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Focus sur les documents indispensables d’une société


Par L'équipe Juritravail , Juriste rédacteur web - Modifié le 23-08-2017

En tant que particulier, il y a des papiers à faire comme une demande de prêt, d'allocation ou encore remplir sa déclaration fiscale… Il en va de même pour une société, il existe des documents qu'elle doit remplir, rédiger périodiquement, et conserver au siège social. Ils sont soit imposés par le droit des sociétés, soit recommandés par la pratique.
Selon votre forme sociale, le nombre de documents requis n'est pas le même.

Les documents exigés par le droit des sociétés 

Registre des décisions de l'Associé unique

Ce registre est spécifique et obligatoire pour les SASU (Société par actions simplifiée unipersonnelle) et les EURL (Entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée). En effet, il s'agit de sociétés dans lesquelles il n'y a qu'un associé. Il n'y a donc aucun intérêt à réunir des Assemblées générales pour une personne.

Pour autant, les décisions prises par l'associé unique doivent être consignées et répertoriées dans un document. Ce registre est relativement important, car il permet de savoir exactement quand, et quelle décision a été prise par l'associé unique.  Le code de commerce précise que ce registre doit se trouver au siège social de la société. Il doit aussi être coté et paraphé par un juge du tribunal de...

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mmerce, un juge du tribunal d'instance ou encore le maire de la commune. Il n'y a pas de taxe fiscale particulière à payer pour le paraphe. Feuille de présence aux Assemblées généralesCe document est obligatoire dans les sociétés anonymes (SA) et fortement recommandé dans les autres sociétés pluripersonnelles (dans lesquelles il y a plusieurs associés ou actionnaires).Lors de la tenue de chaque assemblée, il convient d'établir une feuille de présence indiquant les coordonnées des actionnaires présents, représentés, votant par correspondance et éventuellement des mandataires (Nom, prénom, adresse et nombre de parts sociales ou actions, nombre de voix attachées aux titres). Les feuilles de présence doivent être conservées pendant 3 ans par la société.  Registre spécial des procès-verbaux d'Assemblée généraleDans toutes les sociétés exceptée la société par actions simplifiée (SAS), il est impératif de rédiger un procès-verbal, quand une assemblée générale a été réunie.  Il est signé par les associés ou actionnaires présents et par les dirigeants de la société.  Ce document contient différentes informations précisées par le code de commerce notamment aux articles suivants :  R. 223-24,R. 225-24, R. 225-106.  Ainsi, la date, le lieu de la réunion, le résumé des débats, les résolutions prises et le nom, prénom du président de séance doivent figurer sur le procès-verbal. Il n'est pas prévu pour la SAS, cependant, il est préférable de respecter cette règle pour cette société.Ensuite, les procès-verbaux doivent être établis sur le registre prévu à cet effet. Comme pour le registre des décisions de l'associé unique, celui-ci doit se trouver au siège social de la société. Il doit aussi être coté et paraphé par un juge du tribunal de commerce, un juge du tribunal d'instance ou encore le maire de la commune.Ils doivent être conservés pendant 5 ans à compter de l'établissement du dernier procès-verbal. Autres documents réservés aux Sociétés anonymes La société anonyme (SA) est une forme sociale strictement réglementée pour laquelle il est nécessaire de rédiger des documents et respecter d'autres formalités qui n'existent pas pour les autres sociétés.Tout d'abord, il faut tenir à jour un registre de présence des administrateurs lors des réunions du conseil d'administration (CA). Ce document s'accompagne logiquement du registre des délibérations du CA dans lequel sont inscrits les procès-verbaux des délibérations du CA. Mais ils ne peuvent former un seul et même document, ils doivent être distincts. L'établissement du procès-verbal doit suivre scrupuleusement les règles établies par le code du commerce notamment concernant la signature de cet écrit.Les mêmes documents sont prévus concernant les réunions du conseil de surveillance. Sont alors remplis un registre de présence et un registre des délibérations du conseil de surveillance (CS).Enfin, dans les SA qui ne dépassent pas 100 actionnaires, il est nécessaire de tenir un registre des mouvements de titres dans une optique de simplification de la tenue de compte. Il permet de retracer de manière précise et de dater chaque mouvement de titres qu'a subi la société, à savoir la vente et l'achat d'actions, ainsi que les changements de propriété de titres.Ce document doit contenir les éléments suivants :nom ou dénomination sociale et le numéro d'identification du titulaire des titres ; date et nature du mouvement (rachat de 5 titres de l'actionnaire A à l'actionnaire B le 08/08/2017) ; nombre de titres objet du mouvement ; nom ou dénomination sociale du bénéficiaire des titres (personne qui rachète les titres).Ce registre peut être paraphé par le greffe du tribunal de commerce.Attention, ne cherchez pas à établir de faux registres, car de tels actes sont interdits par le code pénal. En cas de non-respect, vous risquez 3 ans d'emprisonnement et 45 000 euros d'amende.Si votre société a des salariés, des obligations relatives au droit du travail s'imposent également.

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