1. Préparer l'entretien préalable à sanction en amont avec le salarié
Vérification de la convocation à entretien préalable
Lorsqu'un salarié vous désigne pour l'assister dans le cadre d'un entretien préalable à sanction ou à licenciement (1), vous pouvez commencer par vérifier ensemble la régularité de la procédure.
Vérifiez avec le salarié que l'employeur respecte les mentions obligatoires et les délais de la convocation à l'entretien préalable au licenciement et donc, qu'elle ne soit pas irrégulière.
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Prendre connaissance du motif de l'entretien
Pourquoi se faire accompagner lors d'un entretien préalable et par qui ?
Faire appel à un assistant du salarié dans la cadre d'une procédure disciplinaire va permettre au salarié d'être rassuré et soutenu dans ses démarches. Il va également pouvoir servir de témoin le cas échéant.
Le salarié va pouvoir choisir parmi l'ensemble des salariés de l'entreprise. Selon la présence ou non d'institution représentative, il pourra préférer une personne plus expérimentée comme un conseiller du salarié extérieur ou un membre de CSE.
Dans tous les cas, l'assistant va pouvoir aider le salarié à défendre ses intérêts.
L'employeur, doit-il préciser les motifs disciplinaires dans la lettre de convocation à entretien préalable ?
Connaître les motifs de l'entretien est toujours un plus, mais il n'est pas forcément évident de les identifier.
En effet, la difficulté est surtout liée à l'absence d'obligation pour l'employeur de préciser les faits reprochés au salarié dans le courrier de convocation.
Il peut arriver qu'ils soient évoqués. Dans ce cas, vous pouvez en prendre connaissance, afin de conseiller le salarié dans l'élaboration d'une stratégie de défense et l'informer sur des enjeux en présences.
N'hésitez pas à discuter avec le salarié pour avoir des détails, il est probable que le salarié sache pourquoi il est convoqué. Vous pouvez également tenter d'identifier ensemble les motifs de la convocation.
Pour instaurer une relation de confiance, n'hésitez pas à expliquer au salarié que vous n'êtes pas là pour le juger, mais bien pour l'assister et le soutenir.
Préparer la défense du salarié, l'informer et le conseiller sur la procédure
Avant l'entretien, le représentant du personnel désigné peut informer le salarié sur la procédure et l'aider à préparer sa défense.
Pour cela, vous pouvez prévoir avec le salarié une ou plusieurs rencontres.
Bien souvent, le salarié n'a jamais été confronté à une telle situation et ne connaît pas la procédure que doit respecter l'employeur. C'est pourquoi vous pouvez l'informer sur les différentes étapes et sur les conséquences éventuelles de la procédure (sanction, licenciement, absence de sanction…).
Il s'agit donc d'apporter un soutien à votre collègue, de vous saisir de la situation et de l'informer de comment se défendre au cours de l'entretien préalable au licenciement.
Demander au salarié de vous communiquer toutes les informations importantes afin d'en apprendre plus sur son environnement, ses conditions de travail, sa relation l'entreprise (son ancienneté, son poste de travail et ses évolutions, ses qualifications, sa situation, ses relations dans l'entreprise, ses difficultés, les possibles conflits qu'il peut avoir au sein de l'entreprise…). Dans ce contexte, prenez note des faits que pourrait lui reprocher l'employeur.
À partir de là, vous pouvez élaborer une stratégie de défense et parler avec d'autres salariés pour vous aider mieux prendre connaissance du contexte.
Tout cela va permettre d'anticiper les reproches qui pourront être évoqués par l'employeur. Vous pourrez préparer ensemble des arguments de contester ou de minimiser les faits reprochés au salarié.
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2. Assistance du salarié pendant l'entretien : comment le représentant du personnel peut-il se comporter lors d'un entretien préalable à sanction ou de licenciement ?
Comment défendre le salarié au cours de la procédure disciplinaire ?
Lors de l'entretien, vous avez une mission d'assistance et de conseil au salarié.
Vous n'êtes pas présent pour être simplement spectateur, vous pouvez tout à fait prendre la parole durant l'entretien. Toutefois, il ne faut pas confondre assistance du salarié et défense de celui-ci. Vous ne pouvez pas intervenir à sa place. L'objectif de l'entretien disciplinaire et d'entendre ses explications.
Vous avez la possibilité de donner votre avis sur les faits, d'intervenir dans les discussions, de présenter des observations et de demander des explications et précisions à l'employeur. Vous pouvez aussi compléter les explications données par le salarié.
En cas de tension, il vous est possible d'apaiser les conflits afin de faciliter le dialogue entre l'employeur et le salarié, notamment si l'affect ou la colère prend le pas sur le déroulement constructif de l'entretien. Vous pouvez aussi tenter de trouver un terrain d'entente pour éviter la sanction ou la rupture du contrat.
Le but est d'assister le salarié, de l'aider à s'expliquer et à se défendre.
Le limites de l'intervention de l'assistant du salarié
Vos prérogatives se limitent ainsi à une mission d'assistance et de conseil de votre collègue. En revanche, assistance ne veut pas dire représentation. L'apport d'assistance, de conseils, de soutien est accepté, mais vous ne pouvez parler au nom de votre collègue. C'est lui l'interlocuteur principal de l'employeur.
En tant que représentant du personnel (membre du CSE d'entreprise, délégué syndical,...) chargé d'assister le salarié pendant son entretien préalable, nous vous recommandons de prendre des notes pour rédiger un compte rendu de l'entretien. Ceci pourrait être utile par la suite.
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3. Rédaction d'un compte rendu d'entretien
Comme nous vous l'indiquions précédemment, il vous est recommandé de prendre des notes durant l'entretien en vue d'établir un compte rendu.
En effet, vous devez rester fidèle aux discussions et positions de chaque partie (employeur et salarié).
Si vous établissez un tel compte rendu, vous devez retranscrire les échanges objectivement.
Si le compte rendu n'est pas objectif, il y a des chances pour que cette pièce ne soit pas admise comme preuve en cas de litige (procédure devant le CPH). Ce compte rendu d'entretien préalable n'est pas obligatoire, mais il peut être utile comme preuve en cas de recours prud'homal contre la sanction ou contre le licenciement.
Attention, pour ce faire, il doit être signé.
Le salarié qui conteste son licenciement ou sa sanction disciplinaire peut produire en justice le compte rendu que vous avez rédigé et qui relate les échanges auxquels vous avez assisté.
Vous êtes salarié ? Découvrez tout ce qui concerne l'assistance à l'entretien préalable
Dans ce dossier, il est abordé :
- qui peut assister ;
- les conditions et règles concernant cette assistance ;
- la mission de l'assistant pendant l'entretien préalable au licenciement ;
- etc.
4. Mission d'assistance : aucune perte de rémunération
Le représentant du personnel qui participe à l'entretien ne doit subir, du fait de cette assistance, aucune perte de rémunération (2).
Les frais engagés pour le déplacement et/ou le repas, sont remboursés par l'employeur (3).
Les heures de délégation vous permettent de prendre contact avec le salarié, de préparer la stratégie de défense et de rédiger le compte rendu d'entretien.
5. Retrouvez l'intégralité de notre webconférence sur ce sujet :
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Très bien. Complet et instructif.