Convocation aux réunions du CSE : les points essentiels

Réunions obligatoires : quand convoquer le comité social et économique (CSE) ?

La périodicité des réunions du CSE dépend de l'effectif de l'entreprise.

Entreprise de moins de 50 salariés

L'employeur doit organiser au moins 1 fois par mois une réunion du CSE (1).

Entreprise d'au moins 50 salariés (50 salariés et plus)

Le nombre de réunions annuelles du CSE est fixé :

• par accord collectif d'entreprise, avec un minimum de 6 réunions (2) ;

• à défaut, par le Code du travail : au moins 1 réunion par mois dans les entreprises d'au moins 300 salariés, et au moins 1 réunion tous les 2 mois dans les entreprises de 50 à moins de 300 salariés (3). 

À savoir : en dehors de ces réunions et selon l'effectif de l'entreprise, certains événements imposent une réunion extraordinaire du CSE.

Qui doit convoquer les membres du CSE aux réunions du comité ?

L'employeur est chargé d'établir et d'envoyer les convocations aux réunions CSE. Il peut également s'agir de son représentant, s'il a délégué son pouvoir à une autre personne compétente de l'entreprise (juriste, directeur des ressources humaines...) (4).

L'inspection du travail peut-elle procéder à la convocation aux réunions CSE, à la place de l'employeur ?

Oui. Dans les entreprises d'au moins 50 salariés, l'agent de contrôle de l'inspection du travail peut convoquer et présider la réunion si :

• l'employeur est défaillant et ne convoque pas les membres élus du CSE aux réunions ;
• et plus de la moitié des membres du comité le demande (5).

À noter : le délit d'entrave peut être constitué si l'absence de convocation par l'employeur entraîne une absence de réunion.

Qui doit toujours être convoqué aux réunions du CSE ?

 Liste impérative des destinataires des convocations aux réunions du CSE :

• les membres titulaires du CSE ;
• les représentants syndicaux au CSE (dans les entreprises de moins de 300 salariés, le délégué syndical est de droit représentant syndical au CSE) (6).

La convocation est nécessairement individuelle pour chaque membre du CSE. Elle ne peut pas, valablement, être envoyée pour l'ensemble du comité à un seul des membres - tel que le secrétaire du CSE.

Qu'en est-il de la convocation des suppléants CSE ?

La loi n'impose pas la convocation des suppléants aux réunions CSE

Il n'y a pas de position claire sur la question de la convocation des suppléants. Il n'y a pas d'obligation légale de les convoquer. 

Le Ministère du Travail conseille toutefois, dans son document Questions-Réponses (7) :

• de prévoir dans le règlement intérieur du CSE, l'organisation des modalités de la suppléance ;

• de négocier un accord collectif ou un accord avec la majorité des membres titulaires du CSE prévoyant que la communication de l'ordre du jour aux suppléants vaudra convocation des suppléants aux réunions du CSE (si c'est ce qui est souhaité).

Mais la communication de l'ordre du jour aux suppléants est requise

L'employeur doit transmettre aux suppléants, l'ordre du jour de la réunion CSE.

Il est recommandé de les tenir informés : 

• de la date ;
• de l'heure ;
• et du lieu de la réunion (dans le cas où ils devraient remplacer un titulaire).

Exemple : l'employeur peut leur envoyer une convocation précisant qu'en tant que suppléant, ils n'assisteront à la réunion qu'en cas d'absence d'un titulaire.

Quelles sont les personnes extérieures au CSE pouvant être invitées et convoquées aux réunions ?

D'autres personnes, ne faisant pas partie de l'entreprise, peuvent être invitées à certaines réunions du CSE (portant notamment sur les sujets de santé, sécurité et conditions de travail) :

• l'agent de contrôle de l'inspection du travail ;
• le médecin du travail ;
• le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail ou, à défaut, l'agent chargé de la sécurité et des conditions de travail ;
• l'agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale (Carsat).

🔍 Pour en savoir plus, consultez notre article : Qui assiste aux réunions du CSE ?

Quel délai doit-être respecté pour convoquer les participants aux réunions du CSE ?

Pas de délai à respecter entre l'envoi de la convocation et la tenue de la réunion

La loi n'impose pas de délai minimum entre l'envoi de la convocation et la tenue de la réunion.

L'employeur doit cependant l'adresser dans un délai raisonnable.

Avant la tenue de la réunion : remise d'une note écrite ou communication de l'ordre du jour

Dans les entreprises de moins de 50 salariés : la loi ne précise pas les modalités applicables à la convocation : il s'agit, pour les membres du CSE, de remettre à l'employeur, une note écrite dans un délai maximum précédant la date à laquelle ils doivent être reçus. Il peut s'en déduire qu'une convocation doit être envoyée en amont, dans le but de préciser ladite date et permettre aux membres de remettre la note écrite dans le délai imparti par la loi.

Dans les entreprises d'au moins 50 salariés (50 salariés et plus) : l'ordre du jour de la réunion CSE doit être communiqué au moins 3 jours avant la date de la réunion : en général, il est joint à la convocation.

À noter : l'ordre du jour des réunions du CSE central (CSEC) doit, quant à lui, être communiqué dans un délai plus important. Si la convocation du CSE central est envoyée en même temps que l'ordre du jour, elle devra donc respecter ce délai.

Comment faire pour convoquer les membres du CSE ? Comment envoyer la convocation ?

Le Code du travail ne prévoit pas de mode d'envoi spécifique pour convoquer le CSE.

Pour des raisons de preuves, un envoi permettant de conférer date certaine à la réception, est recommandé.

 Exemples : 

• remise en main propre contre décharge ;
• recommandé avec accusé de réception ;
• mail à tous les membres invités (les fonctions "accusé de réception" et "accusé de lecture" peuvent être utiles pour vérifier la bonne réception de la convocation).

À noter : les règles de convocation restent les mêmes, qu'il s'agisse d'une réunion ordinaire ou extraordinaire et qu'elle ait lieu en présentiel ou qu'il s'agisse d'une réunion CSE en visioconférence.

Exemple de contenu pour la convocation aux réunions CSE

Rappels : le contenu de la convocation est libre, mais doit, au minimum, indiquer la date, le lieu et l'horaire de la réunion.

L'heure des réunions est en principe fixée durant les heures de travail, sachant que le temps passé en réunion n'est pas déduit du crédit d'heures de délégation (mais est considéré comme du temps de travail effectif et rémunéré comme tel).

L'employeur peut également transmettre avec la convocation :

• l'ordre du jour de la réunion ;
• éventuellement, des documents nécessaires à la préparation de la réunion.