Rembourser les frais professionnels : comment faire ?

Quelles sont les règles à respecter pour les frais soient qualifiés de frais professionnels ?

Il arrive fréquemment qu'un salarié engage des dépenses pour les besoins de son activité professionnelle. C'est ce que l'on appelle les frais professionnels.

Il s'agit notamment :

• des frais de repas ;

• des frais d'utilisation d'un véhicule personnel à des fins professionnelles ;

• des frais de transport entre le domicile et le lieu de travail ;

• des frais de grands déplacements ;

• des frais de mobilité ;

• des frais liés au télétravail ;

• des frais liés à l'utilisation d'outils issus des nouvelles technologies (NTIC).

Ces frais professionnels doivent faire l'objet d'un remboursement de la part de l'employeur.

En effet, les frais qu'un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur doivent lui être remboursés sans qu'ils ne puissent être imputés sur la rémunération qui lui est due. Cette règle s'applique à moins qu'il n'ait été contractuellement prévu qu'il en conserverait la charge moyennant le versement d'une somme fixée à l'avance de manière forfaitaire et à la condition que la rémunération proprement dite du travail reste au moins égale au SMIC (1).

Toute clause du contrat de travail ou d'un avenant du contrat de travail qui met à la charge du salarié les frais engagés par celui-ci pour les besoins de son activité professionnelle doit être réputée non écrite (2).

Les remboursements de frais professionnels au salarié peuvent, sous certaines conditions, être exclus de l'assiette de cotisations de sécurité sociale ainsi que de l'assiette de la CSG (contribution sociale généralisée) et de la CRDS (contribution pour le remboursement de la dette sociale).

Comment rembourser les frais professionnels ?

Le remboursement des frais professionnels peut être réalisé selon différentes modalités (3) :

• sur la base des dépenses réellement engagées par le salarié ;

• sous la forme d'allocations forfaitaires.

Indemnisation des frais professionnels sur la base des dépenses réellement engagées

L'employeur a la possibilité de rembourser les frais professionnels sur la base des dépenses réellement engagées par le salarié, sur présentation de justificatifs.

Si l'administration en fait la demande, l'employeur doit être en mesure de produire ces justificatifs.

Les remboursements de frais professionnels effectués par l'employeur, sur la base des dépenses réellement engagées par le salarié, ne peuvent être exonérés de cotisations sociales que dans les conditions suivantes :

• si les frais engagés par le salarié peuvent être accompagnés de justificatifs suffisamment précis pour en établir la réalité et le montant ;

• et s'il est clairement démontré que les frais exposés l'ont été dans l'intérêt de l'entreprise et ne sont pas d'un niveau exagéré.

Aucun plafond d'exonération ne s'applique puisque les frais professionnels sont remboursés sur la valeur réelle des dépenses engagées.

Indemnisation des frais professionnels sous la forme d'allocations forfaitaires

À l'exception des 5 cas pour lesquels le remboursement sur la base des frais réels est obligatoire, l'employeur a également la possibilité d'effectuer le remboursement des frais professionnels sous forme d'allocations forfaitaires.

Les allocations forfaitaires allouées au salarié peuvent être exonérées de cotisations sociales, dans la limite de certains plafonds revalorisés chaque année au 1er janvier.

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Les allocations forfaitaires versées n'excèdent pas les plafonds d'exonération fixés

À partir du moment où le montant des allocations forfaitaires allouées au salarié est inférieur ou égal aux plafonds d'exonération fixés, l'employeur n'a pas à justifier les dépenses engagées par le salarié au titre des frais professionnels.

La totalité des allocations forfaitaires est exclue de l'assiette des cotisations sociales.

En effet, les allocations forfaitaires bénéficient d'une présomption d'utilisation conforme.

Autrement dit, elles sont réputées être utilisées par le salarié conformément à leur objet, c'est-à-dire, pour le remboursement des dépenses qu'il a engagées.

L'employeur doit simplement pouvoir démontrer que les allocations forfaitaires correspondent aux situations de fait.

Les allocations forfaitaires versées excèdent les plafonds d'exonération fixés

En revanche, lorsque le montant des allocations forfaitaires versées au salarié excèdent les plafonds d'exonération fixés, 2 situations peuvent se présenter :

• soit l'employeur n'établit pas les circonstances de fait qui ont conduit le salarié à exposer des frais supplémentaires dans l'exercice de ses fonctions : les allocations versées sont réintégrées en totalité dans l'assiette des cotisations puisqu'elles constituent dès lors des compléments de rémunération ;

• soit l'employeur établit les circonstances de fait qui ont conduit le salarié à engager des dépenses supplémentaires : 2 situations peuvent se présenter :

- l'employeur produit des justificatifs afin de prouver que les allocations forfaitaires ont été utilisées conformément à leur objet : elles sont alors intégralement exclues de l'assiette des cotisations ;

- l'employeur n'est pas en mesure de prouver que les allocations forfaitaires versées au salarié ont été utilisées conformément à leur objet : elles sont alors réintégrées dans l'assiette des cotisations seulement pour la fraction excédant les plafonds d'exonération.