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Brève Affichages obligatoires : entreprise de 20 à 50 salariés

Affichage obligatoire en entreprise : les règles applicables en 2017

Par , Responsable Editorial web - Modifié le 17-10-2017

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Affichage obligatoire en entreprise : les règles applicables en 2017 Juritravail

Tout employeur a l'obligation d'afficher certaines informations à destination des salariés sur le lieu de travail. Cette obligation vaut quelle que soit la taille de l'entreprise, et l'employeur qui ne la respecte pas encourt une peine d'amende. En tant qu'employeur, deux décrets du 20 octobre 2016 ont assoupli vos obligations en la matière. Règlement intérieur, ordre des départs en congés, dispositions relatives à l'égalité de rémunération entre les hommes et les femmes ou repos hebdomadaire, interdiction de vapoter et de fumer doivent-ils toujours être obligatoirement communiqués aux salariés par affichage ? 

Règlement intérieur : doit-il toujours être affiché ?

Tout employeur qui emploie au moins 20 salariés a l'obligation d'adopter un règlement intérieur afin d'encadrer les pratiques et la discipline au sein de son entreprise. Pour celles dont l'effectif est inférieur à 20 salariés, l'adoption d'un règlement intérieur n'est pas obligatoire mais vivement recommandé.

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Si jusqu'à présent, le règlement intérieur devait être affiché à une place convenable et aisément accessible dans les lieux de travail, ainsi que dans les locaux et à la porte des locaux où se fait l'embauche, un décret du 20 octobre 2016 assouplit cette obligation (1).

Désormais, le règlement intérieur doit être porté, par tout moyen, à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux où se fait l'embauche (2). Le règlement intérieur n'est plus obligatoirement porté à la connaissance des salariés par voie d'affichage.

Repos hebdomadaire : comment devez-vous en informer vos salariés ?

Dans les entreprises et établissements dont tous les salariés sans exception ne bénéficient pas du repos hebdomadaire toute la journée du dimanche, l'employeur avait l'obligation d'afficher les jours et les heures de repos collectif attribués à tout ou partie des salariés.

Cet affichage devait être facilement accessible et lisible et un exemplaire devait être adressé, avant affichage, à l'inspecteur du travail.

Désormais, vous n'avez plus l'obligation de porter à la connaissance de vos salariés les jours et les heures de repos par voie d'affichage. Vous pouvez le faire par tout moyen (3)

Néanmoins, vous avez toujours l'obligation de communiquer, au préalable, à l'agent de contrôle de l'inspection du travail, cette information et les modalités de la communication aux salariés que vous envisagez de mettre en oeuvre.

Par ailleurs, en cas de travaux urgents (4) ou dans certaines industries traitant des matières périssables ou ayant à répondre, à certains moments, à un surcroît extraordinaire de travail (5) ou encore en cas d'activités saisonnières (6), vous pouvez suspendre le repos hebdomadaire de vos salariés.

En cas de suspension du repos hebdomadaire, vous devez alors en informer l'inspection du travail et communiquer par tout moyen, aux salariés, la copie de l'information qui  lui a été transmise (7).

Il n'est plus nécessaire que la copie de l'avis soit affichée dans l'établissement pendant toute la durée de la dérogation.

Égalité de rémunération : comment doit-elle être portée à la connaissance des salariés ?

En tant qu'employeur, vous avez l'obligation de porter les dispositions relatives à l'égalité de rémunération entre les femmes et les hommes (8), à la connaissance de vos salariés.

Ces dispositions doivent être portées à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail, ainsi qu'aux candidats à l'embauche, par tout moyen (9).

Vous n'avez plus l'obligation de les afficher à une place convenable aisément accessible dans les lieux de travail ainsi que dans les locaux ou à la porte des locaux où se fait l'embauche.

Ordre des départs en congés : de quelle manière aviser les salariés ?

L'ordre des départs en congé doit être communiqué à chaque salarié un mois avant son départ.

Néanmoins, il n'est plus nécessaire qu'il soit affiché dans les locaux normalement accessibles aux salariés (10). Vous devez le communiquer à ceux-ci, par tout moyen, ce qui n'implique pas qu'il soit obligatoirement affiché (11).

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En résumé, la parution de ces deux décrets simplifient vos obligations quant à l'affichage de certaines informations à destination de vos salariés. Ce qui signifie que vous êtes libre de déterminer les modalités dans lesquelles cette information peut se faire. Vous pouvez très bien choisir :

  • de continuer à communiquer ces informations à vos salariés par voie d'affichage ;
  • de remettre ces informations en main propre contre décharge vous permettant d'attester en cas de conflit que vos salariés ont bien eu connaissance de l'information;
  • de communiquer ces informations via l'intranet de votre entreprise, en veillant toujours à vous ménager la preuve que vous avez bien porté ces informations à la connaissance de vos salariés.

Un conflit vous oppose à l'un de vos salariés qui vous reproche de ne pas lui avoir communiqué l'ordre des départs en congé ou de ne pas l'avoir informé de l'existence d'un règlement intérieur au sein de l'entreprise ? Nous vous conseillons de vous entourer d'un avocat spécialisé qui saura vous aider à rapporter à votre salarié, la preuve que vous avez bien rempli votre obligation d'information.

Attention !

Les deux décrets du 20 octobre 2016 assouplissent également vos obligations en matière d'affichage des documents suivants :

  • l'avis comportant l'intitulé des conventions et accords applicables à l'entreprise (ce document comporte l'intitulé des conventions et des accords applicables et précise où les textes sont tenus à la disposition des salariés sur le lieu de travail ainsi que les modalités leur permettant de les consulter pendant leur temps de présence) (12) ;
  • l'avis précisant les jours et heures de repos collectif attribués à la place du dimanche dans les entreprises où pour tout le personnel sans exception le jour de repos hebdomadaire collectif n'est pas le dimanche (13) ;
  • les articles du Code pénal prohibant toute discriminationharcèlement sexuel ou moral (14).

Pour ces documents, l'obligation d'affichage est remplacée également par une simple obligation d'information par tout moyen (par exemple via l'intranet de l'entreprise ou la diffusion d'une note de service), offrant aux salariés des garanties équivalentes à l'affichage en termes de droit à l'information.

L'interdiction de vapoter et de fumer sur le lieu de travail : quand est-ce obligatoire de l'afficher ?

Depuis le 1er octobre 2017 l'utilisation de cigarettes électroniques est interdite dans certains lieux, notamment sur "les lieux de travail fermés et couverts à usage collectif" (15).

Il s'agit de "locaux recevant des postes de travail situés ou non dans les bâtiments de l'établissement, fermés et couverts, et affectés à un usage collectif, à l'exception des locaux qui accueillent du public" (16).

En effet, le décret du 27 avril 2017 prévoit les conditions d'application de l'article 28 de la loi du 26 janvier 2016 de modernisation de notre système de santé. La loi impose un affichage rappelant l'interdiction de vapotage pour les locaux dans lesquels l'interdiction s'applique (17). L'affichage, le cas échéant rappelle les conditions de mise en oeuvre

A défaut de signalisation l'employeur encourt une amende de 3éme classe pouvant aller jusqu'à 450 euros (18).

De même, depuis de nombreuses années l'interdiction de fumer sur le lieu de travail doit être rappelée par affichage. L'interdiction porte sur "tous les lieux fermés et couverts qui accueillent du public ou qui constituent des lieux de travail" (19). Un employeur qui ne respecte pas l'obligation d'affichage s'expose à une sanction, une amende de 4éme classe pouvant aller jusqu'à 750 euros.

Références :
(1) Décret n°2016-1417 du 20 octobre 2016 relatif à la simplification des obligations des entreprises en matière d'affichage et de transmission de documents à l'administration
(2) Article R1321-1 du Code du travail
(3) Article R3172-1 du Code du travail
(4) Article R3172-6 du Code du travail
(5) Article R3172-7 du Code du travail
(6) Article R3172-8 du Code du travail
(7) Article R3172-9 du Code du travail
(8) Article L3221-1 à L3221-7 du Code du travail
(9) Article R3221-2 du Code du travail
(10) Décret n°2016-1418 du 20 octobre 2016 relatif à la simplification des obligations des entreprises en matière d'affichage et de transmission de documents à l'administration
(11) Article D3141-6 du Code du travail
(12) Articles R2262-1 à R2262-3 du Code du travail
(13) Article R3172-1 du Code du travail
(14) Articles L1142-6L1152-4 et L1153-5 du Code du travail
(15) Article L3513-6 du Code de la santé publique
(16) Article R3513-2 du Code la santé publique
(17) Article R3513-3 du Code de la santé publique
(18) Articles R3515-8 du Code de la santé publique et 131-13 du Code pénal
(19) Article R3512-2 du Code de la santé publique

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