5 points pour maîtriser les réunions CSE en visioconférence

1. Les réunions du CSE peuvent-elles avoir lieu par visioconférence ? (L2315-4 du Code du travail)

Pour les réunions du CSE, le recours à la visioconférence est autorisé, mais uniquement par accord entre les membres du CSE et le chef d'entreprise (1). Cet accord peut alors prévoir le nombre limite de réunions par ce biais, voire prévoir que toutes les réunions se feront pas visioconférence.

Précisons tout de même qu'il semble important de garantir des rencontres en présentiel pour le bon fonctionnement du CSE. 

Toutefois, à défaut d'accord, le recours à la visioconférence peut avoir lieu. Dans ce cas précis, il est limité à 3 fois par année civile.

La visioconférence facilite les échanges à distance, permet d'économiser du temps (temps de trajet des élus) et de l'argent (prise en charge des frais de transport par l'employeur). Elle peut donc s'avérer pratique lorsque les élus ne se trouvent pas sur le même site.

Bon à savoir : comme lors d'une réunion en présentiel, des suspensions de séance peuvent être prononcées, même en visioconférence (2).

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2. L'employeur doit-il obtenir l'accord du CSE pour avoir recours à la visioconférence ?

Oui, la mise en œuvre de réunions via visioconférence doit faire l'objet d'un accord entre l'employeur et les membres du CSE.

La loi ne précise pas selon quelles modalités l'accord pour le recours à la visioconférence doit être conclu. Il est recommandé de procéder, au minimum, à un vote en séance sur le sujet, approuvé à la majorité des élus. Ce vote peut concerner une réunion spécifique ou plusieurs réunions.

3. Le CSE peut-il refuser le recours à la visioconférence ?

Oui, le CSE peut refuser le recours à la visioconférence si l'employeur a déjà exigé 3 réunions sous cette forme dans l'année civile (donc entre le 1er janvier et le 31 décembre de l'année).

En revanche, si un accord est intervenu pour fixer les modalités de recours aux visioconférences, c'est cet accord qu'il est tenu de respecter. 

Pour connaître tous les sujets sur lesquels vous devez être informé et consulté en tant que CSE, téléchargez notre dossier dédié.

4. Quel dispositif de visioconférence peut être utilisé ?

Le dispositif de visioconférence doit permettre l'identification des membres du comité et leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l'image des délibérations (2). Il convient d'établir, en amont, quelle plateforme de téléconférence convient le mieux afin de respecter ces prérogatives. 

Chaque intervenant doit donc pouvoir être clairement identifié par tous les participants à la réunion, y compris par ceux qui y assistent depuis un autre site.

La transmission de l'image et du son doit être de bonne qualité afin de préserver la réalité et la qualité des débats. Elle doit également être instantanée (pas question donc d'enregistrer la réunion et de la diffuser plus tard aux autres participants). Ceci permet de s'assurer de l'indépendance du vote et d'éviter toute influence sur les élus. 

Sur ce point, la visioconférence peut parfois atteindre ses limites. Il semble peu confortable de réaliser une réunion si certains élus ont une connexion internet instable, des pannes de réseau régulières, etc. De même, si le son ou l'image est de mauvaise qualité (voire inexistant), cela peut altérer leur capacité et leur souhait de s'exprimer ou d'échanger convenablement entre eux (perte de contact visuel, micro qui grésille, etc.).

Les réunions du CSE doivent rester un endroit où chaque élu peut argumenter, exposer ses idées, et ce, dans de bonnes conditions. Enfin, même si le matériel technique fonctionne parfaitement, il est important de s'assurer que chaque membre est à l'aise pour s'exprimer malgré la distance. 

5. Comment se déroulent les votes à bulletin secret lors d'une réunion en visioconférence ?

Le dispositif de vote doit garantir que l'identité de l'électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l'expression de son vote (2). Autrement dit, il doit être impossible d'identifier quel membre du CSE a voté tel ou tel élément.

Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

De nombreux logiciels et prestataires extérieurs existent pour cela.

 La procédure se compose donc de 2 étapes (3) : 

• avant d'engager les délibérations, il faut vérifier que tous les membres ont bien accès aux moyens techniques requis par le logiciel de vote ;
• le vote doit avoir lieu de manière simultanée sur les différents sites qui participent à la réunion en visioconférence. Les participants disposent ainsi d'une durée identique pour voter. Elle est indiquée par le président du CSE.

Si votre employeur ne respecte pas ses obligations, vous pouvez faire constater un délit d'entrave.