Ces notes, qui rassemblent toutes les avances faites par le salarié, doivent être transmises à l’employeur selon la politique de l’entreprise, soit à date fixe, soit juste après l’avancement des frais.

L'employeur peut, dans un souci de bonne gestion, imposer à ses salariés, un délai pour lui communiquer les justificatifs de ses frais professionnels au-delà duquel toute demande de remboursement serait rejetée (Cour de cassation, 29 sept. 2009, 07-45722).

Attention : Tout refus, par l’employeur, de rembourser
des frais réellement engagés par le salarié pourrait être
assimilé à une sanction pécuniaire prohibée
par le Code du travail.