données sociales unifiées (DADS-U) a été remplacée par la DSN. La dernière déclaration annuelle était celle de 2022. Désormais, les déclarations des entreprises privées ou publiques doivent se faire par le biais de la DSN.

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3. Quels employeurs sont concernés par la DSN ?

Depuis le 1er janvier 2017, toutes les entreprises du secteur privé et les établissements publics industriels et commerciaux relevant du régime général et agricole de la Sécurité sociale sont concernés par le dispositif DSN (4).

Les trois versants de la Fonction Publique doivent aussi appliquer la DSN depuis l'année 2020 (5). La mise en place du dispositif a été généralisée en 2022 (6).

Un contrôle effectué par l'Urssaf/MSA pour détecter les anomalies

En cas d'anomalies dans la déclaration, l'organisme de recouvrement (l'Urssaf ou la MSA) va vous remettre un compte rendu, comprenant (7)

  • les données présentant une anomalie et la nature de chaque anomalie ;
  • le cas échéant, la valeur de la correction proposée pour chacune d’elle ;
  • et le montant des cotisations et contributions sociales dues après la prise en compte de la correction des anomalies.

Toute anomalie doit être corrigée ou faire l'objet d'une opposition motivée lors de l’échéance déclarative la plus proche qui ne peut pas être inférieure à 30 jours à compter de la notification du compte-rendu.

Exemple : si les corrections sont notifiées par l’organisme de recouvrement le 16 février, l’employeur doit effectuer les corrections (ou s’y opposer de manière motivée) non dans l’échéance du 5 et 15 mars 2024 (moins de 30 jours), mais dans celle du 5 ou 15 avril 2024.

À défaut de correction par l'employeur, deux conséquences possibles : 

  • l’employeur ne s’est pas opposé aux corrections de manière motivée : la somme sera directement recouvrée, assorti de pénalités et majorations (8) ;

  • l’employeur s’est opposé aux corrections de manière motivée, l'Urssaf/MSA répondra aux observations de l'employeur de manière motivée, l'employeur sera redevable uniquement de la somme due. C'est seulement en cas d'impayé et après mise en demeure que des pénalités et majorations de retards pourront être appliquées (9).

En cas de sommes trop versées par l'employeur, l'organisme de recouvrement l'informera des modalités de remboursement ou d'imputation (10).

Toute contestation portant sur cette correction et sur le recouvrement de la DSN doit se dérouler auprès devant la commission de recours amiable de l'organisme de recouvrement, dans les deux mois suivant la notification de la décision (11).

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4. Comment faire un fichier DSN ?

Via un logiciel de paie compatible

La déclaration sociale nominative est un échange de données informatisé (EDI). Si vous optez pour un logiciel de paie compatible, les données de la DSN sont automatiquement extraites du logiciel.

Il s'agit d'un gain de temps et d'une fiabilisation de l'information pour l'employeur permettant également de prévenir tout contentieux.

Via net-entreprise

Pareillement, il vous est possible de remplir la DSN sur le site net-entreprise.fr ou de confier cette mission à votre expert-comptable.

Les réponses des organismes sociaux se retrouvent dans la rubrique "tableau de bord de la DSN" du site.

À noter : en cas de doute sur votre DSN, l'Assurance maladie dispose d'un service d'aide et de conseil aux entreprises pour vous aider à la remplir.

Via le site de la MSA

Pour les entreprises relevant du régime agricole, et disposant d'un logiciel de paie compatible, la déclaration doit se faire directement sur le site de la MSA.

À l'inverse, en cas d'absence de logiciel de paie compatible, la déclaration se fait sur le site TESA.

Une fois la DSN remplie et en l'absence d'anomalies, un certificat de conformité vous sera remis par l'Urssaf et la MSA.

Références :

(1) Article D5212-4 du Code du travail
(2) Article R243-12 du Code de la sécurité sociale
(3) Article R133-14 du Code de la sécurité sociale

(4) Article 35 de la loi n°2012-387 du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l'allègement des démarches administratives dite « loi WARSMANN » et décret n°2016-611 du 18 mai 2016
(5) Loi n°2018-727 du 10 août 2018 pour un État au service d'une société de confiance
(6) Décret n°2018-1048 du 28 novembre 2018 fixant les dates limites pour la transmission obligatoire de la déclaration sociale nominative pour les régimes mentionnés aux 1°, 2° et 3° de l'article R711-1 du Code de la sécurité sociale
(7) 
Article R133-14-2 du Code de la sécurité sociale
(8) Article R133-14-3 du Code de la sécurité sociale
(9) Article R133-14-4 du Code de la sécurité sociale
(10) Article R133-14-5 du Code de la sécurité sociale
(11) Articles R142-1 et R142-4 du Code de la sécurité sociale