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Primes et avantages en nature : respecter les conditions de versement aux salariés

Vous souhaitez attribuer une prime ou un avantage en nature à un salarié ? Ce dossier fait le point sur les diverses primes et avantages que l'employeur peut verser à ses salariés, leurs conditions d'attribution, leur montant, leur calcul, les obligations qui en découlent, ainsi que des informations quant à leur exonération ou assujettissement aux contributions et cotisations de Sécurité sociale.... Lire la suite

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En bref

Comment attribuer une prime ou un avantage en nature à un salarié ?

En principe, l'octroi d'une prime ou d’un ou plusieurs avantages en nature à vos salariés peut être prévu par le contrat de travail, un accord collectif ou un usage. Avant d'en faire bénéficier vos employés, vous devez vous référer à ces textes pour en respecter les conditions de versement, d'attribution et les critères de validité.

Parfois, l'employeur peut également accorder des primes exceptionnelles sans qu'elles soient spécifiquement prévues par le contrat de travail, une convention collective ou un accord d'entreprise. Dans ces cas, le montant de la prime peut être décidé de manière discrétionnaire.

Avec l'inflation et dans le but d'augmenter le pouvoir d'achat, les employeurs sont encouragés à aller au-delà des primes à caractère obligatoire en accordant à leurs salariés, le versement d'une prime exceptionnelle pour l'année 2024 : la prime de partage de la valeur (PPV), anciennement dénommée Prime Macron. Le montant de la prime et ses conditions de versement sont fixés suite à des négociations collectives, ou décision unilatérale de l'employeur, après avoir consulté le comité social et économique (CSE). 

Par définition, les avantages en nature sont des prestations fournies par l’employeur au salarié, gratuitement ou moyennant une participation inférieure à la valeur réelle du bien ou du service. Fréquemment, il s’agit d’avantages liés aux frais de repas (nourriture), à l’hébergement (mise à disposition d’un logement), aux outils issus des nouvelles technologies de l'information et de la communication, ou encore à l’utilisation d’un véhicule de fonction.

La prise en charge de certains frais (nourriture, essence, abonnement téléphonique, etc.) expose vos salariés à des conséquences en matière d’imposition. En effet, contrairement aux frais professionnels, l'avantage en nature figure sur la fiche de paie et est soumis aux cotisations sociales. L'Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d'allocations familiales (Urssaf) est donc susceptible de procéder à des contrôles.

Ce dossier est à jour des nouveaux barèmes forfaitaires publiés par l'URSAFF pour l'année 2024. Il vous apporte ainsi les réponses à vos interrogations afin de vous conformer à la législation applicable en matière d’octroi d’avantages en nature à vos salariés.

Primes et avantages aux salariés : ce qu'il faut savoir

  • primes = prime exceptionnelle de pouvoir d'achat, prime de partage de la valeur (Prime Macron), prime d'objectifs, de panier, de rendement, de responsabilité, de vacances, d'ancienneté, de Noël, de 13ème mois, etc ;
  • avantages en nature = téléphone, véhicule, logement de fonction, etc ;
  • vous êtes parfois dans l'obligation de verser une prime ou d'accorder un avantage en nature à vos salariés ;
  • vous devez respecter le principe d'égalité de traitement et de non-discrimination lors de l'octroi d'une prime ou d'un avantage ;
  • vous devez faire apparaître les primes et les avantages en nature sur le bulletin de salaire ;
  • certaines sommes et avantages sont exonérés de cotisations et contributions sociales, d'autres doivent y être assujetties.

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

En tant qu'employeur ou responsable des ressources humaines, vous avez la possibilité d'inclure dans le contrat de travail de vos salariés des dispositions concernant le versement de primes, telles qu'une prime d'objectifs. Ces éléments de rémunération peuvent être librement négociés entre les parties (RH et salariés) et peuvent faire l'objet d'ajustements annuels, trimestriels ou mensuels

Vous avez également la possibilité d'accorder à vos salariés un ou plusieurs avantages en nature, tels qu'un logement, un véhicule de fonction, un téléphone portableou encore des repas.

Cependant, ces primes et avantages sont encadrés, notamment par le principe de non-discrimination et d'égalité de traitement entre les salariés.

Par ailleurs, votre convention collective, vos accords collectifs ou les pratiques courantes au sein de votre entreprise peuvent prévoir l'attribution d'avantages en nature ou le versement de compléments de salaire tels qu'une prime d'ancienneté, une prime de panier, une prime de 13ème mois, prime de pouvoir d'achat, etc.

Selon la nature de la prime, le principe d'égalité de traitement entre les salariés peut varier, en fonction de son caractère individuel ou collectif.

Contenu du dossier : les différentes primes et avantages en nature en 2024 !

Ce dossier aborde les questions liées au versement des primes :

  • les différentes primes pour vos salariés ;
  • les conditions de versement cumulatives ou non des primes ;
  • le calcul de la prime d’ancienneté de vos salariés ;
  • la mise en place, le calcul et les avantages de la prime de partage de la valeur, anciennement appelée prime Macron ;
  • le montant de la prime de partage de la valeur en fonction de la rémunération ;
  • les exonérations de cotisations et les contributions sociales ;
  • la création et la mise en place d'une nouvelle prime ;
  • les avantages en nature ;
  • les conditions d’attribution des avantages en nature ;
  • la déclaration des avantages en nature ;
  • l’évaluation des avantages en nature : barème forfaitaire ou valeur réelle ;
  • etc.

Ce dossier juridique dédié contient :

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54 Questions essentielles

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5 Modèles de lettres

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2 Modèles de contrats

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7 Fiches express

Les notions clés abordées dans ce dossier juridique :

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Prime Macron

Prime de partage de la valeur (PPV)

Prime de vacances

Prime de Noël

Prime de transport

Prime exceptionnelle

Prime d'ancienneté

Prime d'objectif

Prime de résultats

13ème mois

Prime de panier

Prime de responsabilité

Avantages en nature

Cotisations et contributions sociales

Exonération

Impôt sur le revenu

Supprimer un avantage en nature

Nourriture

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La question du moment

Comment puis-je distinguer un avantage en nature de frais professionnels ?

Il est très important de distinguer les 2 notions que sont les avantages en nature d’une part, et les frais professionnels d’autre part. En effet, le régime social et fiscal à appliquer n’est pas le même et l’organisme de recouvrement des cotisations sociales (l’Urssaf) est particulièrement vigilant sur la question.

Les frais professionnels se définissent comme des charges de caractère spécial, inhérentes à la fonction ou à l'emploi du travailleur salarié ou assimilé que celui-ci supporte au titre de l'accomplissement de ses missions (1).

Lorsque l'employeur rembourse au salarié les frais exposés par ce dernier pour les besoins de son activité professionnelle, le régime des frais professionnels s'applique.

Il s'agit de frais liés aux conditions de travail, de frais de déplacement, ou encore de dépenses exposées par le salarié en lieu et place de l'entreprise.

Les remboursements de frais professionnels n'ont pas la nature de salaire. Exemples : les repas d'un salarié contraint de prendre son repas au restaurant, les indemnités kilométriques...

En outre, les frais engagés ne doivent pas être d'un niveau exagéré.

Ainsi, lorsque les frais ne remplissent pas ces conditions, ils sont considérés comme des éléments du salaire (2)

Ne constituent pas des remboursements de frais professionnels :

  • les sommes perçues pour couvrir une sujétion particulière liée à l'emploi occupé (exemple : une prime de froid ou de salissure) ;
  • les sommes perçues par le salarié qui excèdent les dépenses exposées.

En somme, la différence entre les 2 notions réside dans le fait que les avantages en nature renvoient à l'usage personnel d'un bien ou d'un service, alors que les frais professionnels renvoient à des dépenses engagées dans un cadre professionnel. Si les avantages en nature sont considérés comme un élément du salaire, le remboursement des frais professionnels n’en est pas et ne doit pas donner lieu à retenue sur le salaire (3).

Bon à savoir : il n’est pas toujours simple de distinguer l’avantage en nature du frais professionnel. En cas de doute, il est recommandé de se renseigner auprès de l’Urssaf.


Le mot de l'auteur

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La mise à jour du 05 juillet 2024 concerne :

Ce dossier est à jour des barèmes d'évaluation de 2024 pour le calcul des avantages en nature.

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La mise à jour du 03 juillet 2024 concerne :

À partir du 1er janvier 2025, les entreprises de moins de 50 salariés doivent mettre en place un dispositif de partage de la valeur, comme une prime de partage de la valeur (PPV) ; un dispositif d'intéressement, de participation, etc.

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La mise à jour du 08 décembre 2023 concerne :

Le projet de loi portant transposition de l'accord national interprofessionnel relatif au partage de la valeur au sein de l'entreprise a été promulgué le 29 novembre 2023. Elle prévoit de nouvelles mesures concernant la mise en place et l’attribution de cette prime. Notre dossier fait le point.

Primes et avantages en nature : respecter les conditions de versement aux salariés

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