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DPAE : le point sur les formalités d'embauche à respecter

a été rédigé par Yoan El Hadjjam, Juriste rédacteur web

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DPAE : le point sur les formalités d'embauche à respecter

aperçu du sommaire du dossier DPAE : le point sur les formalités d'embauche à respecter

Rédigé par Yoan El Hadjjam - Mis à jour le 03 mars 2022

Après avoir mené plusieurs entretiens d’embauche, vous avez trouvé le candidat idéal et vous avez pris la décision de le recruter, félicitations ! Vous allez maintenant devoir réaliser les formalités administratives et déclaratives liées à cette embauche, comme la déclaration préalable à l'embauche (DPAE).

Ces formalités sont à effectuer, que le nouveau salarié soit embauché en CDD (contrat à durée déterminée) ou en CDI (contrat à durée indéterminée)...

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Descriptif du dossier

Après avoir mené plusieurs entretiens d’embauche, vous avez trouvé le candidat idéal et vous avez pris la décision de le recruter, félicitations ! Vous allez maintenant devoir réaliser les formalités administratives et déclaratives liées à cette embauche, comme la déclaration préalable à l'embauche (DPAE).

Ces formalités sont à effectuer, que le nouveau salarié soit embauché en CDD (contrat à durée déterminée) ou en CDI (contrat à durée indéterminée). Vous devez également veiller à bien respecter les délais car toute DPAE tardive, incomplète, ou non réalisée sera susceptible de donner lieu à sanction. Vous vous exposez également à un recours pénal pour travail dissimulé.

Notre dossier vous explique simplement les démarches à entreprendre afin que vous puissiez remplir vos obligations auprès des organismes tels que l’Urssaf.

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Dans quel cas utiliser ce dossier :

Vous êtes employeur et vous avez décidé de recruter de nouveaux salariés. Quelles formalités administratives vous incombent ? Quels documents devez-vous remplir ? Quelles sont les mentions impératives ? À qui et dans quel délai devez-vous les communiquer ? Quels risques encourez-vous à faire une DPAE tardive ? Existe-t-il des particularités quant à l'embauche de certaines catégories de salariés ?

Contenu du dossier :

Vous trouverez dans ce dossier :

  • les formalités déclaratives obligatoires et les délais imposés ;

  • les sanctions attachées au retard ou à la non-production des documents ;

  • la DPAE (définition, contenu, utilité) ;

  • le risque de qualification en travail dissimulé ;

  • le registre unique du personnel (définition, contenu, utilité) ;

  • la visite d’information et de prévention ;

  • la déclaration mensuelle des mouvements de main-d’œuvre ;

  • les formulaires utiles pour l'embauche d'un salarié étranger ;

  • le Titre Emploi-Service entreprise (entreprises concernées, avantage).

Retrouvez également des fiches express récapitulatives et informatives, les Cerfa utiles et des questions-réponses pour vous guider dans vos démarches !


Les notions clés abordées dans ce dossier :

Illustration dossier
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DPAE

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Formulaire DPAE

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Formalités liées à l’embauche

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Sanctions

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URSSAF

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Embaucher un salarié

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DPAE définition

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Déclaration préalable à l'embauche

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Travail dissimulé

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Délais

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TESE

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Visite médicale d'embauche

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DPAE en ligne

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Visite médicale

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Déclaration embauche

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Registre unique du personnel

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Titre emploi service entreprise

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Visite d'information et de prévention


Le plan du dossier

  • I. La déclaration préalable à l’embauche

  • Qu’est-ce que la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ?

  • Quelle est l'utilité de la déclaration préalable à l’embauche ?

  • Pour quel type d’embauche dois-je réaliser une déclaration préalable ?

  • J'ai conclu un nouveau CDD avec mon salarié. Dois-je à nouveau effectuer une DPAE ?

  • Un stagiaire rejoint l'entreprise. Dois-je réaliser une DPAE ?

  • Puis-je attendre que le salarié finisse sa période d'essai avant de réaliser la DPAE ?

  • Quelles informations dois-je fournir lorsque je réalise la déclaration d’embauche ?

  • Dans quels délais dois-je transmettre la déclaration d’embauche à l’Urssaf ?

  • À quel organisme dois-je adresser la DPAE ?

  • Comment dois-je transmettre la déclaration préalable à l’embauche d’un salarié ?

  • Puis-je envoyer la DPAE par email ?

  • Puis-je modifier ou supprimer une DPAE que je viens d'envoyer ?

  • Comment faire si je souhaite faire la déclaration d’embauche à l’aide du formulaire papier ?

  • Dois-je informer le salarié de l’accomplissement de la déclaration préalable d’embauche ?

  • Lors d’un contrôle, je ne suis pas en mesure de produire les justificatifs de la déclaration d’embauche. Qu’est-ce que je risque ?

  • Quelles sanctions j'encours si je n’ai pas fait la déclaration préalable à l’embauche ?

  • Qu'est-ce que le travail dissimulé ?

  • Quels sont les risques encourus par l’employeur en cas de recours au travail dissimulé ?

  • II. Le registre unique du personnel

  • Qu’est-ce que le registre unique du personnel ?

  • Quelles sont les entreprises concernées par la tenue d’un registre unique du personnel ?

  • À quel niveau de l'entreprise dois-je mettre en place un registre unique du personnel ?

  • Quels sont les travailleurs qui doivent figurer dans le registre unique du personnel ?

  • Quelles mentions obligatoires contient le registre du personnel ?

  • À quels moments dois-je compléter le registre unique du personnel ?

  • Sur quel support présenter le registre unique du personnel ?

  • Combien de temps dois-je conserver les données portées au registre unique du personnel ?

  • Qui a accès au registre du personnel ?

  • Quelle sanction en cas de non-respect du registre unique du personnel ?

  • III. Les autres formalités et particularités liées à l'embauche

  • Qu'est-ce que la visite médicale d'embauche ?

  • Quelles sont les formalités supplémentaires qui s'appliquent aux établissement industriels et commerciaux lors d'une première embauche ?

  • Puis-je embaucher un mineur de moins de 16 ans pour la période des vacances scolaires ?

  • Qu’est-ce que le Titre Emploi-Service Entreprise (TESE) ?

  • Quelles entreprises peuvent utiliser le Titre Emploi-Service Entreprise (TESE) ?

Ce dossier contient également

fiche-express

3 Fiches express

fiche-express

5 Formulaires CERFA


La question du moment

J'ai conclu un nouveau CDD avec mon salarié. Dois-je à nouveau effectuer une DPAE ?

Non ! 

La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) concerne toute nouvelle embauche dans l'entreprise (1).

Par conséquent, dans le cadre de contrats de travail successifs, s'enchaînant sans interruption chez un même employeur, une nouvelle DPAE n'est pas nécessaire.

Celle effectuée lors de l'embauche suffit. C'est notamment le cas lorsqu'un salarié en contrat d'apprentissage dans une entreprise est embauché directement en CDI à la fin de son contrat d'apprentissage sans interruption.

En revanche, si le nouveau contrat est conclu quelques temps après le précédent (par exemple quelques semaines ou quelques mois après), l'employeur doit se soumettre à une nouvelle formalité déclarative.


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Le mot de l'auteur

Le 03/03/2022

Selon les données de l'Urssaf, environ 6,8 millions de DPAE ont été communiquées en 2021, dont 1,2 millions pour des postes en CDI.

Le 07/09/2021

Toute embauche doit être précédée d'une déclaration préalable à l'embauche (DPAE). Un oubli d'envoi, une déclaration tardive font, notamment, courir un risque financier et pénal pour l'employeur. Seule la responsabilité de l'employeur est engagée même si elle résulte de la négligence d'un tiers (Cass. crim., 7 mai 2019, n° 18-83552).



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  • le 23/07/2017

    Les documents obtenus me procurent une base de travail


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