Rembourser les frais professionnels : mode d’emploi
Dans le cadre de ses fonctions, le salarié peut être amené à engager des dépenses personnelles, notamment en cas de déplacement professionnel : frais de transport ou d’utilisation du véhicule personnel, frais de repas, frais d’hébergement…
Ces dépenses supportées par le salarié sont des frais professionnels que vous êtes tenu de rembourser. Vous ne pouvez donc déduire le montant de ces frais de la rémunération du salarié.
Comment rembourser les frais professionnels ?
Vous pouvez rembourser les frais professionnels du salarié selon deux modalités :
par le versement d’une indemnité forfaitaire fixée par avance ;
En contrepartie de cette indemnité, le salarié prendra en charge ses frais professionnels.
De plus, dans cette hypothèse, il n’aura pas à vous justifier ses frais.
par un paiement sur présentation de justificatifs.
Dans ce cas, le salarié doit vous présenter les factures de ses frais pour pouvoir être remboursé.
A savoir : les modalités de remboursement peuvent être précisées dans votre convention collective.
Les risques encourus en cas de non remboursement :
Si vous ne remboursez pas ses frais professionnels au salarié, celui-ci peut prendre acte de la rupture de son contrat de travail et saisir le Conseil de prud’hommes afin de vous demander :
le paiement des frais professionnels,
des indemnités de licenciement pour licenciement sans cause réelle et sérieuse.
Arrêt de la Chambre sociale de la Cour de cassation du 9 avril 2008 – n° de pourvoi 06-45.983.
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