Télétravail : les obligations de l'employeur en matière de télétravail

Jeux Olympiques et Paralympiques de Paris 2024

Afflux touristique, forte affluence, voire saturation des transports en commun, stations de métros et de trams fermées... Les facteurs de stress, de fatigue et de difficultés de déplacements des salariés pendant la période des JOP de Paris 2024 risquent d'avoir un impact pour les entreprises situées dans les communes accueillant les épreuves. Afin d'anticiper cette période, le télétravail peut être une solution à privilégier.
Nous faisons le point pour vous au sein de cet article :  JO 2024 : comment anticiper le télétravail en masse ?

Le télétravail peut-il être obligatoire ? Définition et cadre

Le télétravail est en principe un mode d'organisation du travail basé sur le volontariat, à la fois de l'employeur et du salarié. L'accord des deux parties est ainsi nécessaire pour que le télétravail puisse être mis en place.

Selon sa définition légale, il désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l'information et de la communication (1).

Dans certains cas délimités, le télétravail peut être obligatoire. En effet, en cas de circonstances exceptionnelles telles qu'une menace épidémique ou en cas de force majeure, la loi permet à l'employeur d'imposer le télétravail sans avoir à recueillir l'accord du salarié (2).

Il s'agit, dans ce cas, d'un aménagement du poste de travail permettant de concilier la nécessité de poursuite de l'activité professionnelle et la protection de la santé des salariés.

 Exemple : les circonstances exceptionnelles ont été admises lors de l'épidémie de Covid-19 afin de protéger la santé des collaborateurs. En revanche, les Jeux Olympiques et Paralympiques de Paris 2024 ne sont pas considérés comme une circonstance exceptionnelle justifiant d'imposer le télétravail sans receuillir l'accord des salariés.

 Bon à savoir : le refus du salarié d'accepter un poste de télétravailleur n'est pas un motif de rupture du contrat de travail. Ainsi, le salarié licencié au motif qu'il refuse de faire du télétravail peut contester son licenciement devant le Conseil de prud'hommes et obtenir des indemnités.

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Qui peut faire du télétravail ? Quels emplois sont concernés par le télétravail ?

Il n'y a pas de métier type ou prédéterminé au télétravail.

Il suffit que le travail, qui aurait pu être exercé dans les locaux de l'entreprise, puisse l'être en dehors en utilisant les technologies de l'information et de la communication. Bien entendu, toutes les activités professionnelles ne se prêtent pas au travail à distance.

 Exemple : Un hôte de caisse ne peut pas exercer son activité en télétravail, mais un comptable peut généralement le faire.

À partir du moment où l'employeur et le salarié sont d'accord, tout salarié dont le poste de travail est compatible avec le travail à distance peut faire du télétravail, et ce, peu importe sa catégorie professionnelle (cadre, non-cadre...).

En pratique, c'est l'accord collectif ou la charte instituant le télétravail dans l'entreprise, s'ils existent, qui fixent les critères à remplir pour bénéficier du télétravail au sein de l'entreprise.

À défaut d'accord collectif ou de charte instituant le télétravail, il est nécessaire d'identifier concrètement les activités et missions qui peuvent faire l'objet de télétravail. Cela implique de définir, non pas les métiers éligibles au télétravail, mais bien les activités qui le sont. En effet, certains salariés exerçant des métiers qui paraissent a priori non télétravaillables peuvent néanmoins travailler à distance pour réaliser une partie de leurs activités (la partie administrative d'une tâche par exemple).

Est-ce que le télétravail est un droit pour le salarié ? L'employeur peut-il refuser une demande de télétravailler ? 

Le télétravail n'est pas de droit pour le salarié. En effet, l'employeur a la possibilité de refuser la demande de télétravail d'un salarié. C'est l'application du principe de double volontariat.

Néanmoins, il doit, dans certains cas, justifier son refus par un motif légitime lorsque la demande de recours au télétravail est formulée :

• par un salarié dont le poste est éligible au télétravail, dans les conditions prévues par l'accord collectif ou par la charte mettant en place le télétravail au sein de l'entreprise ;
• par un travailleur handicapé ou un proche aidant (d'un enfant, d'un parent ou d'un proche).

En pratique, la marge de manœuvre de l'employeur pour refuser le télétravail est réduite lorsqu'un salarié remplit les conditions fixées par un accord collectif ou, à défaut, une charte. C'est pourquoi, un dialogue social de qualité permet de sécuriser le recours au télétravail dans l'entreprise.

Une fois accepté, le télétravail va générer des obligations à la charge de l'employeur. Par exemple, il doit informer le salarié télétravailleur de toute restriction à l'usage d'équipements ou outils informatiques ou de services de communication électronique, ainsi que des sanctions en cas de non-respect de ces restrictions. Il doit également organiser chaque année un entretien pour échanger sur les conditions d'activité et la charge de travail du salarié (3).

 Employeurs, cet article peut vous intéresser : Télétravail dans votre entreprise : comment le gérer ?

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Comment mettre en place le travail à distance ? Comment formaliser le télétravail ?

Instauration du télétravail par accord collectif ou charte...

Le télétravail est mis en place dans le cadre d'un accord collectif ou, à défaut, d'une charte élaborée par l'employeur, après avis du comité social économique (CSE), s'il existe.

Cet accord ou cette charte de télétravail doit prévoir (1) :

• les conditions de passage en télétravail et les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail ;
• les modalités d'acceptation par le salarié des conditions de mise en oeuvre du télétravail ;
• les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail ;
• la détermination des plages horaires durant lesquelles l'employeur peut habituellement vous contacter ;
• les modalités d'accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail ;
• les modalités d'accès des salariées enceintes à une organisation en télétravail ;
• les modalités d'accès à des salariés aidants d'un enfant, d'un parent ou d'un proche à une telle organisation.

... ou instauration du télétravail par tout moyen

En l'absence d'accord collectif ou de charte, lorsque le salarié et l'employeur conviennent de recourir au télétravail (occasionnel ou régulier), ils formalisent leur accord par tout moyen. L'écrit est généralement recommandé afin d'avoir une preuve écrite de l'accord des deux parties

Exemples : en l'absence d'accord collectif ou de charte, l'employeur et le salarié peuvent formaliser le recours au télétravail par un avenant au contrat de travail, des échanges de mails ou de courriers, etc.

Le télétravail doit-il être privilégié pour les personnes vulnérables lors d'une épidémie ?

Les différents protocoles sanitaires élaborés pendant l'épidémie de Covid-19 en début de décennie permettent de visualiser les démarches à suivre lors d'une crise sanitaire.

Même si aujourd'hui ces protocoles dédiés aux entreprises ne s'applique plus, il convient pour les employeurs de porter une attention particulière aux personnes vulnérables, c'est-à-dire, identifiées comme étant à risque de formes graves d'un virus. Le télétravail est en effet une solution pour protéger la santé de ses collaborateurs.

En temps voulu, les critères à prendre en compte, pour déterminer les salariés "personnes vulnérables", sont fixés par les autorités.

Pour ces personnes, le télétravail doit être favorisé par les employeurs :

• sur demande des intéressés ;
• et si besoin après échange entre le médecin traitant et le médecin du travail, dans le respect du secret médical.

 Sur le même sujet : Télétravail sur ordonnance du médecin : obligation ou simple proposition ?

Quels sont les droits et les devoirs du télétravailleur ?

Le télétravailleur a les mêmes droits que le salarié qui exécute son travail dans les locaux de l'entreprise.

Le télétravail ne peut être pratiqué que pendant les jours et horaires habituels de travail. Autrement dit, l'employeur ne peut pas demander aux salariés de télétravailler pendant leurs congés et leurs temps de repos.

Il est important de garantir le droit à la déconnexion ainsi que la distinction entre temps de travail et temps de repos. Les droits au temps de pause et de déjeuner restent inchangés.

Le télétravailleur, quant à lui, doit respecter les horaires de travail fixés par l'employeur. Il doit ainsi rester disponible et opérationnel pendant les horaires précisément déterminés par l'employeur.

Les droits de l'employeur en matière de surveillance des salariés ne diffèrent pas selon que ceux-ci travaillent sur site ou à distance. Notons sur ce point que la surveillance du télétravail par l'employeur n'est pas sans limites.

En effet, le respect des libertés individuelles fondamentales, telles que le droit au respect de la vie privée ou le secret des correspondances, ne permet pas une surveillance constante et permanente de l'activité des salariés.

 Bon à savoir : les keyloggers qui permettent d'enregistrer à distance toutes les actions accomplies sur un ordinateur sont illicites (sauf en cas de circonstances exceptionnelles liées à un fort impératif de sécurité). De même, l'employeur ne doit pas avoir un recours excessif à la webcam et aux appels téléphoniques, car cela pourrait démontrer une surveillance disproportionnée.

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Assurance télétravail, quelles sont les règles ?

Pour les biens professionnels mis à disposition par l'employeur

Pour les salariés, les biens confiés par l'entreprise (ordinateur, casque, écran, imprimante, etc.) sont généralement couverts par l'assurance multirisque professionnelle souscrite par l'employeur. Le salarié n'a donc pas à souscrire d'assurance pour ces éléments, celle de l'entreprise couvre les dommages.

Pour les biens personnels et le logement des salariés

Pour tous les biens personnels des salariés (s'ils utilisent leur ordinateur personnel, leur bureau, etc.), ils doivent vérifier si leur assurance habitation prend en charge les dommages survenus sur leurs biens personnels.

Pour le savoir, il leur est recommandé de contacter leur assurance pour vérifier les garanties qu'offre leur assurance habitation et, si besoin, souscrire une extension de garantie. Si ce n'est pas le cas, toute dégradation de leurs biens personnels, même s'ils sont utilisés dans le cadre du télétravail, ne sera pas couverte.

L'employeur est en droit de demander au salarié une attestation d'assurance pour le télétravail. Le salarié peut l'obtenir auprès de son assureur.

Quels sont les coûts pris en charge par l'employeur pour le télétravail ? (indemnité, prime télétravail...)

L'employeur peut prendre à sa charge certains coûts liés au télétravail. Ceci peut prendre la forme d'une indemnité souvent appelée "prime télétravail" ou "allocation télétravail".

Elle est exonérée de cotisations et de contributions sociales pour l'employeur, dans une certaine limite.

Le barème Urssaf de l'allocation forfaitaire en 2024

L'allocation est exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite de 10,70 EUR par journée de télétravail par semaine (soit 10,40 EUR/ mois si le salarié télétravaille 1 jour par semaine, 21,40 EUR/mois s'il télétravaille 2 jours par semaine, etc.
Lorsqu'une allocation est attribuée pour chaque jour de télétravail, elle est exonérée dans la limite de 2,70 EUR par jour de télétravail, dans la limite de 59,40 EUR par mois.
Les montants plafonds diffèrent si l'indemnité est prévue par une convention collective de branche,
un accord professionnel ou interprofessionnel ou un accord de groupe.

 Pour une étude plus complète : Frais, impôts, indemnités télétravail : l'entreprise doit-elle les prendre en charge ?

Tickets restaurant et télétravail, quelle est la règle ?

Un salarié en télétravail a les mêmes droits que ceux exécutant leur travail dans les locaux de l'entreprise.

À ce titre, les télétravailleurs ont les mêmes avantages sociaux que les autres salariés, c'est-à-dire qu'ils ont droit aux tickets restaurant, aux chèques vacances, etc., s'ils sont prévus dans l'entreprise.

L'employeur ne peut pas décider de leur retirer le bénéfice des tickets restaurant du seul fait que ces derniers soient télétravailleurs.

Un accident en télétravail est-il un accident du travail ?

Un accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail (1).

Cependant, il a été admis par le juge que cette qualification tombait lorsque le salarié ne se trouvait pas sur le lieu de son télétravail (ex : sur la voie publique) ou s'il s'était déconnecté de son ordinateur après sa journée de travail. 

 Plus de détails au sein de notre article dédié : Télétravail & accident du travail : tout savoir

Bilan : quels sont les avantages du télétravail en entreprise ?

Faire du télétravail est un moyen efficace de palier à des situations impactant l'entreprise et les salariés (une canicule, une crise sanitaire, des événements tels que les Jeux Olympiques qui peuvent saturer les transports communs, etc.).

À l'heure où la rémunération n'est plus le seul facteur pris en compte par les salariés afin de se sentir bien dans une entreprise, faire du télétravail permet parfois au salarié de concilier plus facilement sa vie professionnelle et sa vie personnelle (gain de temps, moins de stress et de fatigue), d'être plus productif et/ou de réaliser un travail plus qualitatif.

Mais, tous les salariés ne sont pas faits pour le télétravail. Certains peuvent se sentir isolés, peinent à se concentrer ou à gérer leurs horaires de travail. L'employeur doit quoi, qu'il en soit, rester vigilant face aux risques psychosociaux qui peuvent découler du télétravail.

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Pour aller plus loin, consultez notre article Télétravail sur le lieu de vacances (tracances) : pourquoi et comment le mettre en place ?