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Fiche pratique Factures, mentions obligatoires

Comment rédiger une facture sans risque ?

Par Modifié le 13-02-2019


A. La facturation est-elle obligatoire ?

L'émission d'une facture par un professionnel est obligatoire pour tout achat de produit ou prestation de services. Sont donc exclues les opérations effectuées par des professionnels pour leurs besoins privés, ainsi que les ventes au détail et les prestations de services faites ou fournies à des particuliers (Bofip).

La facture doit, en théorie être délivrée en deux exemplaires par le professionnel, un pour lui et l'autre destiné au client particulier ou professionnel concerné. En pratique, sous réserve de mandat, il est possible que le particulier (client, tiers) établisse la facture lui-même au nom du vendeur.

Quand la facture est-elle obligatoire ?

L'émission d'une facture est obligatoire pour :

  • les ventes ou prestations de services entre professionnels ;
  • les ventes de marchandises entre un professionnel et un particulier, si celui-ci en fait la demande ou dans le cas d'une vente à distance (vente par correspondance) ;
  • les prestations de services entre un professionnel et un particulier dépassant 25 euros ou si le particulier la demande.

Pourquoi établir une facture ?

La facture a trois finalités distinctes :

  1. c'est un document juridique attestant de la réalité de la transaction entre le vendeur et l'acheteur. En cas de litige, elle peut être présentée devant un juge ;
  2. c'est un document fiscal permettant de mettre en évidence les différentes taxes afférentes à l'opération ;
  3. l'existence d'une trace écrite de chaque transaction permet au vendeur une tenue précise de sa comptabilité

Pour autant la rédaction de la facture doit respecter certaines conditions exigées par la loi afin d'être valable.

B. Quelles sont les mentions obligatoires de la facture relatives aux parties ? 

Une multitude de mentions obligatoires sont prévues par le Code de commerce. Afin de permettre une meilleure lisibilité, il convient de les décomposer comme suit : 

1. Les mentions relatives à l'identité du vendeur ou du prestataire de services : 

  • entrepreneur individuel : nom et prénom suivi éventuellement du nom commercial (y compris pour un artisan micro-entrepreneur) ;
  • société : dénomination sociale de la société (suivi du numéro SIREN ou SIRET), montant du capital social, initiales de la forme sociale ;
  • commerçant : numéro RCS suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d'immatriculation ;
  • artisan : numéro SIREN puis numéro au répertoire des métiers et numéro du département d'immatriculation ;
  • adresse du siège social ;
  • le numéro individuel d'identification à la TVA sauf pour les factures d'un montant total HT inférieur ou égal à 150 euros ;
  • mention de l'assurance souscrite au titre de l'activité : mention concernant les artisans ou les auto-entrepreneurs exerçant une activité artisanale, pour lesquels une assurance professionnelle est obligatoire.

2. Les mentions relatives à l'identité de l'acheteur 

  • nom ou sa dénomination sociale ;
  • adresse du domicile du particulier  ou du siège social ;
  • numéro individuel d'identification à la TVA si le client est un professionnel redevable de la TVA (cette mention ne concerne que les factures d'un montant total HT supérieur à 150 euros).

C. Quelles sont les autres mentions obligatoires de la facture ?

3. Les mentions générales relatives à la facture

  • la date d'émission de la facture ;
  • le numéro de la facture : chaque facture doit avoir un numéro unique, basé sur une séquence chronologique (par exemple : N° 2017-120) ;
  • la date de réalisation de la vente ou de la prestation de services : si elle est différente de la date d'émission ;
  • la date de règlement : date à laquelle le paiement doit intervenir  ;
  • les conditions d'escompte, si la possibilité existe : pour rappel le vendeur peut prévoir un escompte, c'est-à-dire une réduction du prix en cas de paiement anticipé ;
  • le taux des pénalités de retard exigibles en l'absence de paiement à la date de règlement ;
  • l'indemnité forfaitaire de 40 euros pour les frais de recouvrement en cas de retard de paiement ;

4. Les mentions indiquant le détail de la facture

  • la désignation précise de chaque produit ou de la prestation fournie ;
  • le détail des quantités et prix ;
  • le prix unitaire hors TVA du produit vendu ou taux horaire hors TVA de la prestation fournie ;
  • la majoration éventuelle de prix : frais de transports, d'emballage, etc. ;
  • le taux de TVA légalement applicable pour chaque produit ou prestation de services et le montant total de la TVA correspondante ;
  • les éventuelles réductions, rabais, remises ou ristournes sur le prix ;
  • la somme totale à payer hors taxe et toutes taxes comprises (TTC) ;

D. Quelles sont les mentions particulières de la facture ? 

Certaines mentions ne doivent être indiquées que dans certains cas particuliers : 

  • "membre d'une association agréée, le règlement par chèque est accepté" si le vendeur ou prestataire est membre d'un centre de gestion ou d'une association agréée ;
  • "TVA non applicable, art. 293 B du CGI" : le vendeur bénéficiant de la franchise en base de TVA est dispensé du paiement de la taxe TVA. Les entreprises, artisans et commerçants dont le chiffre d'affaires ne dépasse pas certains seuils, fixés par l'administration fiscale, peuvent bénéficier du régime de la franchise en base de TVA ;
  • "autoliquidation" : lorsque l'acquéreur ou le preneur est redevable de la taxe ;
  • "autofacturation" : hypothèse où l'acquéreur ou le preneur émet la facture au nom et pour le compte du vendeur. Dans ce cas un accord entre le vendeur et l'acheteur est nécessaire ainsi qu'une acceptation de chaque facture par le vendeur ;
  • taxe d'eco-contribution : indiquer l'existence et le montant.

Néanmoins cette liste n'est pas exhaustive. Pensez à vérifier que votre activité ne nécessite pas de mentions particulières supplémentaires.

Notre modèle de facture pour n'omettre aucune mention

E. Quelles sont les sanctions de l'absence de facture ou de mention ?

Les infractions en matière de facture font l'objet de sanction fiscales et pénales.

5. Sanctions fiscales

  • la loi prévoit une amende d'une somme de 50% des sommes versées ou reçues en cas de défaut de facturation,  de facture de complaisance et de  facture fictive ;
  • il existe également une amende de 15 euros pour chaque omission ou inexactitude sur la facture. Toutefois en présence de plusieurs omissions ou inexactitudes sur la facture, le montant de l'amende est plafonné à 25% de son montant total ;
  • tout fournisseur qui facture la TVA à un taux erroné ou pour une opération exonérée ou non imposable est redevable de la TVA, sauf erreur de bonne foi avec facture rectificative. 

6. Sanctions pénales 

  • toute infraction à la réglementation en matière de facture est punie d'une amende de 75.000 euros. Par ailleurs, l'amende peut être portée à 50% de la somme facturée ou de celle qui aurait dû être facturée ;
  • les personnes morales encourent une peine d'exclusion des marchés publics pour une durée de 5 ans au plus.

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