Comment fixer le salaire de votre employé : paiement, salaire minimum, SMIC, primes...

Qu'est-ce qu'un salaire ? 

Le salaire est la contrepartie du travail effectué par le salarié.

En tant qu’employeur, vous êtes libre, sous réserve de l'éventuelle négociation menée avec votre salarié, de fixer le salaire que vous désirez, sous certaines conditions. 

Quels sont les modes de fixation de la rémunération possibles ?

Plusieurs modes de fixation du salaire existent, parmi lesquels : 

• la fixation au temps en fonction du temps de travail effectif ;
• la fixation au rendement en fonction de normes connues et définies préalablement (travail sur pièces, primes, etc.) ;
• la fixation au forfait en heures ou en jours.

Cependant, vous avez l'obligation de respecter certaines règles. 

Que doit faire un employeur pour fixer le salaire d'un employé ? Les 3 règles à respecter

Lors de l'embauche, le salaire brut est fixé d'un commun accord entre l'employeur et le candidat au sein du contrat de travail. De même, au cours de l'exécution du contrat, l'employeur est libre d'accorder ou non des augmentations aux salariés.

En revanche, peu importe le secteur d'activité de votre entreprise, vous devez veiller à respecter certains minima, qu'ils soient prévus par la loi ou, le cas échéant, par la convention collective applicable à votre entreprise. 

De plus, lorsqu'une augmentation du salaire brut est prévue par la loi ou par des dispositions conventionnelles, vous avez l'obligation de l'appliquer sans délai à vos salariés s'ils étaient, jusqu'à présent, rémunérés en deçà de ces minima.

🔍 Vous pourriez avoir besoin de notre Modèle de lettre pour accorder une augmentation de salaire à un salarié

1. Respecter le salaire minimum prévu par le Code du travail

Il est essentiel de veiller à respecter le salaire minimum légal en vigueur.

Le Code du travail prévoit en effet qu'un salarié ne peut pas être rémunéré en dessous du salaire minimum interprofessionnel de croissance (SMIC) en vigueur (1).

Dans l'hypothèse où le salaire de vos salariés ne respecterait pas le SMIC en vigueur (salaires inférieurs au SMIC).

Si cela n'est pas fait et que vos salariés s'aperçoivent que vous ne respectez pas le montant du salaire minimum auquel ils ont droit, ces derniers peuvent non seulement vous demander un rappel de salaire, mais aussi le versement de dommages-intérêts.

Par ailleurs, vous encourez également une amende d'un montant maximum de (3) :

• 1.500 euros pour une personne physique ;
• 7.500 euros pour une personne morale.

2. Respecter et verser le salaire minimum conventionnel

Outre le SMIC, vous devez aussi respecter le salaire minimum conventionnel (SMC).

Votre convention collective peut en effet fixer une grille des salaires qui détermine le montant du salaire minimum conventionnel applicable à vos salariés en fonction de leur classification, échelon et/ou position. Si ce montant conventionnel est plus élevé que le SMIC, il devra s'y substituer. Dans le cas contraire, l'employeur devra verser une rémunération minimum au moins équivalente au SMIC. 

💡 Ainsi, le salarié doit toujours percevoir le montant le plus élevé entre le SMIC et le SMC.

3. Décider du versement d'un salaire plus élevé

Bien entendu, les minima prévus par la loi et les dispositions conventionnelles applicables constituent des seuils de rémunération. Le salaire versé à votre employé peut tout à fait être supérieur : la rémunération constitue souvent un levier de motivation pour vos salariés, actuels ou futurs.

Agir sur le montant de celle-ci peut donc vous permettre de fidéliser vos collaborateurs et de recruter de nouveaux talents.

Vous pouvez fixer une rémunération plus élevée au moment de l'embauche du salarié (au cours de l'entretien d'embauche avec un candidat par exemple) ou en cours d'exécution du contrat de travail, notamment pendant l'entretien annuel, ou encore lors de négociations.

Plutôt que de verser un salaire de base plus élevé, vous pouvez aussi opter pour des compléments de salaire qui figureront sur le bulletin de paie de votre salarié.

📌 Exemple : 

L'attribution d'avantages en nature (tels que la mise à disposition d'un véhicule ou d'un logement de fonction) peut être proposée au salarié comme une alternative à un salaire de base plus élevé.

Comment la rémunération du salarié peut-elle être augmentée ?

L'employeur peut décider d'augmenter le salaire de base du salarié en fonction de la qualité de son travail ou de son ancienneté. Il peut également opter pour certaines alternatives, telles que le versement d'une prime. 

Peut-on fixer un salaire fixe et un salaire variable (prime d'assiduité, prime de résultat, etc.) ?

Il est tout à fait possible de prévoir un salaire variable, en plus du salaire fixe, afin de motiver le salarié pour réaliser ses objectifs.

Dans ce cas, la rémunération du salarié est alors composée :

• d'une partie fixe correspondant à son salaire de base ;
• d'une partie variable correspondant à sa performance, qui sera versée en fonction des objectifs atteints (prime sur objectifs, prime de rendement, prime de productivité, commissions, etc.). Elle est versée en complément de son salaire de base.

L'obligation de transparence concernant les éléments de rémunération variables

Lorsque la rémunération de votre salarié est composée d'éléments variables (primes sur objectifs, commissions, etc.), vous êtes dans l'obligation, en tant qu'employeur, de faire preuve de transparence au sujet de leurs conditions de versement.

Les salariés doivent avoir connaissance des données qui leur permettent de vérifier les calculs de leur rémunération variable.

Le mode de calcul choisi, et réellement retenu, doit leur être communiqué. Ainsi, il n'est pas possible de déclarer certaines de ces données comme confidentielles (objectifs, modalités de fixation, etc.) (4).

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Dans quels cas peut-on baisser le salaire d'un salarié ?

En cas de difficulté économique, de baisse de performance, ou encore en cas de faute commise par votre salarié, vous pouvez être tenté de modifier unilatéralement la rémunération de celui-ci à la baisse.

Pour autant, il est interdit d'opérer une baisse de la rémunération de vos salariés sans leur accord car elle constitue un élément essentiel du contrat de travail.

Néanmoins, s'il n'est pas possible de modifier unilatéralement la rémunération, la baisse de salaire devient possible lorsque le salarié donne son accord préalable, et toujours sous réserve du respect du minimum légal ou conventionnel.

⚠ Pour que l'accord du salarié soit valable, il ne doit néanmoins pas agir sous la contrainte !

Trop-perçu, prime versée par erreur au salarié : l’employeur peut-il récupérer l’argent indu ?

Trop-perçu de salaire : principe et exceptions

Oui, si vous avez versé par erreur un élément de salaire non dû à votre salarié, vous êtes en droit de lui réclamer son remboursement (7).

Différents moyens d'action sont à votre disposition pour récupérer l'indu :

• obtenir un arrangement à l'amiable, avec votre salarié, sur les conditions du remboursement mises en place ;
• récupérer les sommes qui ne devaient pas être perçues en opérant une saisie sur rémunération, dans la limite des sommes autorisées ;
• déclencher une action en justice pour obtenir le remboursement de la somme due.

Par exception, la jurisprudence a jugé qu'un salarié avait le droit de conserver le trop-perçu de salaire versé par son employeur dès lors qu'il a fait l'objet d'un licenciement abusif qui l'avait privé de la possibilité d'effectuer les heures de travail de récupération (8).

Plus récemment, il a été jugé que récupérer le trop-perçu de salaire auprès d'un salarié soumis à des horaires modulés avec rémunération "lissée" n'est pas toujours permis, notamment lorsque le déficit d’heures travaillées relevait d’une insuffisance de planification de la part de l'employeur (9). Pour en savoir plus, consultez notre dossier spécial !

L’employeur peut-il supprimer et récupérer une prime octroyée par erreur ?

Oui, vous pouvez supprimer une prime que vous avez versée par erreur à votre salarié, et la récupérer, au besoin, sur ses prochains salaires.

⚠ Attention : il vous est interdit de saisir la totalité de la rémunération de votre salarié pour récupérer les sommes indues. Concrètement, vous devez respecter :

• la fraction de salaire maximale que vous pouvez saisir (fraction de salaire saisissable) qui varie en fonction du salaire du salarié, de sa situation de famille et du barème des saisies sur salaire ;
• le solde bancaire insaisissable (SBI), qui correspond à la somme nécessaire pour pouvoir vivre, son montant est équivalent à celui du RSA.

Notez toutefois que si la prime est versée de façon récurrente, elle peut être assimilée à un usage. Dans ce cas, il sera d'abord nécessaire de dénoncer l'usage d'entreprise, selon la procédure applicable, avant de pouvoir supprimer le versement de la prime.

📌 Exemple :

Un employeur avait, pendant plus de 7 ans, versé de manière continue au salarié des primes d'équipe et de casse-croûte, qu'il avait finalement décidé de supprimer pour l'un de ses salariés qui ne remplissait pas les critères requis. L'employeur justifiait sa décision sur une erreur de paramétrage du logiciel de paie, qu'il s'était contenté de corriger (10) .

La Cour de cassation a jugé que le fait de verser cette prime pendant plus de 7 ans en continu avait fait ressortir sa contractualisation. De fait, le versement de ces primes était devenu contractuel, et l'employeur ne pouvait donc pas le supprimer ou le modifier de façon unilatérale, sans obtenir l’accord du salarié.

Un employeur a donc tout intérêt à rester vigilant quant au caractère systématique d'une prime versée par erreur, puisque le juge peut considérer que celle-ci est devenue un élément de la rémunération du salarié (11).