Comment sanctionner un salarié fautif ?

Qu'est-ce qu'une sanction disciplinaire ? 

Définition légale de la sanction disciplinaire

La sanction disciplinaire est définie par le Code du travail comme toute une mesure, autre que des observations verbales, prise par l'employeur à la suite d'un agissement du salarié considéré comme fautif.

Cette mesure peut être de nature à affecter, immédiatement ou non (1) :

• la présence du salarié dans l'entreprise ;
• sa fonction ;
• sa carrière ;
• ou sa rémunération.

📌 Exemple : le salarié est en retard au travail à de multiples reprises et sans justification. Après un rappel à l'ordre sans effet, vous souhaitez sanctionner ce salarié.

Exemples : quelles sont les sanctions disciplinaires possibles à l'égard d'un salarié fautif ?

Généralement, les sanctions disciplinaires en entreprises sont les suivantes :

Le blâme au travail

Le blâme peut être considéré comme la sanction la plus légère au travail. Il permet d'informer le salarié de votre désapprobation à l'égard de son comportement.

L'avertissement au travail

L'avertissement constitue pareillement l'une des plus faibles mesures pour sanctionner un salarié. Il permet d'inviter le salarié à modifier son comportement, tout en l'avertissant qu'il pourrait faire l'objet d'une sanction disciplinaire plus sévère s'il ne le corrige pas.

🔍 Pour aller plus loin : Nombre d'avertissements à prononcer avant le licenciement d'un salarié

La mise à pied disciplinaire

La mise à pied à titre disciplinaire consiste en une suspension du contrat de travail de plusieurs jours, période pendant laquelle le salarié n'est pas rémunéré.

Elle ne doit pas être confondue avec la mise à pied conservatoire. 

🔍 Cet article peut vous aider : Les différences entre la mise à pied conservatoire et la mise à pied disciplinaire

La mutation disciplinaire

La mutation disciplinaire constitue un changement de lieu de travail du salarié fautif (équipe, atelier, etc.). Elle peut ainsi permettre d'éloigner un salarié fautif des personnes impactées par son comportement (clients, collègues, etc.).

La rétrogradation disciplinaire

La rétrogradation disciplinaire constitue en un changement de poste du salarié, conduisant au recul du salarié dans la hiérarchie de l'entreprise. Elle peut ainsi avoir une incidence sur sa rémunération.

Le licenciement disciplinaire pour faute simple, grave ou lourde

Enfin, le licenciement pour faute simple, grave ou lourde correspond aux cas les plus graves, lorsque le maintien du salarié au sein de l'entreprise est impossible. Autrement dit, il s'agit de sanctionner un salarié par une rupture du contrat de travail et ainsi mettre fin à la relation professionnelle le liant à l'entreprise.

🔍 À lire aussi : Le tableau récapitulatif des fautes professionnelles

Quelles sont les sanctions disciplinaires interdites ?

Le pouvoir disciplinaire de l'employeur n'est pas sans limites et certaines mesures sont interdites. De ce fait, un employeur ne peut pas sanctionner un salarié via notamment :

• les sanctions pécuniaires (2) : par exemple, il est interdit d'infliger une amende au salarié ou de retenir une partie du salaire du collaborateur qui n'effectue pas le travail demandé (3) ;

• les sanctions discriminatoires, ou reposant sur un motif discriminatoire (4) : par exemple, il est interdit de prévoir une augmentation de l'ensemble du personnel à l'exception des salariés ayant eu un comportement reprochable (5), ou plus généralement, de sanctionner un salarié en raison de ses opinions politiques, son orientation sexuelle, sa situation de famille, son état de santé, etc. ;

• les sanctions à l'encontre d'un salarié exerçant ses droits : par exemple, il n'est pas possible de sanctionner un salarié usant correctement de son droit de grève (6) ou de son droit de retrait et d'alerte en cas de danger grave et imminent (7) ;

• etc.

Comment connaître l'échelle des sanctions disciplinaires à appliquer au sein de l'entreprise ?

Vérifier et appliquer son règlement intérieur avant de sanctionner un salarié

C'est le règlement intérieur, obligatoire dans les entreprises d'au moins 50 salariés (8), qui doit fixer les règles générales et permanentes relatives à la discipline, dont la nature et l'échelle des sanctions que peut prendre l'employeur (9).

L'échelle des sanctions peut aller de la plus légère (un avertissement ou un blâme, par exemple) à la plus lourde (une rétrogradation, par exemple).

Puisque c'est le règlement intérieur qui définit l'étendue de votre pouvoir, cela implique 2 points essentiels à retenir (10) :

• vous ne pouvez en aucun cas sanctionner un salarié par une mesure plus sévère que celles prévues dans votre règlement intérieur ;

• vous ne pouvez pas non plus prononcer une sanction qui n'y serait pas inscrite. Vous êtes en effet tenu de vous conformer aux dispositions de votre règlement intérieur établies en la matière.

Comment sanctionner un salarié quand une entreprise n'a pas de règlement intérieur ?

Ici, il faut distinguer 2 situations :

• dans les entreprises de 50 salariés ou plus, mais dépourvues de règlement intérieur : l'employeur ne peut pas appliquer une sanction autre que le licenciement (12) ;

• dans les entreprises de moins de 50 salariés pour lesquelles le règlement intérieur n'est pas obligatoire : les sanctions sont possibles, mais l'employeur, en cas de litige, devra prouver qu'il n'était pas soumis à l'obligation d'établir un règlement intérieur (13).

Vérifier sa convention collective avant de sanctionner un salarié

Une fois votre règlement intérieur vérifié, vous devez également consulter la convention collective applicable à votre entreprise. Celle-ci peut effectivement comporter des dispositions relatives aux sanctions et des garanties pour le salarié (procédure, conseil disciplinaire, consultation du CSE, échelle, etc.).

⚠ Attention ! Si vous prenez une mesure disciplinaire à l'encontre d'un salarié sans respecter les dispositions du règlement intérieur ou de votre convention collective, les juges sont susceptibles de l'annuler pour irrégularité. Soyez donc vigilant et n'allez pas trop vite : la vérification de ces deux documents est un préalable indispensable à l'exercice de votre pouvoir disciplinaire d'employeur.

Comment évaluer la faute professionnelle de votre salarié ?

Rester neutre et objectif pour sanctionner un salarié

Lorsque vous exercez votre pouvoir disciplinaire et choisissez de sanctionner un salarié, il est important de rester neutre et objectif. Vous devez prendre en compte les explications et faits qui vous sont rapportés. Assurez-vous que les faits que vous reprochez à votre collaborateur sont avérés et constituent bien une faute ou un manquement à ses obligations contractuelles.

La loi ne donne pas de définition d'un fait fautif. C'est donc à vous d'apprécier le comportement de vos collaborateurs, en fonction du contexte, pour savoir s'il s'agit ou non d'une faute. Vous devez, dans un premier temps, réfléchir à la qualification que vous souhaitez donner aux agissements commis par votre salarié.

💡 Bon à savoir : il est impossible de sanctionner un salarié 2 fois pour les mêmes faits. Si tel est le cas, le salarié pourra saisir le conseil de prud'hommes (CPH) compétent, pour engager votre responsabilité.

Respecter les droits et libertés fondamentaux pour sanctionner un salarié

Il est parfois difficile de trouver un équilibre entre les droits et libertés des salariés (vie privée, liberté d'expression, etc.) et l'exercice du pouvoir disciplinaire de l'employeur. Vous devez rester vigilant, car si certains comportements de votre salarié peuvent vous déplaire, ils ne sont pas forcément susceptibles d'être sanctionnés. 

📌 Exemple : est-il possible de sanctionner un salarié pour des propos tenus en dehors du travail ? Une insulte proférée sur une discussion privée envoyée depuis l'ordinateur professionnel est-elle sanctionnable ?

Nous dédions une fiche explicative sur la question au sein de notre dossier dédié. Enfin, en cas de doute, et avant toute initiative, n'hésitez pas à prendre conseil.

🔍 Cet article peut vous intéresser : Quelles sont les obligations du salarié au travail ?

Comment choisir une sanction adaptée aux faits commis par le salarié ?

Effectivement, toute sanction prononcée par l'employeur doit nécessairement être proportionnée à la faute commise. C'est pourquoi vous devez prendre en compte les faits reprochés, mais aussi le contexte qui les entoure, afin de choisir la sanction adéquate.

📌 Exemples : le non-respect des règles applicables dans l'entreprise, des faits de violence physique ou morale à l'égard d'un autre salarié, des faits de harcèlement, un comportement inapproprié sur le lieu de travail, etc.

📋 Avant de sanctionner le salarié, il convient donc de vous poser les questions suivantes :

• la faute est-elle avérée ? ;
• est-elle isolée ou répétée ? ;
• quelle est l'ancienneté de mon salarié dans l'entreprise ? ;
• le collaborateur a-t-il eu, jusqu'alors, un comportement irréprochable ou a-t-il déjà été sanctionné pour des faits similaires dans les 3 ans ? A-t-il fait l'objet d'une sanction récente ou d'un rappel à l'ordre pour ces mêmes faits ou pour d'autres événements ? ;
• quelle est la nature de ses fonctions dans l'entreprise ? ;
• des raisons objectives peuvent-elles expliquer son comportement ?

Gardez à l'esprit que, selon les cas, il peut y avoir des circonstances atténuantes (bonne foi, situation de famille, divorce en cours, décès d'un proche, maladie...) ou des critères objectifs (ancienneté, sérieux dans l'accomplissement des tâches habituelles...), qui peuvent amoindrir la sanction envisagée.

Au contraire, certaines circonstances (injures devant un client, dysfonctionnements graves entraînés par la faute) ou critères objectifs (position hiérarchique, passé disciplinaire) peuvent constituer des facteurs aggravants.

L'entretien préalable est-il obligatoire pour respecter la procédure disciplinaire ? 

Une fois que vous avez qualifié les faits commis par votre salarié et choisi la sanction disciplinaire qui convient, vous devez respecter les délais et la procédure relative à la sanction retenue (convocation à entretien préalable si nécessaire selon la sanction, notification, accord du salarié, etc).

Pensez à vérifier votre règlement intérieur et votre convention collective, qui peuvent prévoir des dispositions spécifiques pour la procédure disciplinaire à respecter.

Chaque sanction obéit à un formalisme qui lui est propre, et qui doit être rigoureusement respecté. 

La convocation à l'entretien préalable à une éventuelle sanction disciplinaire

Lorsque l'employeur envisage d'user de son pouvoir de sanction, il doit convoquer le salarié à un entretien préalable.

La lettre de convocation à l'entretien préalable doit contenir des mentions obligatoires, sous peine d'entacher la procédure d'irrégularité.

💡 Bon à savoir :  l'entretien n'est en revanche pas obligatoire si la sanction envisagée est un avertissement ou une sanction de même nature, c'est-à-dire n'ayant pas d'incidence, immédiate ou non, sur la présence dans l'entreprise, la fonction, la carrière ou la rémunération du salarié (14).

La tenue de l'entretien préalable à une sanction disciplinaire

Le salarié est en droit de se faire assister. En revanche, il ne peut l'être que par une personne appartenant au personnel de l'entreprise, comme un représentant du personnel.

Notez qu'il existe des délais spécifiques à respecter dans le cadre d'une procédure de sanction disciplinaire.

📌 Exemples : le délai de prescription des faits fautifs fixé à 2 mois maximum par la loi. 

🔍 Pour en savoir plus, consultez notre article dédié : Quel délai avez-vous pour prononcer une sanction disciplinaire pour sanctionner un salarié ?

Est-il obligatoire d'établir une lettre de notification de la sanction disciplinaire ?

Le contenu de la lettre pour notifier une sanction disciplinaire

La sanction doit être notifiée par écrit et doit être motivée, et ce, même en cas de sanction légère (15). 

📌 Exemple : une lettre d'avertissement doit être transmise au salarié fautif, même s'il ne s'agit que d'une sanction légère.

Dans votre lettre de notification de la sanction, vous devez indiquer avec précision :

• la date des faits fautifs ;
• la nature des faits fautifs qui ont été commis par le salarié, mais aussi leurs répercussions sur l'entreprise.

Il est important de faire ressortir dans votre courrier les raisons qui motivent la sanction, pour ne pas laisser d'ouvertures à une possible contestation. Le salarié doit en effet être en mesure de connaître la nature des faits qui lui sont reprochés et qui sont sanctionnés afin de pouvoir se défendre. Enfin, vous devrez être en mesure de les prouver en cas de litige.

La forme de la lettre pour notifier une sanction disciplinaire

La lettre de notification est importante, car c'est à partir de celle-ci que les juges vont, en cas de litige, décider si la sanction est justifiée ou non (16). Le défaut de motivation prive la sanction de justification (17).

Envoyez votre lettre de notification de la sanction par écrit, soit par lettre recommandée avec accusé de réception, soit par lettre remise en main propre contre décharge (18), pour avoir une preuve de votre envoi.

Dans tous les cas, la validité de la sanction prononcée va notamment dépendre de la régularité de la procédure disciplinaire engagée (délais impartis pour agir, délai décompté en jours ouvrables, remise en main propre ou avec accusé de réception). Nous vous détaillons ces procédures au sein de notre dossier dédié.

Le salarié peut-il refuser sa sanction disciplinaire ?

En principe, le salarié ne peut pas refuser une sanction disciplinaire, mais il est libre de la contester devant le conseil de prud'hommes s'il considère qu'il est innocent, qu'elle n'est pas proportionnée, ou que la procédure n'a pas été respectée.

En revanche, si la sanction disciplinaire a pour effet de modifier le contrat de travail du salarié, l'accord préalable de ce dernier est nécessaire.

📌 Exemple : l'accord du salarié est requis si la sanction est une mutation disciplinaire et que le salarié n'a signé aucune clause de mobilité. Dans ce cas, il est en droit de la refuser, sans que son refus constitue un nouveau motif de sanction. Son accord est également requis pour une rétrogradation disciplinaire.

En cas de refus de la modification du contrat de travail, l'employeur peut prononcer une sanction de substitution, mais celle-ci doit être proportionnée aux faits commis et ne doit reposer sur le refus du salarié.

🔍 Pour aller plus loin : Licenciement pour faute lourde : définition, procédure, indemnités...

Quels sont les risques pour l'employeur en cas de sanction irrégulière ?

Le salarié peut-il contester sa sanction disciplinaire devant le conseil de prud'hommes ?

Oui : le salarié peut contester sa sanction disciplinaire devant le conseil de prud'hommes. Dans le cas d'une contestation, le juge a alors la possibilité d'annuler la sanction. Ceci peut être ordonné (19) :

• car les faits n'étaient pas constitutifs d'une faute justifiant la sanction ou reposent sur des preuves insuffisantes (donc en cas de sanction injustifiée ou disproportionnée) ;
• ou en cas de manquement de la part de l'employeur sur la procédure à respecter (donc en cas de sanction irrégulière).

Quels sont les risques pour l'employeur ?

Dans ce cas, le salarié est remis dans la même situation que s'il n'avait jamais été sanctionné. À ce titre, vous pouvez être condamné, par exemple, à des rappels de salaire si la rémunération du salarié a été suspendue.

Vous pouvez également être condamné au versement de dommages-intérêts, en cas de préjudice subi par le salarié.

Dans le cas spécifique du licenciement, le juge peut, dans certains cas, l'annuler et demander la réintégration du salarié à son poste initial.

📌 Faites le point : Litige devant le conseil des prud'hommes (CPH) : pouvez-vous utiliser un élément de preuve déloyal 

Tableau récapitulatif des sanctions disciplinaires et de leurs procédures légales

	Respect du délai de prescription	Convocation et tenue d'un entretien préalable	Notification écrite et motivée de la sanction
Blâme	✅	❌	✅
Avertissement	✅	❌	✅
Mise à pied disciplinaire	✅	✅	✅
Mutation disciplinaire	✅	✅	✅
Rétrogradation disciplinaire	✅	✅	✅
Licenciement disciplinaire*	✅	✅	✅

*Le licenciement disciplinaire obéit à une procédure légale stricte. Pour ne pas faire d'erreur, consultez nos ressources dédiées.

💡 Bon à savoir : si l'entretien préalable n'est pas obligatoire pour toutes les sanctions, l'employeur peut toutefois faire le choix d'en organiser un, en respectant la procédure, afin d'échanger avec le salarié.