Il est très important de distinguer les 2 notions que sont les avantages en nature d’une part, et les frais professionnels d’autre part. En effet, le régime social et fiscal à appliquer n’est pas le même et l’organisme de recouvrement des cotisations sociales (l’Urssaf) est particulièrement vigilant sur la question.
Les frais professionnels se définissent comme des charges de caractère spécial, inhérentes à la fonction ou à l'emploi du travailleur salarié ou assimilé que celui-ci supporte au titre de l'accomplissement de ses missions (1).
Lorsque l'employeur rembourse au salarié les frais exposés par ce dernier pour les besoins de son activité professionnelle, le régime des frais professionnels s'applique.
Il s'agit de frais liés aux conditions de travail, de frais de déplacement, ou encore de dépenses exposées par le salarié en lieu et place de l'entreprise.
Les remboursements de frais professionnels n'ont pas la nature de salaire. Exemples : les repas d'un salarié contraint de prendre son repas au restaurant, les indemnités kilométriques...
En outre, les frais engagés ne doivent pas être d'un niveau exagéré.
Ainsi, lorsque les frais ne remplissent pas ces conditions, ils sont considérés comme des éléments du salaire (2).
Ne constituent pas des remboursements de frais professionnels :
- les sommes perçues pour couvrir une sujétion particulière liée à l'emploi occupé (exemple : une prime de froid ou de salissure) ;
- les sommes perçues par le salarié qui excèdent les dépenses exposées.
En somme, la différence entre les 2 notions réside dans le fait que les avantages en nature renvoient à l'usage personnel d'un bien ou d'un service, alors que les frais professionnels renvoient à des dépenses engagées dans un cadre professionnel. Si les avantages en nature sont considérés comme un élément du salaire, le remboursement des frais professionnels n’en est pas et ne doit pas donner lieu à retenue sur le salaire (3).
Bon à savoir : il n’est pas toujours simple de distinguer l’avantage en nature du frais professionnel. En cas de doute, il est recommandé de se renseigner auprès de l’Urssaf.
Ce que pensent nos clients :
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Régis C.
le 14/05/2022
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Eric C.
le 25/04/2024
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