Frais professionnels, déplacements : comment calculer et rembourser le salarié ?

Frais professionnels : l’employeur doit respecter l'équilibre entre les frais effectifs et le montant remboursé par le forfait


Par Virginie Langlet, Avocat - Modifié le 09-09-2013 - Blog : Blog Maitre Virginie Langlet

La Cour de Cassation est venue apporter une condition supplémentaire à la validité du forfait de frais professionnels, dans deux arrêts du 20 juin 2012 (RG n°11-19663 et 11-23071).

Les frais professionnels correspondent à des frais que le salarié a engagés, non pour convenance personnelle, mais pour accomplir sa mission dans l’entreprise.

Il s’agit de charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi du travailleur salarié ou assimilé que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de ses mission (arrêté du 20 décembre 2012).

Par principe, les frais qu’un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnel et dans l’intérêt de l’employeur doivent lui être remboursés sans qu’ils puissent être imputés sur sa rémunération, sauf si son contrat de travail prévoit qu’il en conserve la charge moyennant versement d’une somme forfaitaire fixée à l’avance (c’est le forfait).

Attention toutefois à bien veiller à ce que la clause du contrat de travail ne mette pas à la charge du salarié les frais engagés par celui-ci pour les besoins de son activité professionnelle. Dans ce cas, elle n’est pas valable et doit être réputée non écrite (Cass. Soc. 25.03.2010 n° 08-43156).

De la même manière, à travers cette, le salarié conserve la charge des frais professionnels moyennant le versement d’une somme forfaitaire fixée à l’avance, mais à la condition que la rémunération du travail reste au moins égale au SMIC (Cass. Soc. 25.02.1998 : n°95-44096 ; 09.01.2001 : n° 98-44833).

Ainsi, la part de remboursement prévue par le forfait fixé dans la clause ne doit pas empiéter sur le montant du salaire, à tel point que le salaire perçu en dehors du paiement des frais, soit inférieur au SMIC.

En cas d’atteinte au respect du SMIC, en raison du montant des frais réels, le salarié ne peut contester la clause elle-même, mais il peut réclamer la différence entre sa rémunération proprement dite et le montant du SMIC (Cass. Soc.07.03.2012 : n°10-18118).

Dans deux arrêts du 20 juin 2013 la Cour de Cassation est venue poser une condition restrictive supplémentaire, protectrice des droits du salarié.

La Haute Juridiction impose désormais à ce que l’employeur veille à ce que la clause de forfait ne soit pas disproportionnée avec les frais exposés.

Elle précise : « attendu que les frais qu'un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur, doivent être remboursés sans qu'ils puissent être imputés sur la rémunération qui lui est due, à moins qu'il n'ait été contractuellement prévu qu'il en conserverait la charge moyennant le versement d'une somme fixée à l'avance de manière forfaitaire et à la condition, d'une part, que cette somme forfaitaire ne soit pas manifestement disproportionnée au regard du montant réel des frais engagés, et, d'autre part, que la rémunération proprement dite du travail reste chaque mois au moins égale au SMIC ».

Si tel était le cas, la clause serait inopposable au salarié.

Par Maitre Virginie LANGLET

Avocat au Barreau de Paris

Sources  : Cass. Soc. 20 juin 2013, n°11-19663 et 11-23071 ; Cass. Soc. 25 mars 2010, n°08-43156 ; Cass. Soc. 25 février 1998, n°95-44096 ; Cass. Soc. 9 janvier 2001, n°98-44833 ; Cass. Soc. 7 mars 2012, n°10-18118

 

 

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