Frais professionnels : tout savoir pour bien se faire rembourser

Les frais professionnels s'entendent des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l'emploi du travailleur salarié, que celui-ci supporte au titre de l'accomplissement de ses missions.

Les frais professionnels sont des frais engagés :

• par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle ;
• et dans l'intérêt de l'employeur.

Ils doivent donc lui être remboursés (1). Une clause contraire insérée dans le contrat de travail serait réputée non écrite (2).

Le contrat de travail peut prévoir les modalités de remboursement de ces montants. Cette indemnisation peut également être régie par les usages, les conventions collectives ou les accords d'entreprise.

Le remboursement des frais professionnels peut être réalisé :

• soit sous la forme du remboursement des dépenses réellement engagées par le salarié (frais réels) ;
• soit, si le recours à cette modalité d’évaluation est autorisé, sur la base d’un versement d’allocations forfaitaires.

À noter : l'employeur peut aussi décider de verser au salarié, une somme forfaitaire fixée à l'avance et s'ajoutant à la rémunération : dans ce cas, le salarié conserve la charge des frais professionnels qu'il a engagés. 

Ce mode de prise en charge n'est admise si la somme perçue au titre des frais professionnels n'est pas manifestement disproportionnée par rapport aux frais réels, est fixée par le contrat de travail et que la rémunération proprement dite du salarié reste chaque mois au moins égale au Smic ou au salaire minimum conventionnel.

Les frais professionnels sont exonérés de cotisations sociales et d'impôts dans certaines limites. L'employeur est tenu de rembourser même si le montant du remboursement le conduit à dépasser le seuil d'exonération (3).

L'employeur a le choix du mode de prise en charge, sauf :

• si un mode est imposé par la convention collective, le contrat de travail ou les usages dans la profession ou l'entreprise ;
• s'il veut bénéficier d'une exonération de cotisations sociales qui suppose le remboursement de frais au réel, pour certains frais professionnels.

Attention ! Il convient de pouvoir justifier les dépenses effectuées pour les besoins de l'activité (notes de restaurants, facture pour achat d'outillage, etc). Il convient de se conformer au délai fixé par la note de service/le contrat/l'accord... pour obtenir le remboursement de ces frais.

Aucune liste complète des frais professionnels ne peut être proposée, chaque frais engagé par le salarié devant être examinés avant de recevoir ou non la qualification de frais professionnel.

Exemples de situations les plus fréquentes :

• le salarié est envoyé en mission par l'entreprise. Sont professionnels les frais de repas, de voyage, de déplacement sur le lieu de mission, d'hôtellerie et de communication avec l'entreprise ;
• l'employeur impose au salarié de se restaurer au sein de l'entreprise pour des raisons d'organisation du travail (travail en équipe, en continu). Une indemnité plafonnée est allouée pour le surcoût représenté par l'impossibilité pour le travailleur de retourner se restaurer chez lui ;
• le salarié doit prendre les transports en commun pour se rendre sur son lieu de travail. L'employeur est dans l'obligation de prendre en charge 50 % des frais de transport ;
• le salarié est un télétravailleur. Il peut faire prendre en charge par son entreprise les frais d'installation d'un local à usage professionnel ainsi que les frais liés à la fourniture et l'installation du matériel informatique.

De nombreuses autres situations peuvent être examinées.