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Aucun texte n'impose à l'employeur de mettre à disposition une voiture de fonction à ses salariés. Cet avantage en nature peut être négocié au jour de l'embauche et faire l'objet d'une clause ou d'un avenant au contrat de travail (voire même être prévu par accord collectif pour certaines professions).
À noter : l'employeur doit vérifier, au préalable, que le salarié dispose d'un permis de conduire valide. Il peut aussi, de façon ponctuelle, s’assurer que le salarié ne fait pas l’objet d’une suspension ou d’un retrait de son permis.
Est considéré comme véhicule de fonction (et donc comme un avantage en nature) : la voiture mise à la disposition du salarié de manière permanente, de sorte qu'il peut aussi s'en servir dans sa vie privée (en dehors de son temps de travail, les week-ends, les jours fériés, les jours de congés, etc.). En revanche, la mise à disposition d'un véhicule d'entreprise pour des déplacements occasionnels liés à l'exercice des fonctions, ne peut être considérée comme un avantage en nature.
Lorsque l'employeur assume entièrement à sa charge les frais liés au véhicule de fonction (en fournissant une carte de carburant, en réalisant les entretiens et réparations nécessaires, en s'occupant d'assurer le véhicule, etc.), cela constitue également des avantages en nature, de sorte qu'ils doivent être intégrés dans l'assiette des cotisations sociales (1).
La voiture de fonction, comme tout avantage en nature, doit être restituée lorsque le contrat de travail prend fin (démission, licenciement, retraite, etc.). Cette restitution a lieu à l'arrivée du terme du préavis. Si le salarié refuse de la restituer, l'employeur peut demander à être indemnisé.
Attention ! Un véhicule de fonction dont le salarié conserve l'usage dans sa vie personnelle, ne peut lui être retiré pendant une période de suspension de son contrat de travail. Dans le cas contraire, l’employeur commet une faute, justifiant l'allocation de dommages-intérêts (2).
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