Frais professionnels, toute la procédure : tickets restaurant, frais kilométrique...

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Frais professionnels, toute la procédure : tickets restaurant, frais kilométrique...

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Rédigé par Ablaye Ndour

Mis à jour le 18 août 2022

Employeur

Professionnel


Frais professionnels : tickets restaurant, frais de déplacement, barème kilométrique... comment les calculer et les rembourser ?

Le code du travail ne donne pas de définition des frais professionnels, mais ils se définissent comme les dépenses qui peuvent être engagées par votre salarié dans l’exercice de son activité (repas, déplacement professionnel, logement, utilisation du véhicule personnel, etc.).

En tant qu’employeur, la charge de ces dépenses vous...

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Frais professionnels : tickets restaurant, frais de déplacement, barème kilométrique... comment les calculer et les rembourser ?

Le code du travail ne donne pas de définition des frais professionnels, mais ils se définissent comme les dépenses qui peuvent être engagées par votre salarié dans l’exercice de son activité (repas, déplacement professionnel, logement, utilisation du véhicule personnel, etc.).

En tant qu’employeur, la charge de ces dépenses vous incombe.

Comment procéder au paiement des différents frais professionnels ? De quelle manière les déclarer (frais réels ou forfait) ? Quelles sont les règles de prise en charge ? Quels sont les barèmes applicables (barèmes kilométriques, frais de repas...) ? Faut-il appliquer des charges sociales ? Comment calculer les frais de déplacement professionnel ?

Nous vous aidons à répondre à toutes ces interrogations.

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Les notions clés abordées dans ce dossier :

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Frais professionnels

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Barème kilométrique

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Télétravail

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Entretien des vêtements

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Frais de déplacement

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Frais réels ou forfait

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Exonérations de charges sociales

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Quels sont les frais professionnels déductibles ?

En tant qu’employeur, toutes les dépenses engagées par votre salarié ne sont pas nécessairement à votre charge. Pour ce faire, il est nécessaire qu’elles aient été supportées pour les besoins de l’activité et dans l’intérêt de l’entreprise.

Les frais professionnels peuvent être remboursés de manière forfaitaire ou en fonction des frais réels engagés par le salarié. Dans quels cas une pièce justificative est-elle obligatoire (facture, note de frais, etc.) pour le salarié ? Les sommes versées par l'entreprise en remboursement des frais professionnels sont-elles soumises à charges sociales ?

Contenu du dossier :

Ce dossier contient les éléments dont vous avez besoin pour calculer et rembourser les frais professionnels à vos salariés :

  • choix du mode de remboursement (au réel ou au forfait) ;
  • exonération de charges sociales ;
  • remboursement des frais de transport domicile/lieu de travail du salarié (véhicule personnel, transports en commun, véhicule électrique ou hybride, frais de stationnement, frais de carburant, etc.) ;
  • prise en charge des frais de repas et restauration (prime de panier, indemnité de frais de repas, titres restaurant, etc.) ;
  • remboursement des autres frais professionnels (situation de télétravail, frais de déplacement professionnel, frais d'hébergement, etc.) ;
  • etc.

Le plan du dossier

  • I - Comment fonctionnent les frais professionnels ?

  • Comment calculer les frais réels ?

  • Les sommes versées au salarié pour le remboursement des frais professionnels sur la base de frais réels sont-elles soumises à charges sociales ?

  • Puis-je verser au salarié une somme globale comprenant sa rémunération et le remboursement des frais professionnels ?

  • Comment rembourser les frais professionnels sur la base d’un forfait ?

  • Quelles sont les conditions à respecter pour opter pour un remboursement forfaitaire ?

  • Les sommes versées au salarié pour le remboursement des frais professionnels sur la base d’un forfait sont-elles soumises à charges sociales ?

  • L'usage d'un smartphone fait-il partie des frais professionnels ?

  • II - Les frais de transport

  • L'employeur doit-il participer aux frais de transport en commun de ses salariés ?

  • La prise en charge des frais de transport en commun de mes salariés est-elle soumise à cotisations sociales ?

  • L’employeur peut-il être tenu de participer à la prise en charge de plusieurs abonnements liés au transport public pour un même salarié ?

  • Mon salarié travaille à mi-temps, la prise en charge de sa carte de transports collectifs est-elle réduite de moitié ?

  • Suis-je tenu de prendre en charge les frais de trajet domicile – lieu de travail lorsque le salarié utilise son véhicule personnel ?

  • Mon salarié utilise un vélo pour faire ses trajets domicile – lieu de travail, dois-je lui verser une indemnité ?

  • Qu’entend-on par grands déplacements ?

  • Dois-je prendre en charge les frais de restauration lorsque mon salarié est en petit déplacement ?

  • III - Les indemnités de repas

  • L'employeur doit-il participer aux frais de repas de ses salariés ?

  • Quelles sont les modalités de mise en place de titres-restaurant ?

  • IV - Un abattement pour l’employeur

  • Qu’est-ce que l'abattement pour frais professionnels ?

  • Comment faire pour choisir la déduction forfaitaire spécifique ?

  • Comment calculer la déduction forfaitaire ?

  • V - Les autres frais professionnels

  • A quoi correspondent les frais de mobilité professionnelle ?

  • Quelles sont les dépenses qui peuvent être prises en compte au titre de la mobilité ?

  • Comment prendre en charge les frais d’entretien de la tenue de travail ?

  • Comment prendre en charge les frais professionnels d’un salarié qui travaille à domicile ?

  • Comment prendre en charge les frais professionnels d’un salarié qui fait du télétravail ?

  • Les frais professionnels doivent-ils être maintenus lorsque le salarié est absent ?

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La question du moment

A quoi correspondent les frais de mobilité professionnelle ?

Les frais de mobilité professionnelle correspondent aux dépenses engagées par le salarié lorsque celui-ci se trouve dans l'obligation de modifier son lieu de résidence en raison d'un changement de lieu de travail (mutation au sein de l'entreprise, changement temporaire de lieu de travail imposé par l'employeur ou sollicité par le salarié, etc.).

Une distance minimale de 50 kilomètres et entraînant un temps de trajet aller-retour au moins égal à 1h30 est nécessaire pour caractériser la mobilité du salarié ; lorsque le critère de distance n'est pas rempli, le trajet aller-retour doit être au moins égal à 1h30, et ce quel que soit le mode de transport (1).

Ces frais de mobilité ont le caractère de frais professionnels lorsque l'employeur les prend en charge ; le remboursement au salarié est donc exonéré de charges sociales. L'Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales (Urssaf) impose cependant que ces remboursements soient effectués sur la base des dépenses réellement engagées par le salarié et sur présentation des justificatifs.

Le mot de l'auteur

Le 18/08/2022

Les juges qualifient les frais professionnels d'indemnités représentatives de frais et non de rémunération de la prestation de travail. Cela signifie qu'il est important de prendre connaissance des conditions de qualification de ces dépenses de frais professionnels et des conditions d'exonération. Notre dossier est là pour souligner les points de vigilance !

Le 20/09/2021

Un communiqué de presse du 24 août 2021 prévoit que le plafond journalier des tickets-restaurant restera à 38 euros jusqu'au 28 février 2022 (il devait de nouveau passer à 19 euros au 1er septembre 2021). Un décret est attendu et devrait paraître sous peu.

Le 20/09/2021

Le remboursement des frais professionnels sur une base forfaitaire est exonéré de cotisations sociales dans le respect de certains plafonds selon la nature de la dépense. Ce dossier vous présente notamment les plafonds sur lesquels votre attention doit être portée.

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Ablaye Ndour Juriste

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Note moyenne sur 2 avis

  • le 15/03/2022

    Très bon rapport qualité-prix. informations très bien organisées et faciles à comprendre.

  • le 25/02/2020

    Dossier très complet et bien construit, clair précis

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