RGPD : quelles obligations pour les entreprises ?

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RGPD : quelles obligations pour les entreprises ?

Êtes-vous conscients des risques liés au non-respect du RGPD dans votre entreprise ? Le dossier de Juritravail détaille les étapes primordiales pour vous conformer à la loi et éviter les sanctions. Ne prenez pas de risques sur la gestion des données personnelles de votre entreprise !... Lire la suite

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En bref

Qu'est-ce que la conformité au RGPD ? 

Le développement de la sphère numérique génère, entre autres conséquences, une collecte et un traitement accrus des données personnelles des internautes et utilisateurs de sites internet.

Ces pratiques, aux multiples avantages notamment commerciaux, comportent de nombreux risques quant à la confidentialité et à la sécurité des données personnelles traitées, et de fait à la préservation de la vie privée des personnes dont les données sont traitées.

À ce titre, elles sont strictement encadrées par le Règlement général sur la protection des données personnelles (RGPD), qui est entré en vigueur dans tous les pays de l'Union européenne le 25 mai 2018, et auquel l'ensemble des entreprises privées françaises (PME comme grandes entreprises) doivent se conformer. 

S'ajoute à celui-ci la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978, dont le contenu a été entièrement réécrit à la suite de la publication du RGPD.

Comment se mettre en conformité avec le RGPD ? Quelles démarches devez-vous effectuer ?

Notre dossier répond à toutes vos questions :

Qu'est-ce qu'une donnée personnelle exactement ? De quel type de traitement parle-t-on ? Quelles sont les obligations des entreprises à l'égard du RGPD pour sécuriser le traitement des données personnelles collectées ? Qu'est-ce qu'un registre de traitement de données et dans quels cas sa constitution est-elle obligatoire ? Quand devez-vous réaliser une analyse d'impact ? À qui doivent être communiquées les coordonnées du responsable de traitement ? Quelle est la durée de conservation des données traitées ? Quels documents devez-vous fournir à la CNIL en cas de contrôle ? Que devez-vous faire en cas de violation de données personnelles ? Comment traiter des cas d'incidents ? Quelles sanctions (courrier de mise en demeure, amende, avertissement, etc.) risquez-vous en cas de non-respect des dispositions applicables de la part de la CNIL ? 

Dans quels cas utiliser ce dossier ?

En France, c'est la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) qui est en charge de veiller à la conformité des entreprises aux règles contenues dans le RGPD.

A ce titre, elle dispose d'un réel pouvoir de contrôle et de sanction à l'égard des entreprises concernées, qui sont susceptibles, en cas de manquements, de se voir infliger de lourdes amendes administratives.

Si votre entreprise traite des données personnelles (notamment de ses clients, de ses salariés, de ses fournisseurs, etc.), elle est tenue de se conformer au RGPD et aux textes nationaux applicables, et doit à ce titre respecter plusieurs obligations.

Celles-ci ont trait à la sécurisation des données personnelles traitées, mais également aux droits et libertés des personnes dont les données sont collectées (recueil de leur consentement explicite, durée de conservation des données, droit d'accès à leurs données, droit à la portabilité et à l'effacement de celles-ci, etc.).

En tant que chef d'entreprise et employeur, vous êtes responsable du traitement des données personnelles effectué par votre entreprise, et il vous appartient (à vous et à vous seul) d'assurer la mise en conformité de celle-ci à la réglementation applicable (avec l'aide éventuelle d'un délégué à la protection des données (DPD ou DPO)). 

Pour cela, il convient de réaliser un réel état des lieux de la situation, de manière à mettre en place les mesures de sécurité qui s'imposent (processus interne, tenue des registres imposés par la réglementation, définition des modalités d'obtention du consentement explicite des internautes dont les données sont collectées si celui-ci s'impose, sécurisation des activités de traitement, verrouillage des données recueillies par le biais de votre site internet, cryptage des documents à risque, détermination de la durée de conservation des données traitées, réalisation d'analyses d'impact, etc.). 

Au-delà de simples mesures ponctuelles, vous devez assurer la conformité dans le temps de votre entreprise aux textes et lois applicables, ce qui nécessite une actualisation de vos connaissances.

Contenu du dossier :

Ce dossier vous permet de déterminer les démarches à accomplir pour assurer la conformité de votre entreprise au RGPD et à la loi informatique et libertés. Il vous renseigne sur les obligations posées par la réglementation à l'égard des entreprises, et sur les mesures à prendre pour les respecter afin d'éviter une sanction de la part de la CNIL. Vous trouverez dans ce dossier tout ce que vous devez savoir sur :

  • le RGPD ;
  • les données personnelles ;
  • les entreprises concernées par le respect de la réglementation ;
  • le registre de traitement de données ;
  • la sécurisation des données personnelles traitées ;
  • les sanctions ;
  • votre obligation d'information à l'égard de vos clients et de vos salariés dans le cas d'un traitement de leurs données personnelles ;
  • le délégué à la protection des données (DPD ou DPO), notamment les situations dans lesquelles il doit être désigné, les conditions de sa nomination et ses missions ;
  • les droits des personnes dont les données sont collectées (notamment le droit d'accès, de rectification et d'effacement des données). 

Les notions clés abordées dans ce dossier :

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RGPD

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Données personnelles

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Traitement de données

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Droit à l'oubli (à l'effacement)

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Délégué à la Protection des Données (DPO)

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CNIL

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Risques et sanctions

Le plan du dossier

  • I- Etre en conformité avec le RGPD
  • A quelle date est entré en application le RGPD ?
  • Qu'est-ce que le règlement général sur la protection des données (RGPD) ?
  • Qu’est-ce que l’on entend par données personnelles ?
  • Qui est concerné par la mise en place du RGPD ?
  • Est il toujours nécessaire de faire une déclaration préalable à la CNIL ?
  • Doit-on constituer un registre de traitement de données ?
  • Quels sont les fichiers qui sont soumis à la législation relative à la protection des données personnelles ?
  • La collecte de données auprès de personnes mineures est-elle possible ?
  • Doit-on informer la personne de ses droits en matière de données personnelles ?
  • Dois-je toujours signaler les violations de données personnelles à la CNIL ?
  • Que risque-t-on en cas de non-conformité au RGPD ? Il y a t'il des sanctions ?
  • En plus des données de nos clients, doit-on sécuriser les données personnelles de nos salariés ?
  • RGPD : pendant combien de temps puis-je conserver les données personnelles ?
  • Est-on obligé de nommer un Délégué à la Protection des Données (DPD ou DPO) ?
  • Comment désigner le délégué à la protection des données (DPD ou DPO) au sein de mon entreprise ?
  • Quelles sont les missions du Délégué à la protection des données (DPD ou DPO) ?
  • Que faire en cas de contrôle de la CNIL ?
  • Un client me demande l’accès à ses données personnelles, sous quel délai dois-je lui répondre ?
  • II- Comment assurer une bonne protection des données personnelles ?
  • Je sous-traite une partie de mon activité : qu’en est-il des obligations du sous-traitant pour le RGPD ?
  • Comment sécuriser les données au sein de mon entreprise ?
  • Qu’est-ce que le profilage en termes de données personnelles ? Ai-je le droit de recourir au profilage dans le cadre de mon activité ?
  • Comment est-il possible d'obtenir le consentement explicite des personnes sur le recueil de leurs données personnelles ?
  • On me demande l’application du droit à l’oubli. Dois-je faire droit à cette demande ?
  • Dois-je adapter mes pratiques en effectuant une étude d’impact ?
  • La situation de mon entreprise a changé, quand et comment modifier ma déclaration à la CNIL ?
  • Suis-je tenu de mettre à jour les données dont je dispose ?
  • Puis-je conserver les numéros de carte de crédit de mes cyberclients ?
  • Puis je céder, louer ou encore mettre à disposition les données personnelles collectées grâce à mon site marchand ?
  • J'ai une boutique sur Internet, quels sont les risques en cas d'un piratage des données personnelles de mes clients ?
  • Suite à un problème technique, toutes les données confidentielles de mes clients ont été rendues publiques. Que faire pour me protéger des réclamations ?
  • J'ai une boutique sur Internet, que dois-je faire pour la sécurisation des paiements de mes clients ?
  • Un de mes clients a été victime d’une usurpation d’identité numérique, suis-je responsable ?
  • Qu'est-ce que le "traitement" de données personnelles ? De quoi s'agit-il par exemple ?
  • Qui est responsable de la mise en conformité au RGPD dans une entreprise ?
  • Le délégué à la protection des données (DPD) est-il un salarié protégé ?
  • Puis-je être tenu responsable en cas de violation de données personnelles suite à une cyber-attaque ?

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La question du moment

RGPD : pendant combien de temps puis-je conserver les données personnelles ?

La conservation des données de vos clients et partenaires est un élément stratégique de votre entreprise.

Toutefois, depuis l'instauration du Règlement Général sur la Protection des données (RGPD), entré en application le 25 mai 2018, les principes de conservation de données ont changé.

S'il est vrai qu'il n'existe pas de délai limitant la conservation des données personnelles de vos clients, cela ne signifie pas que ces données doivent être conservées indéfiniment "au sein de vos serveurs".  

En effet, la durée de conservation doit être définie par le responsable de traitement en accord avec son délégué à la protection des données (DPD) en fonction de la finalité du traitement, sauf si un texte impose une durée précise.  

Par exemple, cette durée ne doit pas excéder 1 mois maximum pour les enregistrements de vidéosurveillance (1).

 À défaut de précisions contraires, la durée va dépendre de la nature des données utilisées et des objectifs recherchés. Elles doivent donc être supprimées lorsque le motif justifiant leur archivage n'a plus raison d'être (2).

Pour vous aidez à définir ces durées, vous pouvez vous appuyer sur les dispositions légales ou règlementaires applicables, ou encore sur les délibération de la CNIL. A toute fin utile, sachez que la CNIL a mis en ligne un guide pratique relatif aux durées de conservation des données personnelles.

Retenez que plus l'utilisation des données est importante et prolongée, plus vous serez en droit de les conserver. Cependant, si aucune raison ne justifie leur détention, vous ne serez plus en droit de les archiver indéfiniment.

En cas de procédure de suppression sous contrainte ou demande, vous devrez vous assurer que les données sont effectivement supprimées.

Bon à savoir :

Notez que les règles prévues par le RGPD doivent être articulées avec le régime spécifique des archives publiques (qui s'entendent comme l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité), dont la teneur est définie par le Code du patrimoine (3).

Le mot de l'auteur

Le 13/03/2024

Le RGPD vous apparaît comme une machine complexe ? Notre dossier détaille point par point ce mastodonte de réglementation. Faites le point sur votre conformité facilement.

Le 22/06/2023

Le respect du RGPD requiert le respect de diverses obligations dont vous devez connaître la nature exacte. Recueil du consentement, durée de conservation, obligation d'information, gestion des incidents techniques ou malveillants... Suivez le guide !

Le 22/09/2022

Chacun dispose d'un droit d'accès aux données personnelles le concernant. Selon la nature de la demande, le responsable de traitement est tenu d'y satisfaire dans un délai compris entre un et trois mois. Ce dossier comporte des lettres de réponse à une demande en ce sens.

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Note moyenne sur 2 avis

  • le 28/01/2020

    Rapidité, document bien rédigé (rgpd)

  • le 24/01/2020

    Rapidité

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