Conclure une convention de stage : mode d'emploi

Vous souhaitez conclure une convention avec un étudiant afin de l'accueillir en stage, mais vous ne savez comment procéder. Voici quelques précisions.

Le stagiaire et la durée du stage

Le stagiaire doit être un étudiant ou un élève qui prépare un diplôme de l’enseignement supérieur (étudiant en université, en IUT ou en école de commerce et gestion…).

Le stage doit obligatoirement être intégré à un cursus pédagogique. Cela signifie que l’établissement d’enseignement doit définir les finalités et modalités du stage, et que l’étudiant doit rendre compte de son stage à l’établissement, qui évaluera l’étudiant.

La durée du stage n’est pas limitée.

La gratification du stagiaire

Vous êtes tenu de verser une gratification mensuelle au stagiaire lorsque le stage dure plus de deux mois, en tenant compte d'une prolongation ou d'un renouvellement du stage. Le montant horaire de la gratification représente au moins 12,5 % du plafond horaire de la sécurité sociale (soit 2,75 € au 1er janvier 2011).

Lorsque les sommes versées au stagiaire sont au plus égales au taux du plafond horaire de la sécurité sociale multiplié par le nombre d’heures effectuées, elles ne sont pas soumises à cotisations sociales. (Exemple : pour 151,67 heures de travail, la gratification est exonérée jusqu’à : 2,75 X 151,67 = 417,09 €). Au-delà, la gratification est soumise aux mêmes cotisations que le salaire.

En plus de cette gratification, vous pouvez octroyer des avantages au stagiaire, afin de participer à ses frais de transport et de restauration.

Les formalités à accomplir

La convention de stage est signée entre l’entreprise, le stagiaire et l’établissement d’enseignement supérieur. Elle définit notamment :

- Les coordonnées du stagiaire, de l’entreprise et de l’établissement d’enseignement supérieur ;

- La durée du stage, avec l’indication des dates de début et de fin du stage ;

- La définition des activités du stagiaire ;

- Le temps de présence hebdomadaire du stagiaire dans l’entreprise ;

- Les modalités de suspension, de renouvellement du stage et d’absence du stagiaire ;

- La gratification et les avantages versés au stagiaire et leurs modalités de versement ;

- Le régime de protection sociale qui est appliqué au stagiaire et son régime d’assurance en matière de responsabilité civile ;

- Les conditions dans lesquelles le stagiaire est encadré au sein de l’entreprise ;

- Les conditions dans lesquelles une attestation de stage est remise au stagiaire ;

- Les clauses du règlement intérieur applicables au stagiaire.

Par ailleurs, vous avez l'obligation de tenir à jour une liste des conventions de stage qui ont été conclues dans l’entreprise.

Les cas interdits de recours au stage

Vous ne pouvez pas recruter un stagiaire afin de : 

- remplacer un salarié absent, licencié ou dont le contrat de travail est suspendu ;

- exécuter une tâche régulière correspondant à une activité permanente de l’entreprise ;

- faire face à un accroissement temporaire d’activité ;

- occuper un emploi saisonnier.

Décret n° 2008-1394 du 19 décembre 2008 portant fixation du plafond de la sécurité sociale pour 2009.

Décret n° 2008-96 du 31 janvier 2008 relatif à la gratification et au suivi des stages en entreprise.
Décret n° 2006-1093 du 29 août 2006 pris pour l’application de l’article 9 de la loi n° 2006-396 du 31 mars 2006 pour l’égalité des chances.

Décret n°2010-956 du 25 août 2010, Journal Officiel du 26 août 2010

Lire aussi : le dossier "accueillir un stagiaire"