La loi n'a pas prévu la possibilité pour l'organisation syndicale de désigner un délégué syndical suppléant (sauf disposition conventionnelle plus favorable (1)). Cela peut être problématique en cas d'absence du délégué syndical, notamment dans les PME, où chaque syndicat représentatif n'est représenté que par un seul délégué.

Vous pouvez toutefois procéder au remplacement provisoire du titulaire du mandat qui est temporairement absent, peu importe la durée de son absence (2), même si, en pratique vous êtes amené à effectuer cette démarche, qui peut être lourde et risquée
En effet, comme cela est détaillé plus bas, la procédure vous oblige à procéder à la désignation du remplaçant, puis à une nouvelle désignation du délégué remplacé, pour qu'il retrouve ses fonctions. Vous l'aurez compris, autant de désignations susceptibles de contestations ...

Savez-vous comment s'opère la désignation d'un délégué syndical ?

La désignation du délégué syndical

Connaître l'organisation pouvant procéder au remplacement

Comme en matière de révocation du mandat de délégué syndical, seule vous, organisation syndicale, pouvez procéder au remplacement du délégué syndical absent puisque c'est vous qui avez initialement désigné le salarié comme délégué syndical.

Ainsi, l'union nationale n'est pas compétente pour remplacer le délégué syndical lorsque c'est l'union locale qui l'a désigné en cette qualité (3).

En présence d'un conflit opposant le syndicat qui a désigné le délégué syndical et un autre syndicat affilié à la même organisation syndicale, cette dernière peut, conformément à ses statuts, donner compétence à cet autre syndicat (4).

Soyez vigilant, car vous ne pouvez pas procéder à des remplacements successifs et illimités de vos délégués syndicaux qui prennent leurs congés de fin de semaine. Les juges estiment que cela est abusif, car cela instaure un système de suppléance habituelle, non prévu par la loi (5). En effet, vous ne pouvez procéder à ces remplacements de manière régulière, que si cela est prévu par un accord collectif, que vous pouvez négocier avec le chef d'entreprise.

Savoir qui peut être désigné en remplacement du délégué syndical absent

Le délégué syndical remplaçant que vous choisirez doit satisfaire aux mêmes conditions que le titulaire du mandat, c'est-à-dire avoir recueilli au moins 10 % des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections au comité d'entreprise ou de la délégation unique du personnel ou des délégués du personnel.

Comme pour la désignation du titulaire du mandat de délégué syndical, si aucun des candidats que vous avez présentés aux élections professionnelles ne remplit ces conditions, ou s'il ne reste aucun candidat qui les remplit, vous pouvez choisir le remplaçant parmi les autres candidats ou, à défaut, parmi vos adhérents au sein de l'entreprise ou de l'établissement (6).

Réaliser les formalités obligatoires pour procéder au remplacement

Informer l'employeur de la désignation d'un délégué syndical suppléant

Les formalités que vous devez réaliser auprès de l'entreprise sont les mêmes que celles qui sont accomplies lors de la désignation du titulaire du mandat de délégué syndical (7).

Vous devez porter à la connaissance de l'employeur (par courrier), de l'inspecteur du travail et des salariés (par affichage de la désignation) le nom du délégué syndical remplaçant.

Pour vous aider dans votre démarche, nous vous proposons un modèle de lettre clé en main :

Désignation d'un délégué syndical

Informer le délégué syndical remplacé

Aucune disposition légale ne réglemente les formalités à réaliser auprès de celui qui est remplacé dans ses fonctions de délégué syndical.

Il paraît toutefois évident que vous l'informiez de son remplacement provisoire.

Lorsque l'absence du délégué syndical est de courte durée et qu'à son retour, vous souhaitez le réintégrer dans ses fonctions, vous devez à nouveau procéder à une désignation. Celle-ci doit bien entendu respecter la procédure décrite ci-dessus et l'employeur doit, à nouveau, être informé.

Notez que chacune de ces désignations successives est susceptible d'une contestation en justice ! Pour limiter le risque de contentieux, nous vous recommandons donc :

  • soit de conclure un accord collectif avec l'employeur, pour vous autoriser à choisir des délégués syndicaux suppléants sans avoir à procéder à des désignations ;
  • soit limiter le nombre de remplacements aux cas les plus indispensables (comme une absence prolongée de votre délégué syndical, qui vous priverait de toute possibilité d'être représenté dans l'entreprise).

N'hésitez pas à solliciter un professionnel du droit, au fait des dernières évolutions législatives. Celui-ci saura vous conseiller au mieux.