Règlement intérieur de l'entreprise : comment le rédiger de manière fiable en 6 étapes ?

Comment établir le règlement intérieur d'une entreprise ?

1. Déterminer l'étendue de ses obligations : qui doit rédiger un règlement intérieur ? Quand le règlement intérieur est-il obligatoire ?

Si vous dirigez une entreprise d'au moins 50 salariés, vous avez l'obligation de mettre en place un règlement intérieur au sein de votre entreprise (1).

A retenir : En cas d'absence de règlement intérieur dans les entreprises d'au moins 50 salariés, l'employeur encourt une amende de 750 EUR (3).

S'agissant des entreprises dont l'effectif n'atteint pas les 50 salariés, la mise en place de ce règlement intérieur n'est que facultative (2).

Néanmoins, il est conseillé de se munir d'un tel règlement. Il vous permettra en effet d'avoir une base solide sur laquelle vous reposer notamment dans le domaine disciplinaire (notamment pour sanctionner une faute du salarié en fonction de l'échelle des sanctions prévue au règlement).

Si vous optez pour la mise en place d'un règlement intérieur dans votre entreprise, bien que vous n'y soyez pas obligé, les conditions d'élaboration et de mise en oeuvre ne sont pas plus souples. En effet, sa validité est soumise aux mêmes exigences que celles applicables pour les entreprises d'au moins 50 salariés (1).

2. Définir le contenu du règlement intérieur : que doit-il contenir ? Quelles sont les 3 composantes du règlement intérieur ?Existe-t-il un modèle ? 

Il n'existe pas de modèle officiel de règlement intérieur. 

En revanche, le Code du travail précise que le règlement intérieur est un document écrit dans lequel vous devez fixer exclusivement (4) :

• les mesures d'application de la réglementation en matière de santé et de sécurité dans l'entreprise ou l'établissement : notamment les instructions relatives à l'utilisation des équipements de travail, des moyens de protection, des substances et des préparations dangereuses (5), les règles relatives à la consommation ou à l'interdiction absolue d'alcool (6), à l'interdiction de fumer ou de vapoter sur les lieux de travail ;

• les conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés à participer, à votre demande, au rétablissement de conditions de travail protectrices de la santé et de la sécurité des salariés, dès lors qu'elles apparaîtraient compromises ;

• les règles générales et permanentes relatives à la discipline notamment la nature et l'échelle des sanctions que vous pouvez prendre à l'encontre des salariés (avertissement, blâme, mise à pied, rétrogradation...).

En outre, le règlement intérieur doit rappeler (7) :

• les dispositions relatives au harcèlement moral et au harcèlement sexuel et aux agissements sexistes ;

• les dispositions relatives aux droits à la défense des salariés (droit d'être informé par écrit des manquements qui vous sont reprochés, droit d'être convoqué à un entretien préalable à sanction, d'être assisté pendant l'entretien...) ;

• l'existence du dispositif de protection des lanceurs d'alerte.

Le règlement intérieur peut également contenir des dispositions inscrivant le principe de neutralité et restreignant la manifestation des convictions des salariés si ces restrictions sont justifiées par l'exercice d'autres libertés et droits fondamentaux ou par les nécessités du bon fonctionnement de l'entreprise et si elles sont proportionnées au but recherché (9).

3. Identifier les clauses à exclure du règlement intérieur : quelles sont les clauses interdites ?

Sont interdites dans un règlement intérieur, les dispositions suivantes (10) :

• contraires aux lois et règlements ainsi qu'aux stipulations des conventions et accords collectifs de travail applicables dans l'entreprise ou l'établissement ;

• apportant aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives des restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché ;

• qui seraient discriminatoires.

4. Appliquer la procédure d'élaboration adéquate : quelles sont les règles de mise en place du règlement intérieur ?

Une fois que vous avez rédigé votre règlement intérieur et prévu toutes les clauses nécessaires, vous devez respecter une certaine procédure pour pouvoir l'introduire dans l'entreprise et que celui-ci produise effet. Si vous ne respectez pas ces formalités, votre règlement intérieur ne peut pas entrer en vigueur.

Ainsi, le projet de règlement intérieur doit avoir été soumis à l'avis du comité social et économique (CSE) (11).

5. Respecter les règles de publicité et de dépôt

Une fois cette formalité accomplie, le projet de règlement intérieur et l'avis du CSE doivent être communiqués à l'inspecteur du travail, en deux exemplaires (12).

L'inspecteur du travail en vérifiera le contenu et pourra exiger le retrait ou la modification de certaines clauses (13).

Puis, il doit être déposé au greffe du Conseil de prud'hommes dans le ressort duquel est située votre entreprise ou votre établissement (14).

Les mêmes formalités doivent être respectées en cas de modification du règlement intérieur.

6. Porter le règlement intérieur à la connaissance des salariés : doit-il faire l'objet d'un affichage en entreprise ?

Vous ne devez pas oublier de porter le règlement intérieur à la connaissance des personnes ayant accès aux locaux de travail ou aux locaux où se fait l'embauche et ce, par tout moyen (15).

Cette information peut se faire via l'intranet de l'entreprise ou encore par voie d'affichage.