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Article avocat Gestion du Personnel - RH

Les différents entretiens professionnels au sein de l’entreprise

Par , Avocat - Modifié le 15-05-2014

 "L’on parle impétueusement dans les entretiens, souvent par vanité ou par humeur, rarement avec assez d’attention : tout occupé du désir de répondre à ce qu’on n’écoute point, l’on suit ses idées, et on les explique sans le moindre égard pour les raisonnements d’autrui ; l’on est bien éloigné de trouver ensemble la vérité, l’on n’est pas encore convenu de celle que l’on cherche. Qui pourrait écouter ces sortes de conversations et les écrire, ferait voir quelquefois de bonnes choses qui n’ont nulle suite. » (De la société et de la conversation par Jean de La Bruyère).

1)    L’entretien d’embauche

a) De quoi s’agit il ?

Il n’existe pas de définition de cet entretien dans le Code du travail.

L’objectif de l’entretien d’embauche (ou de recrutement) est de sélectionner le candidat le plus adapté à un poste, en évaluant son profil et en faisant coïncider au mieux les attentes du salarié et celles de l’employeur. L’entretien est par ailleurs une simple faculté.

L'entretien de recrutement donne l'occasion au candidat de mettre en avant ses compétences, de persuader l'employeur, de connaître l'entreprise et ses besoins et comprendre ce qu'elle peut lui offrir. Pour le recruteur, l'entretien d’embauche permet de connaître le candidat, de cerner sa personnalité, ses motivations, d'avoir la confirmation des compétences présentées dans le dossier, de se faire un avis déterminant.

b) Comment l’organiser ?

Le Code du travail, dans son article L 1221-6, fixe des limites sur les informations demandées au salarié pendant l’entretien d’embauche. Ainsi, l’employeur ne peut demander que ce qui peut lui permettre d’évaluer les capacités du salarié à remplir les fonctions qui lui seraient proposées en cas d’embauche.

Une circulaire ancienne de la DRT 93-10 du 15/03/1993 précise : « L'appréciation de la capacité professionnelle du candidat ou du salarié s'étend à ses compétences, à ses connaissances techniques mais aussi à ses facultés d'adaptation, son aptitude à s'intégrer dans une équipe ou à l'animer, ses potentialités à évoluer vers d'autres emplois dans l'entreprise et porte sur les éléments de personnalité du candidat permettant d'apprécier ces qualités ».

D’une manière générale, toutes les questions relatives à la vie privée ne sont pas autorisées. La même circulaire précise que « aucune conséquence ne peut être tirée de l'absence de réponse ou du caractère inexact ou erroné de la réponse émanant du candidat ou du salarié, sous réserve naturellement de l'appréciation des tribunaux éventuellement saisis sur l'existence ou non d'un lien direct et nécessaire entre ces informations et l'emploi proposé ou l'évaluation des aptitudes professionnelles »

Les articles L.1132-1 et L5321-2 du Code du travail interdisent quant à eux de recourir à des motifs discriminatoires dans le cadre de l’embauche d’un salarié.

Nous n’examinerons pas dans ce court rappel les autres restrictions à la liberté d’embauche (emploi des jeunes, protection des femmes, cumul d’emplois, droit à la réintégration, priorité d’embauche, priorité d’emploi etc.).

2)    L’entretien d’évaluation

a) De quoi s’agit il ?

Il n’existe pas de définition de l’entretien d’évaluation dans le Code du travail. L’entretien d’évaluation est par ailleurs une simple faculté, sauf pour les salariés au forfait jours pour lesquels un entretien annuel (portant sur la charge de travail, l’organisation du travail, l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle et familiale et la rémunération) est obligatoire (art. L3121-46 du code du travail). L’employeur peut toutefois être dans l’obligation d’organiser de tels entretiens en application d’une convention ou d’un accord collectif.

L’objectif habituel est d’établir de manière contradictoire le bilan du travail accompli, la réalisation des objectifs, la maîtrise par le salarié de son emploi et de fixer les objectifs de l’année suivante.

Il s’agit d’un élément du pouvoir de direction de l’employeur.

C’est un outil de management qui recouvre souvent trois fonctions : Une fonction d’appréciation du travail, des compétences et des résultats atteints en rapport avec les objectifs fixés ; Une fonction d’échange sur le contexte de l’entreprise, sur les conséquences de l’activité du salarié et sur les objectifs collectifs et individuels ; Une fonction d’orientation pour définir à court terme les priorités et les objectifs et à moyen terme pour anticiper les perspectives d’évolution des collaborateurs et les moyens d’y parvenir.

La prise en compte des risques psychosociaux a renforcé la contrainte juridique relative à l’évaluation des salariés. L’entretien annuel n’est plus seulement appréhendé sous l’angle du managementl, mais aussi sous l’angle du bien-être et de la santé mentale au travail.

b) Comment le mettre en place ?

L’entretien d’évaluation peut être mis en place par décision de l’employeur ou par accord collectif. Habituellement l’entretien individuel est annuel. Il n’existe cependant pas de période idéale de réalisation, mais il doit exister une certaine cohérence entre la finalité des entretiens et le moment de leur réalisation.

Si le Code du travail ne définit pas l’entretien d’évaluation, il encadre sa mise en place.

Le Comité d’entreprise (CE) doit être informé et consulté préalablement à la mise en œuvre dans l’entreprise des moyens et techniques permettant un contrôle de l’activité des salaries (art. L. 2323-32 du Code du travail). Le Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) doit également être consulté lorsqu’il s’agit de mettre en place un nouveau système d’évaluation. Cette obligation entre dans le champ de la compétence générale du CHSCT, qui a pour mission de contribuer à la protection de la santé physique et mentale et de la sécurité des travailleurs de l’établissement et de ceux mis à sa disposition par une entreprise extérieure (art L. 4612-1du Code du travail). Ainsi, l’entreprise qui souhaite mettre en place un entretien d'évaluation doit au préalable en informer, s’ils existent, le Comité d’entreprise et le CHSCT.

Les critères retenus et la manière dont ils sont mis en œuvre pour construire le dispositif d’évaluation doivent être préalablement connus des salaries (article L. 1222-3 alinéa 1 du code du travail): le salarié est expressément informé, préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d’évaluation professionnelles mises en œuvre à son égard .

L’évaluation ne peut reposer que sur des critères objectifs et les informations demandées à un salarié ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier ses aptitudes professionnelles (art. L. 1222-2 du code du travail).

Par ailleurs, lorsque l’entreprise prévoit de traiter informatiquement les données recueillies pendant l’entretien, elle est tenue d’en aviser la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil).

Enfin, le salarié doit être informé de façon individuelle ou collective (par voie d’affichage dans un lieu accessible à tous, par exemple), et préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d’évaluation professionnelle utilisées.

3)    L’entretien professionnel

a) De quoi s’agit il ?

L’entretien professionnel prévu à l’article L6315-1 du Code travail remplace aujourd’hui, à l’exception de l’entretien d’évaluation, les différents entretiens et bilans existants à ce jour :  article L. 1225-27 du Code travail (entretien au retour du congé maternité), L. 1225-57 du Code travail (entretien au retour du congé parental d’éducation), L. 3142-29 du Code travail (entretien d’orientation professionnel pour les salariés avant et après un congé de soutien familial) et L. 6321-1 alinéa 2 du Code travail (entretien professionnel dans l’année du 45ème anniversaire pour les salariés des entreprises de 50 salariés et plus).

L’entretien professionnel est obligatoire. Il est déclenché à l’initiative de l’employeur ou de son représentant. Il doit être mis en œuvre tous les deux ans ainsi qu’à l’issue d’un congé de maternité, d’un congé parental d’éducation, d’un congé de soutien familial, d’un congé sabbatique ou d’un arrêt maladie.

L’objectif de cet entretien est de dialoguer autour de l’évolution professionnelle. La finalité de l’entretien professionnel est de permettre à chaque salarié d’élaborer son projet d’évolution dans l’entreprise en fonction de ses aptitudes et en tenant compte des besoins actuels et futurs de l’entreprise.Le ou la salarié(e) et son employeur envisagent ensemble les évolutions possibles en fonction des opportunités et possibilités proposées par l’entreprise. L’entretien porte sur les perspectives d’évolution professionnelle en terme de qualification ou d’emploi.

Tous les six ans, cet entretien permettra à l’employeur de faire avec chaque salarié un « état des lieux récapitulatif » de son parcours professionnel dans l’entreprise.

b) Comment le mettre en place ?

L’entretien professionnel donne lieu à une formalisation écrite dont le modèle pourra être fourni par l'OPCA. Un exemplaire du compte rendu doit être remis au salarié.

Tous les six ans, cet entretien permettra à l'employeur de faire, avec chaque salarié, un "état des lieux récapitulatif" de son parcours professionnel dans l'entreprise. Il s'agira d'apprécier s'il a suivi au moins une action de formation, acquis des éléments de certification par la formation ou par une validation des acquis de son expérience ou bénéficié d'une progression salariale ou professionnelle. Le bilan du parcours professionnel doit lui aussi faire l’objet d’un document récapitulatif remis au salarié.

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, si le salarié n’a pas bénéficié des entretiens professionnels prévus et d’au moins 2 des 3 mesures suivantes : une action de formation, une progression salariale ou professionnelle ou des éléments de certification (VAE ou formation), l’employeur devra effectuer un abondement correctif de 100 heures (130h pour un salarié en temps partiel) au Compte personnel de formation du salarié.

4)    L’entretien préalable à une sanction disciplinaire

a) De quoi s’agit il ?

Il est obligatoire dans tous les cas (C. Trav. art. L.1332-2), sauf lorsque la sanction envisagée est une sanction mineure telle que l’avertissement, n’ayant pas d’incidence, immédiate ou non, sur la présence du salarié dans l’entreprise, la fonction, la carrière ou la rémunération du salarié (sauf disposition conventionnelle ou du règlement intérieur, plus favorable au salarié).

b) Comment le mettre en place ?

La convocation est remise en main propre contre décharge ou adressée en RAR (C. Trav. art. R.1332-1). Elle doit indiquer l’objet, la date, l’heure et le lieu de l’entretien et rappeler que le salarié peut se faire assister. Il faut respecter un délai entre la date de remise de la convocation et la date de l’entretien : au minimum de 5 jours ouvrables lorsque le licenciement est envisagé  et un délai « suffisant » dans les autres cas.

Au cours de l’entretien, l’employeur indique au salarié le motif de la sanction envisagée et recueille les explications du salarié. La personne qui assiste le salarié est choisie par celui-ci parmi le personnel de l’entreprise (il ne s’agit pas obligatoirement d’un représentant du personnel). L’assistance par un conseiller extérieur n’est possible qu’en cas de licenciement, dans les entreprises sans représentants du personnel. Il ne peut être reproché au salarié de ne pas s’être présenté à l’entretien, celui-ci étant organisé dans son seul intérêt.

Par Me AXELROUDE

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Maître Philippe AXELROUDE

Maître Philippe AXELROUDE

Avocat au Barreau de PARIS

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