Rembourser les frais professionnels : comment faire ?

Qu'est-ce que les frais professionnels, définition ? Que peut-on passer en frais professionnels ? Quels sont les frais professionnels pris en charge par l'employeur ?

Il arrive fréquemment qu'un salarié engage des dépenses pour les besoins de son activité professionnelle. C'est ce que l'on appelle les frais professionnels.

Il s'agit notamment :

• des frais de repas ;
• des frais de transport ;
• des indemnités de grands déplacements ;
• des frais de mobilité ;
•  des frais engagés pour l'utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l'information et de la communication (NTIC) ;
• des frais liés au télétravail ; 
• les dépenses d'entretien des vêtements de travail.

Ces frais professionnels doivent faire l'objet d'un remboursement de la part de l'employeur.

En effet, les frais qu'un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur doivent lui être remboursés sans qu'ils ne puissent être imputés sur la rémunération qui lui est due.

Cette règle s'applique à moins qu'il n'ait été contractuellement prévu qu'il en conserverait la charge moyennant le versement d'une somme fixée à l'avance de manière forfaitaire et à la condition que la rémunération proprement dite du travail reste au moins égale au SMIC (1).

Toute clause du contrat de travail ou d'un avenant du contrat de travail qui met à la charge du salarié les frais engagés par celui-ci pour les besoins de son activité professionnelle doit être réputée non écrite (2).

Les remboursements de frais professionnels au salarié peuvent, sous certaines conditions, être exclus de l'assiette de cotisations de sécurité sociale ainsi que de l'assiette de la CSG (contribution sociale généralisée) et de la CRDS (contribution pour le remboursement de la dette sociale).

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Quelles différences entre les frais professionnels et les avantages en nature ?

Les frais professionnels diffèrent des avantages en nature.

En effet, si les frais professionnels sont des dépenses faites par le salarié qui lui sont ensuite remboursées par l'employeur, les avantages en nature sont quant à eux, des prestations fournies par l'employeur au salarié.

Sont notamment des avantages en nature, les prestations suivantes :

• un véhicule de fonction ;
• les titres-restaurant ;
• un logement de fonction ;
• la fourniture d'outils issus des nouvelles technologies ;
• ... etc

Ils ne sont pas non plus pris en compte de la même manière que ce soit en matière de rémunération ou de prélèvements sociaux.

Comment rembourser les frais professionnels ?

Le remboursement des frais professionnels peut être réalisé selon différentes modalités (3) :

• sur la base des dépenses réellement engagées par le salarié ;
• sous la forme d'allocations forfaitaires.

Indemnisation des frais professionnels sur la base des dépenses réellement engagées (remboursement au réel)

L'employeur a la possibilité de rembourser les frais professionnels sur la base des dépenses réellement engagées par le salarié, sur présentation de justificatifs.

Si l'administration en fait la demande, l'employeur doit être en mesure de produire ces justificatifs.

Les remboursements de frais professionnels effectués par l'employeur, sur la base des dépenses réellement engagées par le salarié, ne peuvent être exonérés de cotisations sociales que dans les conditions suivantes :

• si les frais engagés par le salarié peuvent être accompagnés de justificatifs suffisamment précis pour en établir la réalité et le montant ;

• et s'il est clairement démontré que les frais exposés l'ont été dans l'intérêt de l'entreprise et ne sont pas d'un niveau exagéré.

Bon à savoir : Aucun plafond d'exonération ne s'applique puisque les frais professionnels sont remboursés sur la valeur réelle des dépenses engagées.

Pour les catégories de frais professionnels suivantes, le remboursement doit obligatoirement être réalisé sur la base des dépenses réellement engagées :

• les frais engagés par le salarié en situation de télétravail (cependant, par souci de simplification, il est admis que des allocations forfaitaires puissent être versées au salarié en télétravail) ;

• les frais engagés par le salarié à des fins professionnelles pour l'utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l'information et de la communication ;

• les indemnités destinées à compenser les frais de déménagement exposés par le salarié suite à une mobilité professionnelle qui relève du régime général ou par le salarié envoyé en mission temporaire ou muté en France par une entreprise étrangère et qui ne bénéficie pas du régime de détachement ou d'une convention bilatérale de sécurité sociale.  ;

• les indemnités destinées à compenser les frais exposés par le salarié d'une entreprise française détaché à l'étranger ;

• les indemnités destinées à compenser les frais exposés par le salarié en mobilité professionnelle de la métropole vers les départements et collectivités d'Outre-mer et inversement, ou de l'un de ces territoires vers un autre.

Le remboursement de ces frais sous la forme d'allocations forfaitaires n'est pas possible.

Indemnisation des frais professionnels sous la forme d'allocations forfaitaires

À l'exception des cas évoqués précédemment, pour lesquels le remboursement sur la base des frais réels est obligatoire, l'employeur a également la possibilité d'effectuer le remboursement des frais professionnels sous forme d'allocations forfaitaires.

Les allocations forfaitaires allouées au salarié peuvent être exonérées de cotisations sociales, dans la limite de certains plafonds revalorisés chaque année au 1er janvier.

Les allocations forfaitaires versées n'excèdent pas les plafonds d'exonération fixés

À partir du moment où le montant des allocations forfaitaires allouées au salarié est inférieur ou égal aux plafonds d'exonération fixés, l'employeur n'a pas à justifier les dépenses engagées par le salarié au titre des frais professionnels.

La totalité des allocations forfaitaires est exclue de l'assiette des cotisations sociales.

En effet, les allocations forfaitaires bénéficient d'une présomption d'utilisation conforme.

Autrement dit, elles sont réputées être utilisées par le salarié conformément à leur objet, c'est-à-dire, pour le remboursement des dépenses qu'il a engagées.

L'employeur doit simplement pouvoir démontrer que les allocations forfaitaires correspondent aux situations de fait.

Les allocations forfaitaires versées excèdent les plafonds d'exonération fixés

En revanche, lorsque le montant des allocations forfaitaires versées au salarié excèdent les plafonds d'exonération fixés, 2 situations peuvent se présenter :

• soit l'employeur n'établit pas les circonstances de fait qui ont conduit le salarié à exposer des frais supplémentaires dans l'exercice de ses fonctions : les allocations versées sont réintégrées en totalité dans l'assiette des cotisations puisqu'elles constituent dès lors des compléments de rémunération ;

• soit l'employeur établit les circonstances de fait qui ont conduit le salarié à engager des dépenses supplémentaires, la fraction excédentaire est exclue de l'assiette des cotisations.

Quels sont les plafonds d'exonération 2023 fixés pour le remboursement des frais professionnels sur une base forfaitaire ? Quels sont les barèmes Urssaf 2023 ?

Indemnité frais de repas

En principe, l'indemnité de frais de repas et donc les plafonds d'exonération des cotisations patronales, sont revalorisés chaque année au 1er janvier.

Néanmoins, il n'y a pas eu de nouvelle revalorisation au 1er janvier 2023 puisque le barème de l'indemnité de frais de repas et les plafonds d'exonération ont déjà été revalorisés le 1er septembre 2022.

En effet, en raison de l'inflation, le Gouvernement avait fait le choix d'une revalorisation de 4%, anticipant celle qui devait intervenir le 1er janvier 2023.

Pour connaître le barème 2023 des indemnités frais de repas, consultez l'actualité suivante : Indemnités frais de repas 2023

Indemnité de grands déplacements 

Depuis le 1er janvier 2023, le barème applicable pour les indemnités de grands déplacement est le suivant :

Allocations forfaitaires de mobilité professionnelle

Les limites d'exonération fixées pour 2023 en matière de mobilité professionnelle sont les suivantes :

Allocation forfaitaire pour l'utilisation des outils issus des NTIC

Les frais engagés par le salarié à des fins professionnelles, pour l'utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l'information et de la communication personnels, sont considérés comme des frais professionnels.

Les remboursements effectués par l'employeur doivent être justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié.

Cependant, dans le cas où l'employeur ne peut pas justifier la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié, le remboursement de celles-ci peut se faire sur la base d'une allocation forfaitaire qui ne peut excéder 52,20 euros par mois.

Bon à savoir : Le remboursement des frais liés à l'utilisation des outils NTIC personnels ne peut se cumuler avec celui lié aux frais de télétravail.