Frais de déplacement des membres du CSE : comment vous faire rembourser ?

Le principe : aucune perte de rémunération pour l'exercice du mandat

Un maintien de salaire pour garantir les missions du CSE

En tant que représentant du personnel, l'exercice des missions liées à votre mandat ne doit engendrer aucune perte de rémunération. À défaut, votre employeur se rend coupable de discrimination à votre égard et vous êtes fondé à engager une action en justice.

Les heures de délégation ou le temps passé en réunion obligatoire doivent être considérés comme du temps de travail effectif et donner lieu à maintien de salaire :

• salaire de base perçu pour chaque heure travaillée ;
• les différentes primes et indemnités forfaitaires qui complètent ce salaire de base.

Le temps de trajet pour se rendre à une réunion CSE doit-il être déduit des heures de délégation ?

De même, le temps de trajet, que ce soit pendant ou en dehors du temps de travail, pour se rendre à une réunion du CSE convoquée par l'employeur doit être considéré comme du temps de travail effectif et n'est donc pas déduit du crédit d'heures de délégation (1). 

L'exercice du mandat ne doit rien coûter à son titulaire. Ainsi, le plus souvent, les frais de déplacement sont pris en charge par l'employeur.

Quels sont les frais de déplacement remboursés aux élus du CSE ? (réunions du CSE ou formation obligatoire du CSE)

Les membres du comité social et économique (CSE) qui doivent se rendre à une formation obligatoire du CSE, à une réunion obligatoire ou organisée à l'initiative de l'employeur, n'ont pas à prendre en charge les frais de déplacement.

Il revient à l'employeur d'assumer les éventuels frais de déplacement des représentants du personnel (2). Cette prise en charge s'applique tant aux frais de transport en commun qu'à ceux engagés pour l'usage du véhicule personnel du titulaire du mandat. Dans ce dernier cas, le barème kilométrique de l'URSSAF aura vocation à s'appliquer pour le calcul.

Par ailleurs, si ces réunions ou formations obligatoires nécessitent de passer la nuit à l'hôtel ou de prendre des repas au restaurant, ces frais supplémentaires devront, eux aussi, être pris en charge par l'employeur (3).

L'employeur devra supporter les frais résultant des réunions périodiques obligatoires et des réunions qu'il décide d'organiser de sa propre initiative. Il en est de même pour les frais relatifs aux réunions demandées à la majorité des membres du CSE (4), celles-ci étant obligatoires (5). Les juges considèrent que ces frais ne doivent en aucun cas être imputés sur le budget de fonctionnement du comité (6).

Si votre employeur refuse de prendre en charge vos frais de déplacement, il commet un délit d'entrave (7).

💡 Sachez que votre employeur peut fixer les modalités de prise en charge des frais de déplacement, d'hôtellerie ou de restauration, notamment par le biais d'un accord collectif, à condition de ne laisser subsister aucune dépense à votre charge. 

Déplacements engagés à l'initiative des membres du CSE : l'employeur est-il tenu de payer les frais ?

Les membres élus du CSE peuvent profiter de leurs heures de délégation pour se déplacer en dehors de l'entreprise, par exemple pour aller à la rencontre des salariés, sans avoir besoin d'obtenir l'autorisation de l'employeur (8).

Les frais de déplacement à rembourser via le budget de fonctionnement du CSE

Dans le cadre des réunions non obligatoires ou des réunions qui ne sont pas à l'initiative de l'employeur, ce dernier n'a pas à vous rembourser les frais de déplacement.

Ainsi, si vous organisez des réunions préparatoires avant les réunions obligatoires, vous ne pourrez pas demander à votre employeur le remboursement des frais engagés (9). En effet, ces réunions n'étant pas obligatoires, elles restent à la charge des représentants du personnel qui sont d'ailleurs tenus d'utiliser leur crédit d'heures de délégation pour y participer. Les éventuelles dépenses engendrées par ces réunions seront donc imputées sur le budget de fonctionnement de l'instance. Chaque élu devra communiquer les justificatifs des frais avancés afin de se faire rembourser. L'instance peut mettre en place un modèle de notes de frais pour suivre comptablement ce type de dépenses.

Bon à savoir : afin d'éviter tout abus, vous pouvez vous mettre d'accord sur les montants maximums pris en charge par le CSE et les faire figurer dans le règlement intérieur de votre instance.

L'employeur ne prend pas non plus en charge les frais de déplacement, d'hébergement ou de restauration dans le cadre des réunions des commissions internes au CSE (commission santé, sécurité et conditions de travail, commission économique...) lorsque celles-ci ne sont pas obligatoires ou qu'elles ne sont pas organisées à l'initiative de l'employeur (10).

Le Code du travail prévoit-il le remboursement des frais de déplacement des élus pour enquêtes ou inspections ?

Avant la mise en place du CSE, l'employeur devait prendre en charge les frais de déplacement des membres du CHSCT lors des inspections ou enquêtes qu'ils réalisaient, mais le Code du travail ne prévoit plus cette obligation (11).
Ainsi, les frais de déplacement, les frais de repas ou de logements engagés lors d'inspections ou enquêtes ne sont pas remboursés par l'employeur et doivent être imputés sur le budget du CSE.

📌 Il est néanmoins possible de négocier une clause dans le règlement intérieur du CSE prévoyant que l'employeur prendra en charge les frais de déplacement relatifs aux enquêtes et inspections.

Comment faire pour régler ces frais de déplacement non remboursés par l'employeur ?

Plusieurs solutions s'offrent à vous :

• l'utilisation du budget du CSE : le CSE peut prendre en charge les frais sur le budget de fonctionnement ou sur celui des activités sociales et culturelles, selon l'objet du déplacement ;
• la prise en charge des dépenses par l'organisation syndicale si le mandat est exercé au nom d'un syndicat ;
• un accord collectif d'entreprise conclu avec l'employeur peut également prévoir les conditions et modalités d'indemnisation des frais exposés par les représentants du personnel, même en dehors des réunions obligatoires.

Dans tous les cas, le remboursement s'effectuera uniquement sur présentation d'un justificatif des frais réellement engagés dans le cadre de vos fonctions de représentant du personnel. 

​​​​​​Dans les autres cas, les frais de déplacement, de restauration ou d'hébergement ne seront pas obligatoirement pris en charge par l'employeur.