Conformément à l'article L2323-7-2 du Code du travail, l'employeur doit instaurer – et mettre à jour régulièrement - une base de données économiques et sociales (BaDES) qui est laissée à la disposition permanente de certains représentants du personnel. Elle leur permet d'avoir une vision claire et globale de la formation et de la répartition de la valeur créée par l'activité de l'entreprise.

Un décret vient de fixer les informations qui doivent y figurer.

Entreprises d'au moins 300 salariés

Voici les éléments que le chef d'une entreprise d'au moins 300 salariés doit faire apparaître dans la BaDES, qui doit être mise en place au 14 juin 2014.

La base de données comporte une présentation de la situation de l'entreprise, notamment le chiffre d'affaires, la valeur ajoutée, le résultat d'exploitation et le résultat net.

L'employeur y fait ensuite figurer les informations suivantes en matière :

  • d'investissements : les éléments relatifs à l'investissement social et les éléments relatifs à l'investissement matériel et immatériel ;
  • de fonds propres, endettement et impôts : la base retranscrit les capitaux propres de l'entreprise, les emprunts et dettes financières dont les échéances et charges financières ainsi que les impôts et taxes auxquels elle est assujettie ;
  • de rémunération des salariés et dirigeants, dans l'ensemble de leurs éléments : la base fait ressortir l'évolution des rémunérations salariales, l'épargne salariale (intéressement et participation), les rémunérations accessoires ainsi que les rémunérations des dirigeants mandataires sociaux ;
  • d'activités sociales et culturelles ;
  • de rémunération des financeurs, tel que celle des actionnaires et de l'actionnariat salarié ;
  • de flux financiers à destination de l'entreprise (aides publiques, réductions d'impôts, crédits d'impôts, mécénat et exonérations et réductions de cotisations sociales) ;
  • de sous-traitance, utilisée et réalisée pour l'entreprise.

Les entreprises qui appartiennent à un groupe doivent, en outre, y faire figurer les informations relatives aux transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe. Il s'agit des transferts de capitaux tels qu'ils figurent dans les comptes individuels des sociétés du groupe lorsqu'ils présentent une importance significative et des opérations de cessions, fusions, et acquisitions réalisées.

Entreprises de moins de 300 salariés

Voici les éléments que le chef d'une entreprise de moins de 300 salariés doit faire apparaître dans la BaDES, qui doit être mise en place au 14 juin 2015.

La base de données comporte une présentation de la situation de l'entreprise, notamment le chiffre d'affaires, la valeur ajoutée, le résultat d'exploitation et le résultat net.

Elle comporte en outre les informations détaillées ci dessus, à l'exception:

  • de l'évolution des effectifs par âge et par ancienneté, en ce qui concerne l'investissement social;
  • de l'exposition aux risques et aux facteurs de pénibilité, des accidents du travail, des maladies professionnelles, de l'absentéisme et des dépenses en matière de sécurité, en ce qui concerne les conditions de travail;
  • des rémunérations accessoires des salariés et de celles des dirigeants mandataires sociaux ;
  • des dépenses supportées par l'entreprise et les actions de mécénat, en matière d'activité sociale et culturelle.

Les entreprises de moins de 300 salariés sont donc soumises à une production d'information plus allégée que celle des entreprises dont l'effectif est supérieur.

Notons qu'au titre de l'année 2014 pour les entreprises d'au moins 300 salariés et de l'année 2015 pour les autres, les employeurs ne sont pas tenus d'intégrer dans la base de données les informations relatives aux deux années précédentes.

Les informations qui sont communiquées de manière récurrente au comité d'entreprise doivent être retranscrites dans la base au plus tard le 31 décembre 2016.

Compte tenu de la nature des informations fournies, les membres du personnel autorisés à en prendre connaissance sont soumis à une obligation de discrétion lorsqu'elles ont été présentées comme confidentielles par l'employeur.