Lorsque votre salarié crée des fichiers à l’aide de l’outil informatique mis à sa disposition pour les besoins de son travail, vous ne pouvez les ouvrir qu’à la condition qu’ils ne soient pas indiqués comme étant personnel.

Dans un arrêt du 10 mai 2012, la Cour de cassation a affirmé que la seule dénomination « mes documents » donnée à un fichier ne lui confère pas un caractère personnel.

Un salarié avait été licencié pour faute grave pour avoir fait une utilisation détournée de son ordinateur professionnel en enregistrant des photos à caractère pornographique et des vidéos de salariés prises contre leur volonté, en les rangeant dans un dossier intitulé « mes documents ».

Dans cette affaire, les juges ont estimé que la seule dénomination « mes documents » donnée à un fichier ne lui confère pas un caractère personnel. Ils ont rappelé que les fichiers créés par le salarié à l’aide de l’outil informatique mis à sa disposition par l’employeur pour les besoins de son travail sont présumés avoir un caractère professionnel, en sorte que l’employeur est en droit de les ouvrir hors la présence de l’intéressé, sauf si le salarié les identifie comme étant personnel.

Cette actualité est l’occasion de revenir sur le pouvoir de l’employeur d’ouvrir les documents gardés par le salarié sur l’outil informatique mis à sa disposition par l’employeur pour les besoins de son travail.

1.       L’employeur peut ouvrir les fichiers créés par le salarié à l’aide de l’outil informatique hors de sa présence ...

Depuis un arrêt de la Cour de cassation, il est admis que les fichiers créés par le salarié à l’aide de l’outil informatique mis à sa disposition par l’employeur pour les besoins de son travail sont présumés avoir un caractère professionnel et peuvent donc être ouverts par l’employeur hors la présence du salarié, sauf si ce dernier les identifie comme personnel (arrêt de la Chambre sociale de la Cour de cassation du 18 octobre 2006, n° 04-48025).

Ainsi, l’employeur peut ouvrir les fichiers classés dans un sous répertoire portant le nom de la société faisait partie d’un répertoire portant les initiales du salarié (arrêt de la Chambre sociale de la Cour de cassation du 21 octobre 2009, n° 07-43877) ou encore les fichiers classés dans un répertoire portant le prénom du salarié (arrêt de la Chambre sociale de la Cour de cassation du 8 décembre 2009, n° 08-44840).

Concernant la sanction du salarié stockant des fichiers illicites, il est admis que ce comportement constitue une faute grave, quand bien même l’employeur ne l’aurait pas mis en garde ni mis en place une charte informatique (arrêt de la Chambre sociale de la Cour de cassation du 16 mai 2007, n° 05-43455).

2.       ... Sauf si ces fichiers sont identifiés comme personnel par le salarié

Dès lors que les fichiers stockés sur le disque dur du salarié sont identifiés comme personnels, l’employeur ne peut les ouvrir que s’il respecte deux conditions alternatives. Ainsi, il doit être soit en présence du salarié ou celui-ci dûment appelé soit, à défaut, il peut les ouvrir en cas de risques ou d’évènements particulier pour l’entreprise (arrêt de la Chambre sociale de la Cour de cassation du 17 mai 2005, n° 03-40017).

Ainsi, il a été estimé que la découverte de photographies érotiques ne constitue pas un risque ou évènement particulier justifiant l’ouverture des fichiers personnels, hors de la présence de l’intéressé (arrêt de la Chambre sociale de la Cour de cassation du 17 mai 2005, n° 03-40017).

A l’inverse, l’employeur peut confier une enquête spécifique à l’administrateur des systèmes soumis à une obligation de confidentialité sur les ordinateurs mis à la disposition des salariés. Il est ainsi possible qu’à travers une telle enquête de grande amplitude et en l’absence de référence aux courriels personnels, l’employeur ait eu accès à des messages personnels. Ainsi, les représentants du personnel peuvent demander d’être associés à cette enquête (arrêt de la Chambre sociale de la Cour de cassation du 17 juin 2009, n° 08-40274)

Arrêt de la Chambre sociale de la Cour de cassation du 10 mai 2012, n° de pourvoi : 11-13884