Depuis le 1er janvier 2017, les employeurs ont la possibilités de communiquer les fiches de paies uniquement par voie électronique, sauf si le salarié s'y oppose.

Le 18 décembre 2016, le décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d’activité (CPA), pris en application de l’article 54 de la loi n° 2016-1088 du 8 aout 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels, a été publié au Journal officiel. 

Applicable depuis le 1er janvier 2017, les dispositions du décret du 16 décembre 2016 : 

-          Fixent les modalités de remise du bulletin de paie sous forme électronique par l’employeur et le droit d’opposition du salarié à cette voie de transmission ;

-          Fixent les modalités de la disponibilité du bulletin de paie sous forme électronique ;

-          Précisent l’obligation pour l’employeur, ou son prestataire, de garantir l’accessibilité des bulletins de paie sous forme électronique par le biais du service en ligne associé au CPA ;

 

 1/ Remise du bulletin de paie dématérialisé et droit d’opposition du salarié (D. 3243-7 du code du travail)

Lorsque l’employeur décide de procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, il doit informer le salarié de son droit d’opposition :

-          Par tout moyen conférant « une date certaine », l’information par courrier recommandée avec accusé de réception est donc à privilégier ;

-          Un mois avant la première émission du bulletin de paie sous forme électronique ou au moment de l’embauche.

Ainsi, le salarié peut faire part de son opposition ;

-          Par tout moyen lui conférant une « date certaine,  le courrier recommandé avec accusé de réception est encore une fois à privilégier ;

-          A tout moment, antérieurement ou postérieurement à la première émission du bulletin de paie électronique.

Par conséquent, et à partir du 1er janvier 2017, l’employeur pourra mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie de ses salariés sans obtenir leur autorisation et seule l’opposition explicite du salarié pourra contraindre l’employeur à lui remettre un bulletin de paie sous format papier.

 

2/ Conditions de disponibilité du bulletin de paie dématérialisé (D. 3243-8 du code du travail)

Il appartient à l’employeur d’arrêter les conditions et notamment la durée pendant laquelle il garantit la disponibilité du bulletin de paie sous forme électronique.

Cette durée peut être de cinquante ans ou jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge mentionné au dernier alinéa de l’article L. 1237-5 du code du travail augmenté de 6 ans soit 75 ans.

En cas de cessation d’activité de l’employeur, ou du prestataire assurant la conservation des bulletins de paie dématérialisés pour son compte, les salariés doivent être informés de la fermeture du service de mise à disposition du bulletin de paie au moins trois mois à l’avance afin de pouvoir récupérer les bulletins de paie stockés.

Enfin, les salariés doivent pouvoir récupérer l’intégralité des bulletins de paie à tout moment, sans manipulation complexe ou réplétive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé.

 

3/ Accessibilité du bulletin de paie et CPA (R. 3243-9 du code du travail)

L’accessibilité des bulletins de paie dématérialisés doit être garantie par l’employeur, ou son prestataire, par le service en ligne associé au compte personnel d’activité. 

 

Par Laurent Parras

Avocat au Barreau de Paris