Toute entreprise peut être amenée à changer de locaux de travail ou à réaménager ceux-ci. Ce peut être le cas si :

  • l'entreprise recrute de nouveaux collaborateurs et s'agrandit ;
  • l'entreprise emménage dans des locaux avec un loyer moins onéreux ;
  • réorganise les services de l'entreprise : bon nombre d'établissements reviennent sur la pratique des "open space".
 Quel est le rôle du comité social et économique (CSE) lors d'un changement de bureau ?

Donner son avis sur le projet de déménagement ou réaménagement des bureaux

Dans les entreprises d'au moins 11 salariés et de moins de 50 salariés, la délégation du personnel au comité social et économique (CSE) reprend les missions des ex-délégués du personnel.

Elle contribue notamment à promouvoir la santé, la sécurité et l'amélioration des conditions de travail dans l'entreprise (1).

Lorsque l'entreprise a plus de 50 salariés, le CSE reprend quant à lui les missions des délégués du personnel (DP), du comité d'entreprise (CE) et du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT).

Il est donc informé et consulté sur les questions intéressant l'organisation, la gestion et la marche générale de l'entreprise, notamment sur (2) :

  • les conditions d'emploi ;
  • tout aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail des salariés.
Ainsi, il semble donc évident, quelle que soit la taille de l'entreprise, que les membres du CSE soient consultés, dès lors que le projet de déménagement ou de réaménagement des locaux de travail (3) :
  • entraîne une modification de l'organisation de travail ou des conditions d'emploi, ou de la durée du travail des salariés ;
  • a un impact sur le volume ou la structure des effectifs ;
  • compromet la situation économique et financière de la société.

Vous souhaitez avoir plus d'informations sur les attributions des membres du CSE ?

S'assurer de la conformité des nouveaux locaux

Lors de l'étude du projet de déménagement ou de réorganisation des locaux de travail, vous devez, en tant que membre du CSE, vous assurez de la conformité des nouveaux locaux de travail.

La taille des espaces de travail

Les dimensions des locaux de travail, notamment leur hauteur et leur surface, sont telles qu'elles doivent permettre aux travailleurs d'exécuter leur tâche sans risque pour leur santé, leur sécurité ou leur bien-être (4).

L'espace libre au poste de travail, compte tenu du mobilier, est prévu pour que les travailleurs disposent d'une liberté de mouvement suffisante.

11m² par personnedans un bureau collectif

Lorsque, pour des raisons propres au poste de travail, ces dispositions ne peuvent être respectées, un espace libre suffisant à proximité de ce poste doit être prévu.

La norme Afnor NF X 35-102 recommande de prévoir un espace minimum de :

  • 10m² pour une personne seule (que le bureau soit individuel ou collectif) ;
  • 11m² par personne dans un bureau collectif ;
  • 15m² par personne dans un espace collectif bruyant (si les tâches nécessitent des communications téléphoniques par exemple).

Vous devrez également porter attention à la configuration des espaces. Les bureaux en longueur doivent de préférence respecter ces critères :

  • pour les bureaux d'une superficie inférieure ou égale à 25m² : la longueur doit être inférieure à 2 fois la largeur ;
  • pour les bureaux d'une superficie supérieure à 25m² : ils ne peuvent avoir une longueur inférieure à 3 fois leur largeur.

Les espaces de circulation doivent idéalement être larges d'1.50 mètre. Cela permet le passage d'un fauteuil roulant (5) et correspond aux normes applicables en cas d'évacuation due à un incendie.

La température et l'éclairage

Là encore, le Code du travail ne prévoit aucune disposition précise sur la température à maintenir dans les locaux de travail.

Entre 20° et 22°dans les bureaux

Il faut donc s'appuyer sur une norme Afnor NF X35-203 qui précise des températures de confort :

  • dans les bureaux : entre 20°C et 22°C ;
  • dans les ateliers avec faible activité physique : entre 16°C et 18 °C ;
  • dans les ateliers avec forte activité physique : entre 14°C et 16°C.

Pour ce qui est de la luminosité, le Code du travail fixe des seuils d'éclairage minimum qui sont adaptés en fonction de l'activité pratiquée dans les locaux (6). Ainsi, il faut prévoir :

  • 120 lux pour les bureaux, locaux de travail, vestiaires et sanitaires ;
  • 200 lux pour les locaux aveugles affectés à un travail permanent.

Négocier des aides à la mobilité

Lors d'une consultation relative à un déménagement de l'entreprise, en plus de la vérification de la conformité des locaux de travail aux dispositions en vigueur permettant d'assurer la santé et la sécurité des travailleurs, sachez que vous pouvez négocier avec l'employeur des aides à la mobilité.

Un changement de lieu de travail entraîne souvent du temps de trajet ou des coûts supplémentaires pour les salariés.

Ainsi, vous pouvez trouver, en accord avec l'employeur, des mesures qui leur permettront de compenser les désavantages causés par ce déménagement et proposer des aides à la mobilité.

Voici quelques exemples :

  • prise en charge des frais pour l'obtention du permis de conduire et pour l'achat d'un véhicule ;
  • organisation de co-voiturages ;
  • mise à disposition de véhicules de service partagés entre les salariés qui habitent dans le même secteur ;
  • prise en charge des péages ;
  • mise en place de navettes (en collaboration avec d'autres entreprises qui sont dans le même secteur) ;
  • indemnisation du temps de trajet supplémentaire ;
  • aide financière au déménagement ;
  • prise en charge des frais de garderie ou création d'une crèche d'entreprise ;
  • aménagement d'horaires pour permettre d'éviter les périodes de forte affluence sur les routes ou pour les adapter aux horaires des transports en commun ;
  • mise en place ou développement du télétravail.

De telles mesures présentent plusieurs avantages :

  • elles permettent aux salariés d'aborder plus sereinement le changement de lieu de travail ;
  • elles présentent l'avantage pour l'employeur de conserver des salariés compétents et motivés au lieu de se lancer dans de nouveaux recrutements en cas de départ ;
  • elle limitent les effets néfastes du déménagement (comme l'absentéisme ou les retards répétés par exemple qui pénalisent la productivité).