Affichages et registres obligatoires prêts à l’emploi pour votre entreprise

Un panneau d'affichage obligatoire dans une entreprise est un moyen de porter à la connaissance des salariés toutes les informations prévues par la loi, que vous devez leur transmettre.

Certaines informations doivent obligatoirement être affichées sur des panneaux. C'est le cas par exemple des coordonnées de l'inspecteur du travail, du médecin du travail, des services de secours d'urgence, des horaires collectifs et bien d'autres.

D'autres informations doivent être portées à la connaissance des salariés, par tout moyen, c'est-à-dire sur n'importe quel support, dès lors que vous apportez la preuve que les salariés sont effectivement informés. Le moyen le plus sûr et le plus simple reste l'affichage de ces informations dans les locaux de l'entreprise. En cas de contrôle, l'inspection du travail pourra directement attester que vous remplissez vos obligations. Rien ne vous empêche de compléter cet affichage par une mise à disposition des informations sur l'intranet de l'entreprise ou par envoi individuel à chaque salarié.

Les affichages obligatoires dans l'entreprise, prévus par le Code du travail, quelle que soit la taille de l'entreprise :

• les coordonnées (adresse et numéro de téléphone) de l'inspection du travail ainsi que le nom de l'inspecteur compétent ;
• les coordonnées (adresse et numéro de téléphone) du médecin du travail ou du service de prévention et de santé au travail (SPST) (anciennement "service de santé au travail") compétent pour l'établissement ;
• les coordonnées (adresse et numéro de téléphone) des services de secours d'urgence ;
• le panneau de l'interdiction de fumer et de vapoter ;
• les horaires collectifs de travail des salariés ;
• les modalités d'accès au document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP) ;
• les panneaux pour l'affichage des communications syndicales, et ce, pour chaque section syndicale présente dans l'entreprise ;
• les consignes de sécurité incendie ;
• la liste nominative des membres du CSE.

Les informations obligatoires à transmettre aux salariés par tout moyen :

• les articles 225-1 à 225-4 du Code pénal prohibant et sanctionnant toute discrimination ;
• les obligations relatives au harcèlement ;
• l'avis comportant l'intitulé des conventions et accords applicables à l'entreprise ;
• les textes relatifs à l'égalité salariale entre les hommes et les femmes ;
• l'ordre des départs en congés des salariés ;
• les jours et heures de repos collectifs lorsque l'ensemble du personnel, sans exception, ne bénéficie pas d'une journée de repos hebdomadaire le dimanche ;
• le règlement intérieur de l'entreprise ;
• l'organisation des élections CSE.

Les registres obligatoires en entreprise :

• registre unique du personnel ;
• registre des accidents bénins non déclarés ;
• document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP) ;
• registre des alertes en matière de santé publique et d'environnement ;
• registres du comité social et économique (CSE) ;
• registres spécifiques à la durée du travail ;
• registres de sécurité : sécurité incendie et des vérifications électriques ;
• registre des travailleurs à domicile (si vous êtes concerné).

Absence d'affichage d’obligatoire

Le risque si vous ne le faites pas ? Un contrôle de l'Inspection du travail accompagné d'une amende pouvant aller jusqu'à 1.500 euros (Article R8114-2 du Code du travail) voire 10.000 euros (30.000 euros et 1 an de prison en cas de récidive) (Article L4741-1 du Code du travail).

Alors, mieux vaut respecter à la lettre les obligations légales qui vous incombent en commandant vos panneaux d'affichage obligatoires dès maintenant.

Absence de registre

En cas de contrôle de l'inspection du travail, si vous ne pouvez pas les présenter à l'inspecteur, vous encourez une amende de 1.500 euros (Article R8114-2 du Code du travail).

En l'absence de registre unique du personnel, vous encourez 750 euros d'amende (Article R1227-7 du Code du travail).

Si vous n'avez pas de document unique d'évaluation des risques (DUER), vous risquez une amende de 1.500 euros (3.000 euros en cas de récidive) (Article R4741-1 du Code du travail).

De plus, l'absence de certains documents peut engendrer des sanctions plus élevées.

Par exemple, si vous n'avez pas le registre de la délégation du personnel au CSE (alors que votre entreprise dispose d'un CSE), vous vous exposez à une amende de 7.500 euros pour délit d'entrave au fonctionnement de l'instance (Article L2317-1 du Code du travail).

L'absence du registre des dangers graves et imminents peut, quant à elle, être punie d'une amende de 10.000 euros (30.000 euros et 1 an de prison en cas de récidive).

Dès que vous recevez vos panneaux Juritravail, vous pouvez les afficher dans les locaux de travail de votre entreprise. Ils doivent être affichés dans des lieux facilement accessibles aux salariés pour les tenir informés. Vous serez ainsi en conformité avec le Code du travail.

Toute entreprise, quelle que soit sa taille, doit tenir à jour des registres obligatoires, qui regroupent des informations ou des données, que les employeurs doivent détenir, compléter et mettre à jour. En tant qu'employeur, vous devez détenir ces registres, les remplir et les mettre à jour, pour être en conformité avec le Code du travail.

Les registres obligatoires en entreprise sont des documents qui permettent une meilleure gestion du personnel et de la santé et sécurité dans l'entreprise. Ainsi, par la tenue des registres obligatoires, vous pouvez tracer, croiser, analyser les données et les conserver pour avoir une gestion responsable et sécurisée de votre entreprise.

Les institutions de contrôle peuvent également vérifier, par ces registres, que vous respectez les dispositions du Code du travail et que vous êtes en conformité avec la loi. Ils doivent être présentés et être à jour lors de tout contrôle de l'inspection du travail ou de l'Urssaf.

Par exemple, le registre unique du personnel, qui est obligatoire dans toute entreprise, permet de recenser dans un seul et unique document, toutes les informations concernant vos salariés. Vous n'avez qu'à insérer les éléments manquants dans le registre que vous recevez.

Autre exemple : le registre unique de sécurité, qui regroupe de nombreuses informations sur les obligations de l'employeur en matière de santé et sécurité au travail, ainsi que les observations et les mises en demeure notifiées par l'inspection du travail en la matière. Tout est détaillé et expliqué dans le registre que vous commandez.

Attention, ce document est différent du document unique d'évaluation des risques (DUER) qui est un autre registre obligatoire. Il permet de dresser l'inventaire des risques professionnels présents dans votre entreprise, de les analyser et de les réduire ou de les supprimer, par des mesures de prévention ou des plans d'action.

Il peut s'agir également du registre spécial des dangers graves et imminents, qui permet de consigner toutes les alertes du CSE en cas de danger grave et imminent.

Absence de registre obligatoire : quelles sanctions ? Vous devez impérativement détenir les registres obligatoires dans votre entreprise.