Mise en place du télétravail en entreprise : le guide complet

Rappel de la définition du télétravail donnée par le Code du travail

Le télétravail désigne une activité professionnelle ou toute forme d'organisation de travail effectué en tout ou partie hors des locaux de l'entreprise de façon volontaire (1).

Le salarié utilise, à cet effet, les technologies de l'information et de la communication mises à disposition par l'employeur. Il peut alors travailler soit :

• de son domicile ;
• dans un télécentre ou au sein d'un espace de "coworking" ;
• dans tout autre espace réservé aux salariés en déplacement ;
• de son lieu de vacances (tracances).

Le télétravail peut être total ou partiel (hybride).

Étape 1 - Définir le support et les modalités de mise en place du télétravail ou du travail à distance

Le télétravail peut être mis en place dans le cadre :

• d'un accord collectif ;
• ou, à défaut, d'une charte élaborée unilatéralement par l'employeur après avis du Comité social et économique (CSE d'entreprise) ;
• ou d'un accord entre l'employeur et le salarié, en l'absence d'accord collectif ou de charte.
  Dans ce cas, aucune forme n'est requise et le salarié pourra ainsi recourir au télétravail de façon occasionnelle ou régulière.

💡 Bon à savoir : en cas de circonstances exceptionnelles (menace d'épidémie, par exemple), le télétravail peut être imposé sans l'accord des salariés. Cette disposition s'applique aussi en cas de force majeure.

Mettre en place le télétravail dans le cadre d'un accord collectif 

Il convient de vérifier si un accord collectif applicable à votre entreprise encadre ou non le télétravail : une convention collective ou un accord d'entreprise peut prévoir les conditions de mise en place du télétravail.

Si tel est le cas, vous devez respecter et appliquer ce qui est prévu par l'accord. Vous n'avez pas l'obligation de consulter le CSE.

À défaut d'accord existant, vous pouvez négocier un accord collectif.

Mettre en place le télétravail dans le cadre d'une charte de télétravail

En l'absence d'accord d'entreprise, il est possible de mettre en place le télétravail en rédigeant une charte de télétravail.

La charte télétravail est admise uniquement :

• si vous avez engagé des négociations en vue de l'élaboration d'un accord collectif ;
• si ces négociations ont échoué ou si aucun accord n'existe sur le sujet.

Dans le cas de la charte, l'avis du CSE est requis mais il ne lie pas l'employeur (vous n'êtes pas obligé de le suivre).

Dans ce cas, aucune forme n'est requise. Il est recommandé toutefois de prévoir un écrit, pour des raisons de preuve. Exemple : conclusion d'un avenant au contrat de travail.

Faire un avenant au contrat de travail est aussi l'occasion de rappeler les obligations de l'employeur en matière de télétravail et celles du salarié. Attention ! Toute modification ultérieure du télétravail devra requérir l'accord exprès du salarié.

Voici quelques points sur lesquels il est important de réfléchir avant d'instaurer le télétravail dans votre entreprise.

📑 À lire également : Les obligations de l'employeur en matière de télétravail

1. Choisir les conditions d'éligibilité au télétravail (postes et emplois compatibles, etc.)

Il s'agit d'évaluer, selon des conditions objectives, quels salariés peuvent faire du télétravail et comment ils doivent en faire la demande.

Exemples :

• la nature du poste : certains salariés ne peuvent pas faire de télétravail en raison de la nature de leur poste (un métier nécessitant une présence physique ne pourra évidemment pas s'exercer en télétravail) ;
• le logement : certains logements ne permettent pas de faire du télétravail régulier, dans de bonnes conditions (aucune salle réservée/dédiée, pas de connexion internet assez puissante, installation électrique non-respectueuse des normes, etc.) ;
• l'autonomie : certains salariés ne sont pas assez autonomes pour exercer leur activité selon cette organisation du travail (ce qui peut justifier l'exigence d'un minimum d'ancienneté dans l'entreprise, par exemple).

Attention ! Si les conditions sont prévues par un accord collectif ou une charte, il convient de les respecter.

2. Choisir le rythme de télétravail (combien de jours par semaine ?)

Pour encadrer le télétravail, vous devez vous demander quel est rythme de télétravail le plus adapté à votre activité.

Eemple : il est possible de permettre à vos salariés de faire du télétravail 1 fois par semaine, ou 6 fois par mois, ou de faire du télétravail à 100 % pour les salariés vivant à plus de 100 km, ou pour tous vos salariés, etc. 

Le télétravail ne doit pas impliquer une surcharge de travail, ni un dépassement des durées de travail. En effet, il est important de définir les horaires de télétravail et de préciser les plages horaires pendant lesquelles le salarié doit être joignable (sur son temps de travail uniquement afin de respecter sa vie privée).

Temps de pause, durée du travail quotidienne et hebdomadaire, etc. : qu'en est-il en télétravail ? 📂 Retrouvez les réponses dans notre dossier.

3. Préciser les outils et moyens de communication mis à la disposition des télétravailleurs

Les outils de communication électronique sont essentiels et indispensables au télétravail, à la fois pour les missions confiées au salarié, mais aussi, pour maintenir la communication entre l'employeur et les télétravailleurs.

Vous pouvez par exemple mettre à disposition de vos salariés, un ordinateur portable, un téléphone (etc.), selon la nature de l'activité.

Assurez-vous que l'utilisation de ces équipements informatiques est possible à distance, de leur efficacité et de la protection des données personnelles (afin de respecter les règles issues du RGPD notamment).

La Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), a émis des recommandations à destination de l'employeur.

Exemples :

• équiper tous les postes de travail des salariés au minimum d'un pare-feu, d'un anti-virus et d'un outil de blocage de l'accès aux sites malveillants ;
• mettre en place un VPN pour éviter l'exposition directe de vos services sur Internet.

💡Bon à savoir : s'ils sont autorisés, la surveillance et le contrôle du télétravail doivent toutefois être justifiés par la nature des missions à accomplir par les salariés et être proportionnée à l'utilisation du dispositif mis en place. 

4. Définir les lieux d'exécution du télétravail

Il convient de déterminer les lieux dans lesquels le télétravail est autorisé.

En effet, il est possible pour le salarié d'exercer à son domicile, dans un espace de coworking, dans des bureaux partagés (que l'employeur met à sa disposition), dans les lieux de son choix, etc.

Il est également important de vous assurer que votre salarié dispose d'une installation électrique conforme aux normes, d'un débit internet suffisant pour travailler et communiquer, d'une couverture par son assurance habitation, d'un matériel confortable (chaise de bureau, bureau adéquat), etc.

5. Adapter le management à distance et la communication dans l'entreprise

En tant qu'employeur, vous devez vous assurer de la mise en place d'un management à distance basé sur la confiance.

Ainsi, n'hésitez pas à communiquer avec les collaborateurs pour leur faire des bilans, des échanges réguliers (etc.), que ce soit avec le manager, les équipes, ou encore la société (pour éviter les situations d'isolement, vous êtes tenu de garantir l'équilibre vie professionnelle/vie personnelle du télétravailleur, d'une charge de travail adaptée).

💡Bon à savoir : le Code du travail impose aux entreprises de faire un entretien annuel d'évaluation avec le télétravailleur (5).

Étape 3 - Obtenir l'accord du salarié télétravailleur

Le télétravail est-il un droit ou une obligation ?

Que ce soit dans le cadre d'un accord collectif, d'une charte ou d'un accord par tout moyen, le télétravail s'opère sur la base du volontariat : vous ne pouvez pas imposer ce mode d'organisation du travail à votre salarié.

Cependant, en cas de circonstances exceptionnelles (dont les menaces d'épidémies) ou de force majeure, l'accord du salarié n'est pas requis pour un tel passage (6).

💡Bon à savoir : en dehors de circonstances exceptionnelles, le refus du salarié de se mettre en télétravail ne constitue pas un motif de licenciement.

Proposer le télétravail à l'employeur : comment celui-ci peut il refuser ? 

Vous avez aussi la possibilité de refuser de mettre en télétravail un salarié sous conditions :

• s'il existe un accord collectif ou une charte télétravail : vous devez motiver votre refus ;
• dans le cadre du télétravail par simple accord entre vous et le salarié : vous n'avez pas à motiver votre refus, sauf s'il s'agit d'un travailleur handicapé qui bénéficie d'une obligation d'emploi ou s'il s'agit d'un proche aidant. Ce refus ne doit pas reposer sur un motif de discrimination ;
• suite à une préconisation de la médecine du travail qui a délivré un certificat médical pour le télétravail : vous devez motiver votre refus.

Bilan sur les avantages et les inconvénients de la mise en place du télétravail

Quels sont les avantages du télétravail ?

Si l'opinion globale est aussi bonne sur ce mode de travail à distance, c'est parce qu'il présente un certain nombre d'avantages à la fois pour les employeurs et pour les salariés.

Pour l'employeur ou l'entreprise

Le télétravail permet à l'employeur :

• de développer la production ;
• de réaliser des économies sur les locaux et les dépenses courantes ;
• d'améliorer la qualité de vie de ses salariés au travail et, d'augmenter leur motivation ainsi que leur implication dans l'entreprise ;
• de réduire l'absentéisme et les retards ;
• l'assurance d'une continuité de l'activité en cas d'impossibilité de se rendre au travail (grève, intempéries, etc.).

Le télétravail constitue aujourd'hui un réel argument pour lutter contre la pénurie de main-d'œuvre dans la mesure où les salariés privilégient le travail à distance pour une meilleure qualité de vie (loisirs, famille, etc.). Le principal challenge pour le manager ou l'employeur est alors de gérer efficacement une équipe à distance.

📑 À lire, sur ce point : Difficultés de recrutement et métiers en tension : comment faire face au manque de main d'oeuvre ?

Pour le salarié télétravailleur

Le travail à distance présente également pour les employés des avantages notables :

• un meilleur équilibre vie privée et professionnelle ;
• un gain de temps surtout celui passé dans les transports ;
• une meilleure concentration induisant un meilleur rendement ;
• la possibilité d'obtenir la prise en charge des indemnités liés au télétravail ;
• pouvoir bénéficier des mêmes droits que les autres salariés (avantages sociaux tels que les tickets-restaurant, les chèques vacances par exemple). 

📑 À lire, sur ce dernier point : Télétravail et droit aux tickets-restaurant : une question d'égalité

Quels sont les risques et les inconvénients du télétravail pour le salarié et l'employeur ?

Malgré les bienfaits notables que représente l'exercice du télétravail, il n'en demeure pas moins que des inconvénients peuvent parfois se présenter et qu'il est nécessaire de les prendre en considération.

Les identifier est important car il est possible de les atténuer ou de les éviter par une bonne organisation du télétravail et un bon management.

Pour l'employeur ou l'entreprise

Les inconvénients pour l'employeur peuvent être de différentes natures : 

• moins de possibilité de contrôler le temps de travail du salarié ;
• un risque de perte de données ou de cyber-attaques contre l'entreprise ;
• une mise en place réduite selon les secteurs d'activités ;
• une perte de la culture d'entreprise ;
• une communication moins fluide ;
• des risques d'accidents de travail en télétravail (7) ;
• la mise à disposition d'un matériel adapté ;
• l'apprentissage de nouvelles organisations de collaboration ;
• le versement d'une indemnité de télétravail ;
• etc.

Pour le salarié télétravailleur

Un poste de cette nature peut parfois entraîner pour le salarié télétravailleur :

• une coupure de lien entre les collaborateurs ;
• un sentiment d'isolement et apparition de risques psychosociaux ;
• un manque de matériel ;
• un risque de ne pas réussir à déconnecter ;
• etc.

📑 Ce sujet peut vous intéresser : Droit à la déconnexion : quelles sanctions juridiques risque l'employeur fautif ?

Infographie : Télétravail : Découvrez tout ce que vous devez savoir sur les modalités de mise en place !