Retard au travail : peut-on sanctionner un salarié ?

Qu'est-ce qui est considéré comme un retard au travail ?

Principe : le respect des horaires de travail par le salarié

En principe, les salariés sont tenus de suivre un horaire de travail collectif ou individualisé précis, figurant au sein de leur contrat de travail ou affiché dans les locaux de l'entreprise (1).

Tous les salariés doivent respecter ces horaires. Cela inclut donc de ne pas arriver en retard ni de travailler au-delà des heures prévues au contrat. Il s'agit donc, pour le salarié, d'exécuter le contrat de bonne foi, au titre de ses obligations au travail (2). Un employeur est donc en droit d'exiger de ses salariés qu'ils soient ponctuels et rigoureux sur les horaires de travail.

💡 Bon à savoir : par exception, l'horaire collectif de travail ne concerne pas les salariés ayant signé une convention de forfait jours ou heures, plus indépendants sur la gestion de leur temps de travail.

🔍 À lire aussi : Quels sont les panneaux d'affichages et documents obligatoires en entreprise ?

Le retard au travail : non-respect des horaires de travail

Le retard au travail est donc caractérisé dès lors que le salarié n'est pas présent lorsque débute l'horaire de travail qu'il doit pourtant respecter. 

Dans certaines entreprises, cela peut être vérifié par un système de pointeuse, de badgeuse, ou de logiciel de suivi du temps de travail.

Un tel retard peut perturber le bon fonctionnement et l'organisation de l'entreprise. Par exemple :

• les autres salariés ne peuvent pas commencer une tâche sans la présence du salarié concerné (réunion, gestion d'un dossier, etc.) ;

• son absence implique une surcharge de travail pour les autres salariés (effectuer les tâches normalement effectuées par le salarié absent) ;

• les retards impliquent des tensions au sein de l'équipe ;

• s'il n'est pas rattrapé, le retard peut nuire à la productivité du salarié et de l'entreprise ;

• etc.

Ainsi, lorsqu'ils sont répétés ou qu'ils ont des conséquences importantes, les retards au travail peuvent faire l'objet d'une sanction disciplinaire, allant du simple avertissement au licenciement pour faute.

⚠ Attention ! À défaut d'avoir informé explicitement le salarié de ses horaires de travail, vous ne pourrez pas lui reprocher d'être arrivé en retard. En effet, pour réprimander un salarié en raison de ses retards, encore faut-il l'avoir informé au préalable, de ses horaires de travail.

Dans quels cas peut-on sanctionner un salarié en retard ?

Considérer les faits avant de sanctionner un retard au travail : fréquence, ancienneté, justification...

Tous les retards au travail ne justifient pas automatiquement de sanctionner le salarié. Avant d'envisager une sanction, vous devez considérer les faits et les contextualiser pour vérifier si le retard reproché justifie ou non une sanction.

📋 Vous pouvez par exemple vous poser ces questions avant d'envisager une sanction :

• au regard du passé disciplinaire du salarié et de son ancienneté, son retard est-il un événement rare ou exceptionnel ? ;

• quelle est la fréquence des retards reprochés au salarié ? ;

• le salarié est-il toujours en retard malgré vos rappels à l'ordre voire vos avertissements ? ;

• le salarié a-t-il pris le soin de vous alerter rapidement de son retard ? ;

• le salarié traverse-t-il des chamboulements dans sa vie personnelle bousculant son organisation habituelle (divorce, décès...) ?

• le salarié a-t-il justifié son retard (enfant malade, voiture en panne, panne de réveil exceptionnelle, etc.) ? ;

• le salarié a-t-il rattrapé le retard qui lui est reproché ? ;

• etc.

Selon les cas, le retard de votre salarié peut ainsi faire l'objet d'une certaine indulgence. Ainsi, un retard isolé ne peut pas faire l'objet d'une sanction disciplinaire.

📌 Exemple :  le juge a considéré comme dépourvu de gravité le non-respect par le salarié de ses horaires sur une période de 1 mois alors que depuis la signature de son contrat de travail (3 ans plus tôt), il ne s'est pas vu reprocher d'incidents de même nature et que ledit retard a été rattrapé (3).

En revanche, si ces retards se répètent trop souvent, ou qu'ils ont des conséquences néfastes pour l'entreprise, la sanction disciplinaire pourrait être justifiée.

Les retards ponctuels indépendants de la volonté du salarié : grève, intempéries, transports...

Dans d'autres hypothèses, un cas de force majeure peut empêcher un salarié d'arriver à l'heure sur son lieu de travail, malgré sa bonne volonté.

Il peut s'agir d'intempéries qui empêchent ou rendent dangereux tout déplacement, d'un événement culturel ou sportif exceptionnel, d'un blocage des voies de circulation (tel que le blocage des agriculteurs ces dernières années)...

📌 Exemple : pour un événement sportif, le préfet de police met en place des périmètres de sécurité ayant un impact sur la circulation routière. Dans ce cas, malgré leur bonne foi, les salariés pourront avoir des retards.

Une absence ou un retard exceptionnel occasionné, par exemple, par une grève des transports ne constitue pas une faute, si le salarié se trouve véritablement dans l'impossibilité de respecter son horaire de travail même en prenant les mesures nécessaires.

Une sanction disciplinaire prononcée à l'encontre du salarié pourrait dans ce cas être considérée injustifiée car ne reposant pas sur un fait fautif (4).

🔍 Pour aller plus loin : Quels sont les différents types de fautes professionnelles ? Tableau récapitulatif

Quelles sont les sanctions disciplinaires possibles en cas de retard au travail ? 

Selon la gravité des faits commis, la sanction pour des retards au travail peut aller du simplement avertissement au licenciement pour faute. Voici quelques réflexes et informations à connaître avant de choisir la sanction disciplinaire adéquate.

Vérifier l'inscription de la sanction dans le règlement intérieur

Les entreprises d'au moins 50 salariés, doivent rédiger un règlement intérieur (5). Ce document nécessairement écrit fixe exclusivement les règles générales et permanentes relatives à la discipline, notamment la nature et l'échelle des sanctions que peut prendre l'employeur.

Ainsi, dans ces entreprises, l'employeur ne peut pas prononcer une sanction disciplinaire autre qu'un licenciement disciplinaire si elle n'est pas prévue par le règlement intérieur (mise à pied disciplinaire, rétrogradation, etc.).

En bref, afin de sanctionner un salarié pour ses retards, l'employeur doit donc respecter les dispositions applicables au sein de son entreprise. Dans le cas contraire, la sanction ne sera pas valable et pourra être contestée.

Apprécier la gravité du retard au travail pour une sanction disciplinaire proportionnée

L'employeur doit garder à l'esprit que la sanction retenue doit être proportionnée et adaptée à la gravité des retards du salarié. Chaque situation est différente, il n'est donc pas possible de définir à l'avance si un ou plusieurs retards justifieront telle ou telle sanction.

📌 Exemple : le salarié a été mis en garde pour ses retards répétés. Son employeur lui a adressé un rappel des règles en la matière au sein de l'entreprise. Cependant, le salarié ignore la demande et continue d'arriver en retard au travail. Une sanction disciplinaire, proportionnée à l'ensemble de ces faits, peut s'avérer envisageable.

La sanction disciplinaire pourra revêtir différentes formes :

• un blâme ou un avertissement pour les cas les moins graves ;

• une mise à pied disciplinaire, une rétrogradation voire un licenciement pour faute dans les cas les plus graves (réitération, retards trop importants, retards délibérés, etc.).

Dans tous les cas, dès lors que vous avez connaissance des faits fautifs, ne tardez pas à agir pour les sanctionner : la loi prévoit un délai maximum pour agir aux fins de sanctionner un salarié. À défaut, celui-ci pourrait demander l'annulation de la sanction prononcée devant le conseil de prud'hommes compétent.

💡 Bon à savoir : l'employeur doit être en mesure de prouver la faute commise par le salarié et ses conséquences pour l'entreprise. Pour ce faire, il est possible de conserver des éléments matériels probatoires attestant des retards récurrents (relevés de badgeuse ou éléments permettant d'établir les heures de connexion du salarié, témoignages de supérieurs hiérarchiques...).

Exemples de sanctions liées au retard répété : de l'avertissement au licenciement pour faute grave

Nous l'avons vu, la sanction prise à l'encontre du salarié peut aller du simple avertissement au licenciement. Il peut toutefois s'avérer complexe de déterminer la sanction disciplinaire la plus adaptée au comportement fautif du salarié. 

Voici quelques exemples permettant d'y voir plus clair.

📌 Exemples de sanctions proportionnées pour un retard au travail :

• avertissement puis licenciement faute grave : des retards très fréquents et importants (30 minutes plusieurs fois par semaine), qui désorganisent le fonctionnement de l'entreprise (le salarié occupe un poste dont le retard impacte le travail de l'équipe), qui avait déjà été sanctionnés par un avertissement sans qu'aucune mesure nécessaire pour empêcher la réitération n'ait été prise par le salarié (6) ;

• licenciement pour faute grave : le salarié dont les nombreux retards et absences injustifiés ont désorganisé la bonne marche de l'entreprise (7) ;

• licenciement pour faute grave : est justifié, le licenciement du salarié qui, en dépit d'avertissements antérieurs, a persisté à ne pas respecter l'horaire de travail imposé collectivement (8).

📌 Exemples de sanctions disproportionnées pour un retard au travail :

• ne constitue pas une faute grave : le seul fait pour un salarié, ayant fait l'objet d'un avertissement pour des retards, suivi d'un retard de quelques minutes 18 mois plus tard, ne constitue pas une faute grave (9) ;

• ne constitue pas un motif de licenciement : le fait d'arriver en retard à la prise de poste une seule fois ne constitue pas une cause réelle et sérieuse de licenciement (10).

En conséquence, les retards du salarié peuvent tout à fait faire l'objet d'une sanction disciplinaire lourde pouvant même constituer une cause réelle et sérieuse de licenciement. Cependant, ils doivent être répétés et perturber la bonne marche de l'entreprise.

Respecter la procédure disciplinaire

Après examen des faits de retard au travail dont vous avez eu connaissance, vous considérez qu'une sanction disciplinaire est justifiée.

Dans ce cas, n'oubliez pas de respecter la procédure disciplinaire propre à la sanction légère ou la sanction lourde choisie (délais, convocation à l'entretien préalable, tenue de l'entretien, notification, etc.).

De plus, certaines conventions collectives prévoient que le licenciement ne peut pas être prononcé sans que le salarié ait fait l'objet d'un ou plusieurs avertissements ou sanctions plus légères. Pensez à vérifier les dispositions propres à votre entreprise avant d'entamer les démarches disciplinaires. 

💡 Pour en savoir plus, consultez notre dossier dédié à la sanction disciplinaire.

Comment gérer et éviter les retards au travail sans le sanctionner ?

Avant de songer à sanctionner le salarié, l'employeur peut d'abord envisager de discuter avec le salarié, voire de le recadrer afin de lui rappeler les règles à respecter au sein de l'entreprise. 

Trouver des solutions avec le salarié

Si les retards du salarié sont justifiés, il peut être envisageable de trouver des solutions avec lui afin que les retards ne se reproduisent pas :

• réfléchir à la mise en place du télétravail en entreprise (pour les postes compatibles) ; 

• songer à des solutions pour le temps de trajet domicile-travail (favoriser le covoiturage entre salariés, mise en place d'un titre-mobilité favorisant la mobilité douce, etc.) ;

• lui accorder un temps d'adaptation s'il a besoin de se réorganiser, en échange d'un rattrapage rigoureux des retards ;

• anticiper les retards et mettre en place des créneaux pour que le salarié puisse rattraper ses heures à proportion de ces retards ; 

• etc.

Les solutions pour endiguer les retards au travail sont donc multiples et ne résident pas seulement dans la sanction disciplinaire.

Rappeler les horaires de travail et mettre en garde contre une éventuelle sanction

Les retards répétés de votre salarié sont susceptibles d'entraîner des répercussions négatives dans l'entreprise (surcharge de travail pour ses collègues, désorganisation du service, etc.).

Avant de le sanctionner, vous pouvez, dans un premier temps, le mettre en garde oralement. Pour mémoire, les observations verbales ne constituent pas une sanction disciplinaire.

Rappelez-lui ses obligations quant au respect des horaires de travail ainsi que les conséquences de son comportement sur le fonctionnement de l'entreprise et pour ses collègues.

Adresser un rappel à l'ordre écrit (lettre, email, etc.)

Si la réprimande n'a pas eu l'effet escompté sur les habitudes de votre salarié, vous pouvez le rappeler à l'ordre par écrit en lui demandant de prendre les mesures nécessaires au respect de ses obligations contractuelles et d'honorer ses engagements en exécutant son contrat de bonne foi (2).

S'il est correctement formulé, le rappel à l'ordre n'est pas une sanction disciplinaire.

Il s'agit seulement d'une injonction faite par l'employeur qui vise à demander au salarié de modifier un comportement qui cause un trouble à l'entreprise. L'écrit permettra alors de garder une preuve de cet échange.

Enfin, si rien ne change malgré ces démarches, la sanction disciplinaire pourra être envisagée.