Frais de déplacement, frais professionnels : tout savoir pour bien se faire rembourser

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Frais de déplacement, frais professionnels : tout savoir pour bien se faire rembourser

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Rédigé par L'équipe Juritravail

Mis à jour le 24 juin 2021

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Vous souhaitez être remboursé de vos frais professionnels ? Les frais de déplacement, de transport et autres frais comme ceux de repas et d'hébergement sont strictement réglementés par la loi. Notre dossier vous explique le calcul de ces frais et comment demander les remboursements à votre employeur.... Lire la suite

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En bref

Votre activité professionnelle en tant que salarié vous oblige à effectuer des déplacements à l’occasion desquels vous utilisez divers moyens de locomotion. Vous pouvez être amené à faire des trajets entre votre domicile et votre lieu de travail, des visites chez vos clients ou entre plusieurs établissements de votre entreprise, ou encore à vous rendre à des réunions professionnelles ponctuelles.
 

À ce titre, vous engagez des dépenses, que ce soit pour l'entretien de votre véhicule, ou pour faire face aux frais de déplacement (exemple : frais de repas pris hors de chez vous ou encore si vous dormez à l'hôtel).
 

De plus, avec la crise sanitaire, le télétravail a connu un essor important pouvant également engendrer, pour le salarié, des frais professionnels divers. 
 

L’ensemble de ces frais peut être considérable, et vous ne savez pas à qui incombe la prise en charge. Au salarié ou à l’employeur ?
 

Si votre employeur doit contribuer, doit-il avancer ces frais ou vous les rembourser ? Le remboursement a-t-il lieu sous forme de forfait (somme définie à l'avance et versée sans avoir à justifier des frais) ou bien l'employeur doit-il tenir une comptabilité détaillée ? Le remboursement est-il soumis à la présentation de factures et de tickets justificatifs ? Qu’en est-il de la prise en charge des frais professionnels de télétravail ?
 

Ce dossier répond à vos multiples interrogations afin de faire valoir vos droits.

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Vous êtes commercial et sillonnez la France, ou alors vous êtes contraint de dormir à l'hôtel en raison de vos multiples chantiers. Vous mangez souvent dehors avec des clients, ou êtes beaucoup plus en télétravail, si ce n’est tout le temps depuis la crise sanitaire. 

Qui doit payer les frais de transport ? Tous les frais peuvent-ils être remboursés ou seule une partie d’entre eux ? Vous avez préféré une chambre d’hôtel plus coquette et plus confortable, le surcoût vous sera-t-il imputé ? L’achat d’un bureau et l’utilisation de votre connexion internet personnelle font-ils partie des frais professionnels de télétravail indemnisables ?

Vous pouvez obtenir le remboursement de ces frais par différents moyens. Nous vous expliquons comment et sous quelles conditions faire cette demande, mais également comment calculer lesdits frais, décompter ceux liés au trajet domicile-lieu de travail.

Contenu du dossier :

Ce dossier aborde les points suivants :

  • la prise en charge des frais de déplacements professionnels ;
  • les conditions du remboursement des frais de transport ;
  • la définition de la notion de note de frais ;
  • le remboursement des frais professionnels au réel ;
  • la prime de transport ;
  • les avantages en nature ;
  • l’indemnité kilométrique ;
  • la déduction d’impôts sur les frais professionnels ; 
  • le “forfait mobilités durables”
  • les frais professionnels de télétravail ;
  • etc.

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Les notions clés abordées dans ce dossier :

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Frais professionnels

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Note de frais

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Remboursement

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Frais de transport

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Indemnité kilométrique

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Dépenses professionnelles

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Employeur

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Déduction d’impôts

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Abonnement aux transports publics

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Télétravail

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Forfaits mobilités durables

Le plan du dossier

  • Je travaille sur plusieurs sites. Ai-je droit à une indemnisation pour les déplacements effectués sur les différents sites ?
  • Quelles sont les nouvelles modalités de remboursement des frais de déplacement domicile-travail ?
  • Mes frais professionnels peuvent-ils être déduits de mes impôts sur le revenu ?
  • Comment suis-je remboursé de mes frais professionnels ?
  • Est-ce qu'une note de service permet de rembourser les frais professionnels du salarié ?
  • Des réunions sont organisées fréquemment le lundi au siège de la société. Pour être à l'heure, je dois partir le dimanche soir. Puis-je demander la rémunération de ce temps de déplacement ?
  • Je dois prendre ma voiture pour me rendre au travail, mon employeur doit-il prendre en charge une partie de mes frais de carburant ?
  • J’ai des avantages en nature, mon employeur peut-il les supprimer sans mon accord ?
  • Mon travail m’oblige à effectuer de nombreux déplacements. Mon employeur prend en charge mes notes de frais (repas / hôtel). Doit-il, en plus, me verser une indemnité de déplacement ?
  • Que sont les avantages en nature, qui peut en bénéficier ?
  • Mon employeur refuse de me rembourser une note de frais. Que faire ?
  • Mon employeur peut-il décider en toute liberté du remboursement de mes frais professionnels ?
  • Combien de temps dispose un salarié pour fournir les justificatifs de ses frais professionnels ?
  • Dans quel cas mon employeur peut-il refuser de prendre en charge une partie de mes frais d’abonnement aux transports publics ?
  • Comment puis-je bénéficier d’une prime de transport à la charge de mon employeur pour mes trajets domicile-travail ?
  • Quels sont les salariés concernés par la prime de transport ?
  • Quelle peut être la prise en charge par mon employeur des frais kilométriques ?
  • Quelle peut être la prise en charge par mon employeur des frais de repas ?
  • Quelle peut être la prise en charge par mon employeur des frais d’hébergement ?
  • Qu’est-ce que le “forfait mobilités durables” ?
  • Quelle est la prise en charge par l’employeur des frais professionnels de télétravail ?
  • Quels sont les frais de télétravail déductibles ?

Ce dossier contient également

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1 Fiche express

La question du moment

Quelle est la prise en charge par l’employeur des frais professionnels de télétravail ?

Suite à la crise sanitaire qui a débuté en mars 2020, le télétravail a connu un essor considérable. En France, le télétravail désigne une organisation spécifique du travail, qui consiste pour le télétravailleur :

  • à exercer, de façon régulière et volontaire hors des locaux de l'entreprise, un travail qui aurait pu être effectué dans ces locaux ;
  • à travailler en utilisant les technologies de l'information et de la communication (ordinateurs fixes et portables, Internet, téléphonie mobile, tablette, fax, etc.).

Le télétravail peut générer pour le salarié des frais professionnels supplémentaires, pouvant être déductibles de l'impôt sur le revenu. Dans ce cadre, deux cas de figure s'offrent au salarié : 

  • soit il a perçu une allocation de l'employeur
  • soit il n'a pas reçu d'allocation de l'employeur. 

 > L'employeur verse une allocation destinée à couvrir les frais de télétravail : 

En effet, l'employeur a la possibilité de verser au salarié des allocations, couvrant les frais de télétravail à domicile. Ces allocations peuvent prendre la forme :

  • d'indemnités ; 
  • de remboursement forfaitaire ;
  • de remboursement de frais réels. 

À noter : les allocations versées par l'employeur, quelle que soit leur forme, seront toujours exonérées d'impôts sur le revenu

Quand l'employeur verse une allocation pour des frais de télétravail, elle est présumée être utilisée conformément à son objet à hauteur de 10 € par mois pour un salarié effectuant un jour de télétravail à domicile par semaine. Cette allocation forfaitaire passe à 20 € par mois pour un salarié effectuant deux jours de télétravail par semaine. Si au cours d'un même mois le nombre de jours de télétravail hebdomadaire varie, il est admis que les allocations forfaitaires ont été utilisées conformément à leur objet à hauteur de 2,50 € par jour de télétravail pour le mois considéré (1).

Attention, l'allocation forfaitaire n'est pas une obligation mais bien une tolérance qui n'est pas opposable à l'employeur. L'URSSAF précise que, si l'allocation forfaitaire est prévue par la convention collective de branche, l'accord professionnel ou interprofessionnel ou un accord de groupe, elle est alors exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite des montants prévus par accord collectif, dès lors que l'allocation est attribuée en fonction du nombre de jours effectivement télétravaillés.

> L'employeur ne verse pas d'allocations destinées à couvrir les frais de télétravail : 

Dans ce cas, le salarié peut déclarer les frais engendrés par le télétravail afin de bénéficier d'une déduction d'impôts. 

Le salarié peut opter pour la déduction au réel des frais professionnels de télétravail. Dans ce cas, il pourra déduire ces frais à hauteur de 2,5 € par jour de télétravail (12,5 € par semaine ; 50 € par mois ou 550€ par an). Cependant, et si cela est plus favorable, le salarié peut déduire les frais de télétravail qu'il a engagés en 2020 pour leur montant exact (1)

À noter : si le salarié opte pour les frais réels, il devra être en mesure de pouvoir justifier ces frais auprès de l'administration fiscale en cas de contrôle. 

Si le salarié n'opte pas pour les frais réels, il ne sera pas en mesure de déduire les frais liés au télétravail. Mais il bénéficie dans ce cas de l'abattement de 10%, automatiquement calculé par l'administration fiscale sur les montants déclarés en traitements et salaires (2).

Le mot de l'auteur

Le 24/06/2021

Les frais professionnels sont des frais engagés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur. Si certains frais doivent obligatoirement être remboursés, pour d'autres frais ce n'est pas une obligation. De plus, le gouvernement a mis en oeuvre une nouveauté, afin d'encourager le recours à des transports plus propres à la sortie du confinement, le "forfait mobilités durables''. Et enfin, ce dossier met en lumière les frais professionnels inhérents au télétravail.

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Note moyenne sur 1 avis

  • le 02/02/2024

    Parfait

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