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Pause et frais de repas

La pause et les frais de repas

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La question du moment

Comment suis-je remboursé de mes frais professionnels ?

La réponse

Les frais professionnels sont des charges de caractère spécial, inhérentes à la fonction ou à l'emploi du salarié, que celui-ci supporte au titre de l'accomplissement de ses missions.

En tant que dépenses supplémentaires exceptionnelles et exposées par le salarié dans le cadre de l'exécution de ses missions, le salarié a droit à un remboursement de ces frais par son employeur. Le remboursement des frais par l'employeur est imposé dans la plupart des cas, par la convention collective, un usage ou le contrat de travail. Ces plafonds de remboursement sont actualisés tous les ans afin d'éviter les excès

Les frais professionnels sont exonérés de cotisations sociales et d'impôts dans certaines limites appelées "allocations forfaitaires". Or, l'employeur est tenu de rembourser même si le montant du remboursement le conduit à dépasser le seuil d'exonération (1).
Il faut veiller à toujours pouvoir justifier les dépenses effectuées pour les besoins de l'activité (notes de restaurants, facture pour achat d'outillage, etc). Il convient de se conformer au délai fixé par la note de service pour obtenir le remboursement de ces frais.

Aucune liste complète des frais professionnels ne peut être proposée, chaque frais engagés par le salarié devant être examinés avant de recevoir ou non la qualification de frais professionnel.
Voici les situations les plus fréquentes :

- le salarié est envoyé en mission par l'entreprise. Sont professionnels les frais de repas, de voyage, de déplacement sur le lieu de mission, d'hôtellerie, de communication avec l'entreprise.

- l'employeur impose au salarié de se restaurer au sein de l'entreprise pour des raisons d'organisation du travail (travail en équipe, en continu). Une indemnité plafonnée est allouée pour le surcoût représenté par l'impossibilité pour le travailleur de retourner se restaurer chez lui.

- le salarié travaille en région parisienne et doit prendre les transports en commun pour se rendre sur son lieu de travail. L'employeur est dans l'obligation de prendre en charge 50 % des frais de transport (carte orange la plupart du temps).

- le salarié ne travaille pas en région parisienne. Le remboursement de tout ou partie des frais de transport entre son domicile et son lieu de travail n'est qu'une faculté, non une obligation.

- le salarié est un télétravailleur. Il peut faire prendre en charge par son entreprise les frais d'installation d'un local à usage professionnel ainsi que les frais liés à la fourniture et l'installation du matériel informatique.

De nombreuses autres situations pouvant être examinées, les plafonds de prise en charge étant à chaque fois modifiés : déplacements de longue durée, en métropole, dans les DOM-TOM, à l'étranger, utilisation de biens personnels à usage professionnel, déménagement en France et à l'étranger.

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