C'est de la Loi du 14 juin 2013, dite de sécurisation de l'emploi, qu'est né cet outil (1). Enrichi et successivement étendu par la Loi Rebsamen (2) et la Loi Travail (3), son but, selon l'Accord National Interprofessionnel (ANI) du 11 janvier 2013 (4), est d'être un support de communication des informations économiques et sociales afin d'assurer "la préparation par l'employeur de la consultation des IRP sur les options stratégiques de l'entreprise et sur leurs conséquences …". Elle n'est donc obligatoire que pour les entreprises dans l'obligation de mettre en place un CE et un CHSCT (entreprises de 50 salariés et plus).

C'est un décret du 27 décembre 2013 (5) et une circulaire DGT du 18 mars 2014 (6) qui apportent les précisions pratiques quant à la mise en place, l'actualisation et au contenu de cette base de données économiques et sociales.

Ce qu'elle contient

La BDES étant le support des consultations périodiques du CE sur les orientations stratégiques, la politique sociale et la situation économique et financière de l'entreprise, un certain nombre d'informations et de thèmes doivent obligatoirement figurer au sein de cet outil. Les informations délivrées varient légèrement selon que l'entreprise emploie plus ou moins de 300 salariés (7). Elle comporte dans tous les cas une présentation de la situation de l'entreprise, notamment le chiffre d'affaires, la valeur ajoutée, le résultat d'exploitation et le résultat net.

Au total 9 thèmes doivent être obligatoirement abordés :

  • Investissements :
    • investissement social (emploi, évolution, contrats précaires, formation professionnelle …)
    • investissement matériel
    • investissement immatériel
    • investissement environnemental si c'est le cas.

  • Egalité professionnelle Hommes/Femmes : (embauche, formation, promotion professionnelle, qualification, rémunération …)

  • Fonds propres et endettement et impôts (Capitaux propres, emprunts, taxes …)

  • Rémunération des salariés et dirigeants
  • Rémunération des financeurs

  • Activités sociales et culturelles (Dépenses, montant contributions)

  • Flux financiers à destination de l'entreprise (Aides publiques reçues et crédits d'impôts)

  • Sous-traitance (utilisée et/ou réalisée)

  • Transferts commerciaux et financiers entre entités du groupe s'il y a lieu

 

Il est tout à fait possible d'enrichir la BDES de nouveaux thèmes par accord de branche ou d'entreprise ou par accord de groupe (8). La loi Rebsamen prévoit également qu'un accord collectif puisse adapter le contenu de certaines informations récurrentes (9).

Les informations citées ci-dessus sont les informations primordiales nécessaires et obligatoires aux 3 grands blocs de consultation du CE, c'est pourquoi les informations ponctuelles sont, a priori, exclues et continuent de faire l'objet de l'envoi des rapports et informations (10). Il ne semble toutefois pas interdit d'utiliser la base de données pour stocker et mettre à jour de telles informations.

La circulaire du 18 mars 2014 (6) souhaite que cet outil soit facile à consulter en mettant en place un classement et un regroupement des informations de manière cohérente et par grandes thématiques

Les informations données portent sur l'année en cours, sur les 2 années précédentes et, telles qu'elles peuvent être envisagées, sur les perspectives sur les 3 années suivantes (8). Vous devez présenter les informations sous forme de données chiffrées ou sous forme de grandes tendances. Si cela n'est pas possible, vous devez indiquer les informations qui ne peuvent pas faire l'objet de données chiffrées ou de grandes tendances et les raisons pour lesquelles ce n'est pas possible (11).

L'Ani du 11 janvier 2013 préconise une certaine méthode pour présenter celle-ci reprise et simplifiée par la circulaire du 18 mars 2014 en 3 étapes :

  • remettre dans leur contexte les résultats de l'entreprise et sa situation économique et sociale ;
  • mieux comprendre et partager les orientations stratégiques de l'entreprise et la déclinaison des impacts organisationnels et financiers ;
  • présenter les impacts de ces orientations sur la répartition de la valeur créée entre les parties prenantes.

Comment elle est mise en place

Les modalités de mise en oeuvre

Vous pouvez, au choix, mettre à disposition la BDES sur un support informatique ou papier (12) sachant que selon ce que vous choisirez, les modalités de mise à jour seront plus ou moins faciles.

Ce document est mis en place au niveau de l'entreprise (13). Si vous êtes une entreprise à établissements multiples, la circulaire vient dire qu'il n'y a effectivement pas d'obligation de mettre en place une BDES par établissement à condition que celle-ci mette à disposition toutes les informations nécessaires.

Une convention ou un accord de groupe peut également prévoir la constitution d'une base de données au niveau du groupe (14).

La base doit être en permanence accessible aux différents interlocuteurs (8), mais une tolérance existe si la consultation nécessite un accès aux locaux de l'entreprise (Sous forme papier ou accessible seulement par l'intranet). 

Les modalités d'actualisation

La base de données économiques et sociales doit être mise régulièrement à jour dans le respect des périodicités prévues par le code du travail (Trimestriellement ou annuellement selon l'information concernée) (13).

A la suite de cette actualisation, vous devez informer les personnes auprès desquelles la base de données est tenue à disposition de cette mise à jour (12).

H2- Qui peut la consulter

Consultation obligatoire du CE : modalités & procédure

Maîtriser les règles de consultation du Comité d'entreprise

La base de données a été mise en place pour délivrer les informations périodiques aux membres des institutions représentatives du personnel et surtout au CE et au CHSCT. La mise à disposition des informations récurrentes transmises au CHSCT a été ajoutée par la loi Rebsamen, depuis le 1er janvier 2016.

A défaut de Comité d'Entreprise, les délégués du personnel peuvent consulter ce document. Il en est de même pour les membres du comité central d'entreprise et des délégués syndicaux (8). Les délégués du personnel n'ont accès à la base de données que s'ils exercent les attributions économiques du comité d'entreprise.

En cas de mise en place de la DUP, la circulaire du 18 mars 2014 a précisé que les membres de la délégation unique du personnel ont également accès à la base de données.

D'autres personnes, extérieures à l'entreprise peuvent consulter ce document. C'est le cas de l'autorité administrative lorsque le code du travail prévoit également la transmission à celle-ci des rapports et informations transmis de manière récurrente au CE et au CHSCT (10).