Télétravail : les obligations de l'employeur en matière de télétravail

Le télétravail peut-il être obligatoire ? Définition.

Le télétravail est en principe un mode d'organisation du travail basé sur le volontariat, à la fois de l'employeur et du salarié. L'accord des deux parties est nécessaire pour que le télétravail puisse être mis en place.

Néanmoins, dans certains cas, il peut être obligatoire. En effet, en cas de circonstances exceptionnelles telles qu'une menace épidémique ou en cas de force majeure, la loi permet à l'employeur d'imposer le télétravail sans avoir à recueillir l'accord du salarié (1).

Il s'agit, dans ce cas, d'un aménagement du poste de travail permettant de concilier la nécessité de poursuite de l'activité professionnelle et la protection de la santé des salariés.

Exemple : C'était le cas pendant l'épidémie de Covid-19. Il a été la règle pendant plusieurs mois pour les postes qui le permettaient. Puis, lorsque la situation s'est de nouveau amélioré, il était simplement préconisé lorsque cela était possible.

Employeurs, vous avez besoin davantage d'informations juridiques ?

Qui peut faire du télétravail ? Quels emplois sont concernés par le télétravail ?

Il n'y a pas de métier type ou prédéterminé au télétravail.

Il suffit que le travail, qui aurait pu être exercé dans les locaux de l'entreprise, puisse l'être en dehors en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Exemple : Un hôte de caisse ne peut pas exercer son activité en télétravail, mais un comptable peut généralement le faire.

A partir du moment où l'employeur et le salarié sont d'accords tous les deux, tout salarié dont le poste de travail est compatible avec le travail à distance peut faire du télétravail et ce, peu importe sa catégorie professionnelle (cadre, non-cadre...).

En pratique, c'est l'accord collectif ou la charte instituant le télétravail dans l'entreprise, s'ils existent, qui fixent les critères à remplir pour bénéficier du télétravail au sein de l'entreprise.

À défaut d'accord collectif ou de charte instituant le télétravail, il est nécessaire d'identifier concrètement les activités qui peuvent faire l'objet de télétravail. Cela implique de définir, non pas les métiers éligibles au télétravail, mais bien les activités qui le sont. En effet, certains salariés exerçant des métiers qui paraissent a priori non télétravaillables peuvent néanmoins travailler à distance pour réaliser une partie de leurs activités.

Est-ce que le télétravail est un droit pour le salarié ? L'employeur peut-il émettre un refus à une demande de télétravail ? 

Le télétravail n'est pas de droit pour le salarié. En effet, l'employeur a la possibilité de refuser la demande de télétravail d'un salarié.

Néanmoins, il doit dans certains cas, justifier son refus par un motif légitime lorsque la demande de recours au télétravail est formulée :

• par un salarié dont le poste est éligible au télétravail, dans les conditions prévues par l'accord collectif ou par la charte mettant en place le télétravail au sein de l'entreprise ;
• par un travailleur handicapé ou un proche aidant.

En pratique, la marge de manoeuvre de l'employeur pour refuser le télétravail est réduite lorsqu'un salarié remplit les conditions fixées par un accord collectif ou, à défaut, une charte. C'est pourquoi, un dialogue social de qualité permet de sécuriser le recours au télétravail dans l'entreprise.

Comment mettre en place le travail à distance ? Comment formaliser le télétravail ?

Instauration du télétravail par accord collectif ou charte

Le télétravail est mis en place dans le cadre d'un accord collectif ou, à défaut, d'une charte élaborée par l'employeur, après avis du comité social économique (CSE), s'il existe.

Cet accord ou cette charte doit prévoir (3) :

• les conditions de passage en télétravail et les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail ;
• les modalités d'acceptation par le salarié des conditions de mise en oeuvre du télétravail ;
• les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail ;
• la détermination des plages horaires durant lesquelles l'employeur peut habituellement vous contacter ;
• les modalités d'accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail ;
• les modalités d'accès des salariées enceintes à une organisation en télétravail.

Instauration du télétravail par tout moyen

En l'absence d'accord collectif ou de charte, lorsque le salarié et l'employeur conviennent de recourir au télétravail (occasionnel ou régulier), ils formalisent leur accord par tout moyen.

Exemples : en l'absence d'accord collectif ou de charte, l'employeur et le salarié peuvent formaliser le recours au télétravail par un avenant au contrat de travail, des échanges de mails ou de courriers, etc.

Employeurs, vous avez des questions sur la mise en place du télétravail dans votre entreprise ?

Le télétravail doit-il être privilégié ou obligatoire pour les personnes vulnérables à la Covid-19 ?

Même si aujourd'hui le Protocole sanitaire Covid-19 dédié aux entreprises ne s'applique plus, il convient pour les employeurs de porter une attention particulière aux personnes vulnérables, c'est-à-dire, identifiées comme étant à risque de formes graves de la Covid-19.

Les critères à prendre en compte, pour déterminer les salariés "personnes vulnérables", sont fixés par décret (2).

Pour ces personnes, le télétravail doit être favorisé par les employeurs :

• sur demande des intéressés ;
• et si besoin après échange entre le médecin traitant et le médecin du travail, dans le respect du secret médical.

Quels sont les droits et les devoirs du télétravailleur ?

Le télétravailleur a les mêmes droits que le salarié qui exécute son travail dans les locaux de l'entreprise.

Le télétravail ne peut être pratiqué que pendant les jours et horaires habituels de travail. Autrement dit, l'employeur ne peut pas demander aux salariés de télétravailler pendant leurs congés et leurs temps de repos. 

Il est important de garantir le droit à la déconnexion ainsi que la distinction entre temps de travail et temps de repos. Les droits au temps de pause et de déjeuner restent inchangés.

Le télétravailleur, quant à lui, doit respecter les horaires de travail fixés par l'employeur. Il doit ainsi rester disponible et opérationnel pendant les horaires précisément déterminés par l'employeur.

Les droits de l'employeur en matière de surveillance des salariés ne diffèrent pas selon que ceux-ci travaillent sur site ou à distance.

Le respect des libertés individuelles fondamentales, telles que le droit au respect de la vie privée ou le secret des correspondances ne permet pas une surveillance constante et permanente de l'activité des salariés.

Salariés, vous souhaitez connaître vos droits en matière de télétravail ?

Assurance télétravail, quelles sont les règles ?

Pour les biens professionnels mis à disposition par l'employeur

Pour les salariés, les biens confiés par l'entreprise (ordinateur, casque, écran, imprimante, etc.) sont généralement couverts par l'assurance multirisque professionnelle souscrite par l'employeur. Le salarié n'a donc pas à souscrire d'assurance pour ces éléments, celle de l'entreprise couvre les dommages.

Pour les biens personnels et le logement des salariés

Pour tous les biens personnels des salariés (s'ils utilisent leur ordinateur personnel, leur bureau, etc.), ils doivent vérifier si leur assurance habitation prend en charge les dommages survenus sur leurs biens personnels.

Pour le savoir, il leur est recommandé de contacter leur assurance pour vérifier les garanties qu'offre leur assurance habitation et, si besoin, souscrire une extension de garantie. Si ce n'est pas le cas, toute dégradation de leurs biens personnels, même s'ils sont utilisés dans le cadre du télétravail, ne sera pas couverte.

L'employeur est en droit de demander au salarié une attestation d'assurance pour le télétravail. Le salarié peut l'obtenir auprès de son assureur.

Quelle indemnité en cas de télétravail ? Les salariés ont-ils droit à une prime télétravail ? Que dit le Code du travail ?

L'employeur peut prendre à sa charge certains coûts liés au télétravail. Ceci peut prendre la forme d'une indemnité souvent appelée "prime télétravail" ou "allocation télétravail".

Elle est exonérée de cotisations et de contributions sociales pour l'employeur, dans une certaine limite.

Comment déclarer l'indemnité télétravail aux impôts ?

La prime télétravail versée par l'employeur au titre des frais professionnels de télétravail en 2020, 2021 était exonérée d'impôts sur le revenu pour les salariés dans une certaine limite.

Exemple : en 2022, l'allocation forfaitaire télétravail était exonérée d'impôts sur le revenu dans la limite annuelle de 580 euros au titre des revenus déclarés pour l'année 2021. 

L'allocation télétravail perçue en 2022 éclarée lors de la déclaration d'impôt 2023 est également exonérée.

Cet article peut vous intéresser : Allocations pour frais professionnels de télétravail engagés en 2020, 2021 et 2022 exonérées d'impôts !

Tickets restaurant et télétravail, quelle est la règle ?

Un salarié en télétravail a les mêmes droits que ceux exécutant leur travail dans les locaux de l'entreprise.

À ce titre, les télétravailleurs ont les mêmes avantages sociaux que les autres salariés, c'est-à-dire qu'ils ont droit aux tickets restaurant, aux chèques vacances, etc., s'ils sont prévus dans l'entreprise.

L'employeur ne peut pas décider de leur retirer le bénéfice des tickets restaurant du seul fait qu'ils soient télétravailleur.

Quels sont les avantages du télétravail en entreprise ?

Faire du télétravail a été le moyen le plus efficace trouvé par le Gouvernement pour lutter contre la propagation et la transmission de la Covid-19 tout en assurant la continuité de l'activité. En effet, il a largement permis de réduire les contacts physiques.

Hors contexte sanitaire, faire du télétravail permet parfois au salarié de concilier plus facilement sa vie professionnelle et sa vie personnelle (gain de temps, moins de stress et de fatigue), d'être plus productif et/ou de réaliser un travail plus qualitatif.

Mais, tous les salariés ne sont pas faits pour le télétravail. Certains peuvent se sentir isolés, peinent à se concentrer ou à gérer leurs horaires de travail. L'employeur doit quoi, qu'il en soit, rester vigilant face aux risques psychosociaux qui peuvent découler du télétravail.

Un accident en télétravail est-il un accident du travail ?

Un accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail.

Pour en savoir plus, consultez notre article dédié : Télétravail & accident du travail : tout savoir