RGPD : comment se mettre en conformité ? Que dit la loi ?

En tant qu'employeur, vous recueillez des données personnelles de vos salariés dès leur recrutement jusqu'à la fin de leur contrat.

Afin d'installer un climat de confiance avec vos salariés sur le lieu de travail et assurer le bon fonctionnement de votre entreprise, vous avez l'obligation de sécuriser leurs données personnelles les concernant.
Vous ne pouvez demander à vos salariés que des informations nécessaires pour l'accomplissement de leur mission au sein de votre structure.

À titre illustratif, lors de la collecte des données, vous pouvez recueillir essentiellement les informations pour :

• la rémunération et les déclarations sociales obligatoires ;
• la tenue du registre unique du personnel ;
• la gestion administrative du personnel (exemple : type de permis de conduire détenu ou coordonnées de personnes à prévenir en cas d'urgence) ;
• l'organisation du travail (exemple : photographie facultative de l'employé pour les annuaires internes et organigrammes) ;
• l'action sociale prise en charge par l'employeur (exemple : les informations concernant les ayants droit de l'employé).

Tout comme vos clients, vous êtes obligé d'informer les salariés sur leurs droits conformément au Règlement Général pour la Protection des Données Personnelles (RGPD) et la finalité de cette collecte des données (1).

L'obligation de sécurisation vis-à-vis de ces données reste la même que celle de vos clients.

Exemple : Vos salariés disposent d'un droit d'accès à leurs données personnelles. Ils peuvent donc vous demander une copie de toutes les données les concernant que vous détenez : copie d'un bulletin de paie, état d'un compte épargne-temps, mais aussi les enregistrements téléphoniques, relevés des badgeuses, ou encore des messages envoyés via le mail professionnel y compris lorsqu'un employé n'est plus en poste ou est en litige avec vous.

Afin de garantir cette conformité, l'employeur doit faire une mention sur la collecte des données personnelles au sein même du contrat de travail du salarié. Ensuite, il lui envoie un formulaire détaillé de ce qui est mis en place pour assurer la protection de ces données.

Le salarié doit alors signer le document. S'il est déjà en poste au moment de la mise en place du dispositif, il est recommandé de lui faire signer un avenant à son contrat de travail.