BDESE : quel est son contenu et qui peut y accéder ?

Qu'est-ce-que la BDESE ? Définition 

Comme son nom l'indique, la BDESE est un document unique qui rassemble un ensemble de données sur l'activité de l'entreprise.

La BDESE rassemble les données nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l'employeur met à disposition du Comité social et économique (CSE).

En effet, les données contenues dans la BDESE sont essentielles à l'information du CSE dans le cadre de ses trois grandes consultations obligatoires, à savoir :

• la consultation sur la situation économique et financière de l'entreprise ;
• la consultation sur les orientations stratégiques ;
• et celle sur la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi.

La BDESE permet ainsi aux représentants du personnel de réaliser un certain nombre d'analyses au regard des informations qu'elle contient comme l'analyse de l'égalité professionnelle ou de la politique générale en matière d'investissement.

Les données contenues dans la BDESE ne portent pas uniquement sur l'année en cours.

L'organisation et le contenu de la BDESE est négociable par accord d'entreprise. En l'absence d'accord collectif, le Code du travail prévoit l'organisation des différentes rubriques de la BDESE.

Pour quelles entreprises la mise en place de la BDESE est-elle une obligation ?

La BDESE est obligatoire dans les entreprises d'au moins 50 salariés. Sa mise en place et mise à jour incombe à l'employeur (1).

Le défaut de mise en place de la base peut constituer un délit d'entrave exposant l'employeur à (2) : 

• 1 an d'emprisonnement et 7.500 euros d'amende, s'il s'agit d'une personne physique ;
• 37.500 euros d'amende s'il s'agit d'une personne morale.

Les peines d'amende peuvent être doublée en cas de récidive.

La négociation d'un accord BDESE est-elle obligatoire ? 

La BDESE peut être mise en place par un accord collectif d'entreprise.

Néanmoins, selon un arrêt rendu par la Cour de cassation le 4 octobre 2023, la négociation d'un accord avec les organisations syndicales ou avec le CSE n'est pas obligatoire (3).

D'après les juges, puisque le contenu de la BDESE est, en l'absence d'accord, déterminé par le Code du travail, la négociation préalable d'un accord collectif ne présente pas de caractère obligatoire.

Autrement dit, l'employeur n'a pas l'obligation de négocier un accord d'entreprise pour définir l'organisation, l'architecture, le contenu et les modalités de la BDESE.

En l'absence d'accord négocié, c'est le Code du travail qui prévoit les dispositions légales applicables en matière de BDESE.

Quel support pour la BDESE ?

Support papier ou logiciel : que dit le Code du travail ?

Un accord collectif peut imposer des règles quant au support de la BDESE. 

En l'absence d'accord collectif (4) :

• en dessous de 300 salariés, la BDESE peut être tenue sur support papier ou sur support informatique ;
• à partir de 300 salariés, le support informatique est obligatoire.

Quand et comment mettre à jour la BDESE ?

La BDESE doit être mise à jour régulièrement par l'employeur.

Lors de la mise à jour de la BDESE, l'employeur doit en informer les personnes qui ont un droit d'accès à la base et donc le CSE.

La mise à disposition et l'actualisation régulière, dans la BDESE, des éléments d'information transmis de manière récurrente au CSE valent communication des rapports et informations aux membres du comité (5).

Lorsque la BDESE est incomplète, le CSE a la possibilité de saisir le Tribunal judiciaire afin qu'il ordonne la communication des éléments manquants.

Quel est le contenu de la BDESE 

Le bilan social est-il intégré dans la BDESE ?

Le bilan social était un document annuel qui récapitulait, dans les entreprises de plus de 300 salariés, les principales données chiffrées de l'entreprise dans le domaine social sur l'année en cours et les deux années précédentes ayant trait à (6) : 

• emploi ;
• rémunérations ;
• conditions de travail ;
• formation ;
• relations professionnelles.

Depuis le 1er janvier 2016, le bilan social n'existe plus en tant que document autonome. Il est désormais intégré directement dans la BDESE : son contenu reste inchangé, il est simplement centralisé dans la BDESE (7). L'employeur met ainsi les données du bilan social à disposition du CSE via la BDESE.

10 thèmes obligatoires dans la BDESE

Lorsque la BDESE n'est pas mise en place par accord collectif, son contenu est précisé par le Code du travail.

L'organisation du contenu de la BDESE se fait autour de 10 thèmes obligatoires afin d'en faciliter la lisibilité.

Il s'agit notamment (8) :

• de l'investissement social ( développement des compétences, formation, amélioration des conditions de travail, etc ) ;
• de l'investissement matériel et immatériel (dépenses consacrées à l'acquisition d'actifs physiques : équipements, machines, immobilier, et incorporels : brevets, logiciels, fonds de commerce, nécessaires à l'activité de l'entreprise) ;
• des fonds propres ; 
• de l'endettement ;
• des flux financiers à destination de l'entreprise (aides publiques, crédit d'impôt, etc.) ;
• des activités sociales et culturelles ;
• des conséquences environnementales de l'activité de l'entreprise ;
• de l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes (égalité de rémunération, évolution des taux de promotion respectifs des femmes et des hommes par métiers) ;
• l'ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants ;
• la rémunération des financeurs.

BDESE et effectif : un contenu différent selon la taille de l'entreprise

Selon l'effectif de l'entreprise, le contenu de la BDESE est différent, celles de plus de 300 salariés ayant davantage de données à fournir.

Si votre entreprise compte au moins 50 salariés, vous devez obligatoirement publier l'index relatif aux écarts de rémunération entre les femmes et les hommes, de votre entreprise. Cette démarche s'inscrit dans le cadre de l'égalité de salaire femmes/hommes en entreprise. 

Informations sur la rémunération des salariés dans la BDESE

Le volet social de la base de données a son importance, notamment dans le cadre de la consultation sur la politique sociale de l'entreprise. C'est pourquoi de nombreuses informations relatives aux salaires et aux divers éléments de rémunérations des salariés doivent être intégrées dans la BDESE.

Toutes les entreprises, peu importe qu'elles comptent plus ou moins  de 300 salariés, doivent communiquer les éléments relatifs aux frais de personnels. Il s'agit là du total des rémunérations (salaires, prime, etc.) versées aux salariés de l'entreprise et des avantages en nature (cotisations sociales comprises).

Chaque employeur doit, en outre, intégrer les données relatives à l'épargne salariale. Ainsi, il convient de mentionner le montant global versé au titre de la participation et de l'intéressement, ainsi que le montant moyen de l'épargne salariale par salarié.

Pour les entreprises d'au moins 300 salariés, le pourcentage de parts du capital de l'entreprise détenues par les salariés via un système de participation (achat d'action, PEE, etc.) doit être précisé.

Pour les entreprises d'au moins 300 salariés, il convient également d'indiquer le montant global des dix plus hautes rémunérations versées dans l'entreprise et le nombre de femmes qui y figurent.

La présentation doit être faite de manière à démontrer les évolutions salariales par catégorie professionnelle (cadre, agent de maîtrise, employé, ouvrier) et par sexe, ou pour les entreprises d'au moins 300 salariés, par tranches d'âges et par niveau ou coefficient hiérarchique.

Ainsi, les représentants du personnel vont pouvoir analyser la situation, voir notamment les écarts de salaires et avoir une vision globale de l'égalité professionnelle au sein de leur entreprise.

Informations sur la rémunération des dirigeants dans la BDESE

En plus des rémunérations des salariés, doit y apparaître l'évolution des rémunérations des dirigeants de la société. Cela permettra de vérifier si l'évolution est proportionnée par rapport à celle de la masse salariale.

Il s'agit, dans les entreprises de plus de 300 salariés, des rémunérations des dirigeants mandataires sociaux selon la présentation du rapport de gestion annuel si l'entreprise est soumise à cette obligation (9).

Désormais, les entreprises de plus de 1000 salariés doivent indiquer les écarts de répartition entre les femmes et les hommes parmi les cadres et les instances dirigeantes de l'entreprise (10).

BDESE : les indicateurs environnementaux de la BDESE

Les employeurs doivent dorénavant informer et consulter le CSE sur les conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise, notamment lors des consultations ponctuelles et récurrentes.

En pratique, cela impose à l'employeur de réfléchir en amont aux conséquences de ses décisions sur le climat et l'environnement et de communiquer les informations nécessaires au CSE, qui doit rendre un avis éclairé sur le projet au regard de la transition écologique.

Depuis la Loi Climat et Résilience, la BDES (Base de Données Economiques et Sociales) intègre une dimension environnementale. Elle est devenue la BDESE (Base de Données Economiques, Sociales et Environnementales).

C’est pourquoi, la BDESE servant de support au CSE lors des consultations obligatoires, elle inclut désormais les données sur les conséquences environnementales de l'activité de l'entreprise.

Cela concerne aussi bien la BDESE conventionnelle (négociée par accord collectif) que la BDESE supplétive (en l'absence d'accord).

La BDESE doit contenir des données relatives :

• à la politique générale de l'entreprise en matière environnementale : cette rubrique traite de l’organisation de l'entreprise pour prendre en compte les questions environnementales et, le cas échéant, les démarches d'évaluation ou de certification en matière d'environnement ;
• à l'économie circulaire : cette rubrique contient des indicateurs relatifs à la prévention et à la gestion de la production des déchets dans un souci d'évaluation de la quantité de déchets dangereux, à l’utilisation durable des ressources (consommation d'eau et consommation d'énergie);
• au changement climatique : cette rubrique comprend notamment des indicateurs relatifs à l'identification des postes d'émissions directes de gaz à effet de serre produites par les sources fixes et mobiles nécessaires aux activités de l'entreprise et, l'évaluation du volume de ces émissions, le cas échéant.

À noter : pour les entreprises de plus de 300 salariés, le contenu environnemental de la BDESE est lié à l'obligation ou non d'établir une déclaration de performance extra-financière (DPEF), telle que prévue par la partie réglementaire du Code du travail.

Or, depuis le 1er janvier 2025, la DPEF disparaît au profit du rapport de durabilité, issu de la directive européenne CSRD. Les articles R. 2312-8 et R. 2312-9 du Code du travail n'ont pas encore été mis à jour en conséquence, une modification est attendue, sans calendrier précis à ce jour.

Quels documents l'expert-comptable du CSE peut-il demander en plus de la BDESE ? 

Dans le cadre de la consultation sur la politique sociale, les conditions de travail et l'emploi ou encore sur les orientations stratégiques de l'entreprise, un avis doit être rendu lors des réunions du CSE.

Pour cela, la BDESE va servir de support. Cependant, il n'est pas forcément aisé au regard de la multitude d'informations contenu de la BDESE, d'appréhender toutes les données que celle-ci contient.

Par ailleurs, le CSE peut considérer, au regard de la situation de l'entreprise, qu'il lui faut des informations complémentaires et demander la communication des éléments manquants.

S'il se heurte à des difficultés pour les obtenir ou tout simplement, s'il en éprouve le besoin, le CSE peut demander l'assistance d'un expert-comptable.

En tant que spécialiste, celui-ci va mettre en parallèle les données de l'année en cours, celles des années précédentes avec les perspectives de l'entreprise. Il peut communiquer aux élus les informations sur la méthodologie utilisée pour appréhender l'ensemble de ces données et les traduire en langage plus abordable pour les représentants du personnel.

En outre, l'expert-comptable va pouvoir demander à l'employeur la communication des éléments manquants nécessaires à la bonne réalisation de sa mission. Dans ce cas, l'employeur doit lui fournir toutes les informations nécessaires à l'exercice de son mandat.

L'employeur peut donc être amené à communiquer des fichiers et des informations individualisés à l'expert-comptable en plus de la BDESE (11) sans porter atteinte aux intérêts individuels des salariés concernés.

📌 Exemple :

Il peut réclamer les déclarations sociales nominatives des salariés. Celles-ci détaillent les rémunérations individuelles de l'ensemble des salariés de l'entreprise (12).