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Actualité Affichages obligatoires : entreprise de moins de 20 salariés

Votre entreprise est-elle vraiment en conformité ? Les 4 documents obligatoires que vous ne devez pas oublier !

Par , Responsable Editorial web - Modifié le 05-05-2017

Votre entreprise est-elle vraiment en conformité ? Les 4 documents obligatoires que vous ne devez pas oublier ! Juritravail

En tant que chef d'entreprise, les obligations administratives à respecter sont nombreuses. Vous devez établir et conserver un certain nombre de documents en matière de droit du travail. Il n'est pas toujours simple de connaître toutes les formalités qui vous incombent pour être en conformité avec la réglementation, surtout si vous êtes à la tête d'une TPE ou d'une PME. Aussi, la rédaction vous propose de faire un point sur les 4 documents à détenir absolument dans toute entreprise afin d'éviter des sanctions qui peuvent s'avérer lourdes.

Vous avez besoin de vérifier que vous disposez de tous les documents obligatoires dans votre entreprise ?

Les affichages obligatoires

La liste des affichages obligatoires a été allégée récemment. Votre obligation ne vous paraît pas plus simple pour autant ? C'est normal, nous allons vous aider.

Selon la taille de votre entreprise, les informations à communiquer à vos salariés, par voie d'affichage ou par tout autre moyen à votre convenance, n'est pas la même.

Cependant, certains éléments sont communs à toutes les entreprises, peu importe leur taille ou leur activité. Voici la liste :

  • les coordonnées de l'inspection du travail ainsi que le nom de l'inspecteur du travail compétent (1) ;
  • les coordonnées du médecin du travail ou du service de santé au travail compétent pour l'établissement (1) ;
  • les coordonnées des services de secours d'urgence (1) ;
  • le panneau de l'interdiction de fumer et de vapoter (2) ;
  • les horaires collectifs de travail : il s'agit des heures d'arrivée et de départ des salariés travaillant dans un même service ou atelier (3). Ce document doit être daté et signé (4) et corrigé à chaque modification des plages horaires (5) ;
  • les modalités de consultation du document unique d'évaluation des risques professionnels (6).

Voici la liste des documents obligatoires, selon la taille de votre entreprise

Vérifiez la checklist et commandez le pack adapté !

Sachez qu'en cas de contrôle de l'inspection du travail, les affichages sont systématiquement vérifiés. En cas de manquement à ces obligations d'affichage, vous encourez une amende qui peut être lourde (jusqu'à 1.500 euros). N'hésitez donc pas à commander les packs adaptés à votre entreprise dans notre boutique.

 

Le Document unique d'évaluation des risques professionnels (DUER)

Le DUER est un document indispensable et obligatoire que tout chef d'entreprise doit détenir (7). Il doit être mis à jour au moins une fois par an et à chaque fois que cela s'avère nécessaire (8) :

  • en cas d'aménagement important causant une modification des conditions de santé et de sécurité des salariés ;
  • en cas d'élément nouveau concernant l'évaluation d'un risque dans une unité de travail.

Le DUER est établi par l'employeur, qui peut se faire aider par le médecin du travail, les membres du CHSCT s'il existe, ou tout autre professionnel compétent en matière d'hygiène et de sécurité (un ergothérapeute par exemple). Il est le résultat d'une étude et d'un recensement, d'un inventaire de tous les risques auxquels sont exposés les salariés dans chaque unité de travail de l'entreprise (9).

L'employeur doit donc identifier les risques, évaluer leur probabilité de réalisation et prendre des mesures visant à les réduire le plus possible s'il ne peut pas les éliminer.

Les risques qui menacent les salariés sont de tout type : il peut s'agir de ceux liés au travail sur écran, à la manipulation de charges lourdes, à l'ambiance thermique (travail dans des zones froides ou au contraire avec des températures élevées), aux installations électriques, etc.

La démarche d'évaluation et d'analyse doit être précise, minutieuse et rigoureuse : il faut identifier et recenser tous les risques présents dans l'entreprise, selon chaque unité de travail (un service par exemple ou un atelier) afin de mesurer sa probabilité et d'identifier les mesures pouvant être prises pour les réduire à leur niveau minimum.

1.500 EUR d'amende

En cas de manquement à l'obligation d'établir ou de mettre à jour le DUER, vous vous exposez à une amende de 1.500 euros, portée à 3.000 euros en cas de récidive (10).

N'attendez pas si vous n'êtes pas en conformité avec la loi :

Le registre unique du personnel

Dans toute entreprise, dès lors qu'un salarié est embauché, le chef d'entreprise doit établir un registre. Il s'agit du registre unique du personnel (11).

Dans ce document, l'employeur doit inscrire les noms et prénoms de tous les salariés, dans l'ordre des embauches. Les stagiaires doivent y être inscrits dans une partie spécifique.

Il faut également mentionner, pour chaque salarié (12) :

  • la nationalité ;
  • la date de naissance ;
  • le sexe ;
  • l'emploi et la qualification ;
  • les dates d'entrée et de sortie de l'établissement ;
  • la date d'autorisation d'embauche ou de licenciement ou, à défaut, les dates de demande d'autorisation lorsqu'elle est requise.

Pour certains salariés, des mentions supplémentaires sont requises. C'est le cas pour les travailleurs étrangers, les jeunes travailleurs, les salariés sous contrats précaires (CDD et travail temporaire), les travailleurs à temps partiel ou ceux mis à disposition par un groupement d'employeurs.

Sachez également qu'en cas de mutation dans un autre établissement de l'entreprise, la date de transfert doit être inscrite (13).

Enfin, l'identité des stagiaires et des personnes volontaires en service civique accueillis dans l'entreprise doit être répertoriée dans une partie spécifique de ce document, par ordre d'arrivée dans l'entreprise (14).

Si vous le souhaitez, vous pouvez tenir ce registre sous forme informatique. Vous devez avoir informé au préalable les délégués du personnel, lorsqu'ils existent et présenter les mêmes informations et garanties de contrôle que le support papier (15).

Notez que les mentions de ce registre doivent être conservées pendant 5 ans à compter de la date de sortie du salarié de l'établissement (16).

La sanction prévue pour la non tenue de ce registre est une amende de 4ème classe, soit 750 euros (17). Elle peut être appliquée autant de fois qu'il y a de salariés concernés (17).

Les bulletins de paie

En tant qu'employeur, vous savez que vous avez l'obligation d'établir un bulletin de paie pour tous vos salariés, peu importe le type de contrat de travail, la durée du travail qui leur est applicable ou le poste qu'ils occupent (18).

Le bulletin de paie doit être remis au travailleur à l'occasion de chaque paie, selon la même périodicité (mois, quinzaine).

Aucun formalisme n'est exigé. Il doit simplement mentionner obligatoirement certaines informations telles que (19) :

  • le nom, l'adresse, l'établissement de l'employeur ;
  • la référence de l'organisme auquel l'employeur verse les cotisations de sécurité sociale, le code APE ou NAF et le numéro sous lequel ces cotisations sont versées ;
  • la convention collective applicable au salarié si elle existe et à défaut, les articles du Code du travail pour la durée des congés payés et du préavis ;
  • l'identité du salarié, son emploi, sa classification selon les grilles applicables de la convention collective ;
  • la période de travail, le nombre d'heures de travail correspondant à la rémunération versée, en distinguant les heures payées au taux normal et les heures supplémentaires majorées ;
  • la nature et le montant des primes et accessoires de salaires soumis aux cotisations sociales ;
  • le montant total de la rémunération brute ;
  • la nature et le montant des ajouts et retenues éventuels sur la rémunération brute ;
  • le montant de la rémunération nette ;
  • la date du paiement de la rémunération ;
  • les dates de congés et le montant de l'indemnité correspondante si des congés ont été pris au cours de la période de paie mentionnée dans le bulletin ;
  • le montant de la prise en charge des frais de transport public ou des frais de transports personnels.

Il est désormais possible de remettre un bulletin de paie sous forme électronique à vos salariés, sous réserve qu'ils ne s'y soient pas opposés (18).

Sachez que le double des bulletins de paie fournis à vos salariés doit être conservés pendant 5 ans, sur support papier ou informatique. Ils doivent être tenus à la disposition des inspecteurs et contrôleurs du travail, des inspecteurs des affaires sanitaires et sociales et des agents des organismes de sécurité sociale (20).

Le fait de se soustraire intentionnellement à votre obligation de délivrer un bulletin de paie est passible du délit de travail dissimulé, pour lequel les sanctions sont lourdes.

Vous avez un doute sur les risques que vous encourrez ?

Notre dossier vous aide à être prêt en cas de contrôle pour travail dissimulé !

Références :
(1) Article D4711-1 du Code du travail 
(2) Article R3512-7 du Code de la santé publique et article R3513-3 du Code de la santé publique dans sa version à venir au 1er Octobre 2017
(3) Article D3171-1 du Code du travail 
(4) Article D3171-2 du Code du travail 
(5) Article D3171-3 du Code du travail 
(6) Articles R4121-1 à R4121-4 du Code du travail 
(7) Articles L4121-2 et L4121-3 du Code du travail 
(8) Article R4121-2 du Code du travail 
(9) Article R4121-1 du Code du travail 
(10) Article R4741-1 du Code du travail 
(11) Article L1221-13 du Code du travail 
(12) Articles L1221-13 et D1221-23 CT 
(13) Cass. Crim. 10 décembre 1985, n°84-92970 
(14) Article L1221-13 du Code du travail 
(15) Circulaire DRT n°90-16, 27 juillet 1990 
(16) Article R1221-26 du Code du travail 
(17) Article R1227-7 du Code du travail 
(18) Article L3243-2 CT
(19) Article R3243-1 et suivants du CT 
(20) Article L8113-4 CT et suivants et L243-12 CSS 

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