Plus simplement, ces irrégularités peuvent être sources de contestations de vos clients et entraîner des retards de paiement. Le dossier suivant vous apporte les réponses à vos questions quant aux mentions obligatoires tenant au fond et à la forme d'une facture.
La facturation entre professionnels est obligatoire et concerne toutes les activités de production, de distribution et de services (1). Cette obligation s'impose au vendeur ou prestataire qui doit émettre une facture et au client qui doit la réclamer. Un certain nombre de mentions obligatoires doivent être présentes sur une facture.
Sauf les cas où une facture périodique, récapitulative ou différée est possible, la facture doit être délivrée dès que la vente ou la prestation de service est réalisée (2). De la date de facturation dépend les obligations de l'entreprise en matière de déclaration de TVA.
Un certain nombre de mentions doivent obligatoirement apparaître sur la facture (3) :
- le nom de l'acheteur ainsi que son adresse et sa dénomination sociale ;
- le nom du vendeur, sa dénomination sociale qui doit être immédiatement précédée ou suivie de la mention de la forme sociale (Société anonyme ou SARL...). Le montant du capital social doit également être indiqué, ainsi que le lieu du siège social, le numéro d'inscription au registre du commerce et des sociétés et la ville d'inscription. En cas d'inscription au Répertoire des Métiers, le numéro d'inscription ainsi que l'identifiant doivent être précisés ;
- le numéro d'identification individuel à la taxe sur la valeur ajoutée du vendeur et de l'acquéreur s'il en est redevable ;
- la date d'émission de la facture ;
- le numéro de la facture ;
- la date de la transaction et la date de paiement prévue ;
- l'adresse de livraison du bien ;
- la quantité et la dénomination précise du bien ou de la prestation ;
- le prix unitaire hors TVA et le montant de la TVA (en cas d'exonération, il faut mentionner la disposition la prévoyant) ;
- toute réduction de prix acquise à la date de la vente et directement liée à cette opération ;
- les conditions d'escompte en cas de paiement antérieur à la date prévue ;
- le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture ;
- ainsi que le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement (fixé à 40 euros).
Enfin, un exemplaire de la facture doit être conservé par chacune des parties pendant au moins dix ans (4).
Les manquements aux obligations prévues en matière de facturation constituent un délit puni d'une amende de 75.000 euros pour la personne physique et de 375.000 euros pour la personne morale (5). L'amende peut être portée à 50% de la somme facturée ou de celle qui aurait du être facturée.
Par ailleurs, les personnes morales encourent, notamment, une peine d'exclusion des marchés publics pour une durée de cinq ans au plus (6).
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