Copie

"Copie", et "duplicata" sont les mots utilisés indistinctement pour désigner la reproduction manuscrite, mécanique ou électronique d'un contrat ou d'un document quelconque. En revanche, le "double", est un second original signé par le déclarant ou par les parties.

La "minute" est le nom donné à l'original d'un acte dressé en la forme authentique par un notaire : la minute est signée par les parties et par l' officier public qui l'a rédigée. La minute reste entre les mains de ce dernier. La "grosse" est une expédition sur laquelle figure la formule exécutoire.

Les mots "expédition" et "grosse" désignent la copie de l'original de l' acte authentique dont il vient d'être question. L'expédition, comme la grosse ne sont signées que de l'autorité qui les ont délivrées. La remise de la "grosse" d'un acte notarié ou d'une décision de justice à l'huissier est indispensable à la régularité des actes d'exécution dont il est chargé.

Un "extrait" ne reproduit qu'une partie de la minute. Le plus souvent, lorsqu'il s'agit d'un extrait de jugement, le texte est limité à l'énoncé du dispositif. Les notaires délivrent également des extrais de leurs minutes, par exemple lorsqu'il s'agit d'actes complexes et longs, comme par exemple, des procurations générales ou lorsqu'il s'agit d'actes destinés à être déposés au Bureau des Hypothèques en vue des mesures de publicité prévues pour les contrats constitutifs ou translatifs de droits fonciers.

Le développement de la photocopie et de la télécopie a fait surgir de nouveaux problèmes juridiques. Il est maintenant jugé qu'une lettre d'un avocat expédiée au greffe par télécopie ne peut constituer un acte d'appel (2ème CIV. - 28 février 2006. BICC n°641 du 1er juin 2006). De même, Un arrêt de la Première Chambre de la Cour de cassation en date du 9 octobre 2001 (pourvoi n° 99-16. 615) a déclaré irrecevable un pourvoi adressé au greffe de la Cour de cassation par télécopie. L'absence de signature apposée sur un courrier électronique transmis via le réseau Internet dans une boîte à lettres électronique, pose le problème de la validité des engagements qui sont souscrits par ce moyen (preuve de l'origine de l'acte et preuve de l'intégrité de son contenu). Par un arrêt du 25 septembre 2003, la Cour d'appel de Versailles (12ème Ch., 2ème sect. BICC n°594 du 15 mars 2004), a jugé que l'envoi par télécopie, en exemplaire un exemplaire unique, d'un projet d'accord assorti de la mention "pour commentaire avant édition des originaux", révèlait que, dans l'intention de l'émetteur du document, la conclusion effective d'un accord supposait l'établissement d'originaux pour signature ultérieure et qu'en l'absence de toute signature du document litigieux par un dirigeant habilité, cet envoi ne constituait, à l'exclusion d'une offre ferme, qu'une étape de la négociation visant à la conclusion du contrat. Par suite, la circonstance que le destinataire du document l'ait paraphé et signé avant de le retourner à son envoyeur, par le même procédé ne caractérise pas l'acceptation d'une offre avant sa rétractation.

La conformité des actes sous seing privé à leurs copies ou à leurs doubles est assuré par la certification. Un Décret no 2001-899 du 1er octobre 2001 (J. O. Numéro 228 du 2 Octobre 2001 page 15522) a abrogé les dispositions réglementaires relatives à la certification conforme des copies de documents délivrés par les autorités administratives. Ce règlement a été suivi d'une Circulaire du 1er octobre 2001 prise pour l'application du décret no 2001-899 de ce décret.