Télétravail dans votre entreprise : comment le gérér ?

Étape 1 : définir le support de mise en place du télétravail

• Vérifiez l'existence ou non d'un accord collectif dans l'entreprise encadrant le télétravail.

• Si rien n'est prévu ou si les négociations sur ce sujet ont échoué, vous pouvez rédiger une charte de télétravail unilatéralement, après avis du Comité social et économique (CSE).

• S'il n'y a pas d'accord collectif ou de charte préexistante, vous pouvez tout à fait, par simple accord avec votre salarié et sans aucune forme requise, lui permettre de faire du télétravail de façon occasionnelle ou régulière.

Mise en place du télétravail dans le cadre d'un accord collectif télétravail

Tout d'abord, il convient de vérifier si un accord collectif applicable à votre entreprise encadre ou non le télétravail.

En effet, une convention collective ou un accord d'entreprise, peut prévoir les conditions de mise en place du télétravail. Si c'est le cas, vous devez respecter et appliquer ce qui est prévu par l'accord.

❎ Vous n'avez pas l'obligation de consulter le CSE si vous mettez en place le télétravail dans le cadre d'un accord collectif.

Comme nous allons vous l'expliquer ci-dessous, il est tout de même possible de mettre en place le télétravail sans accord d'entreprise.

Rédaction d'une charte de télétravail

Vous pouvez mettre en place le télétravail en rédigeant une charte télétravail, si vous avez engagé des négociations en vue d'un accord collectif et qu'elles ont échoué ou si aucun accord n'existe sur le sujet. Un avis du CSE est requis mais il n'est pas contraignant. Vous n'êtes donc pas obligé de le suivre.

L'accord ou la charte que vous édictez, doit préciser (1) :

• les conditions de passage en télétravail et les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail ;
• les modalités d'acceptation par le salarié des conditions de mise en oeuvre du télétravail ;
• les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail ;
• la détermination des plages horaires durant lesquelles l'employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail ;
• les modalités d'accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail ;
• les modalités d'accès des salariées enceintes à une organisation en télétravail.

A vous de bien définir tous ces points, si vous négociez un accord d'entreprise ou si vous établissez une charte de télétravail.

Simple accord entre l'employeur et le salarié

Si aucun accord collectif ou charte n'existe dans votre entreprise, vous pouvez tout de même mettre en place le télétravail, en concluant un accord avec votre salarié, par tout moyen.

📆 En effet, depuis le 1er avril 2018 (3), il est possible de mettre en place le télétravail par tout moyen et d'un commun accord avec le salarié, peu importe que le télétravail soit occasionnel (une fois de temps en temps) ou régulier.

Ce mode d'organisation (simple accord, sans forme requise) est particulièrement adapté au télétravail occasionnel mais il peut également être utilisé pour le télétravail régulier.

✒ Le mot de la rédaction : si vous souhaitez permettre à votre salarié de faire du télétravail de façon régulière, il est tout de même recommandé de faire un avenant au contrat de travail, pour établir des règles fixes. Ce sera l'occasion de rappeler les obligations de l'employeur et celles du salarié. Toute modification ultérieure du télétravail devra cependant requérir l'accord exprès du salarié. 

Étape 2 : Définir l'organisation du télétravail

Voici quelques points sur lesquels il est important de réfléchir pour instaurer sereinement le télétravail dans l'entreprise.

1. Choisir les conditions pour être éligible au télétravail

Il s'agit d'évaluer, selon des conditions objectives, quels salariés pourront faire du télétravail et comment ils devront en faire la demande.

• la nature du poste : certains salariés ne peuvent pas faire du télétravail en raison de la nature de leur poste (un métier nécessitant une présence physique ne pourra évidemment pas s'exercer en télétravail) ;

• le logement : certains logements ne permettent pas de faire du télétravail régulier dans de bonnes conditions (pas de salle réservée, pas de connexion internet assez puissante, installation électrique non-respectueuse des normes, etc.) ;

• l'autonomie : certains salariés ne sont pas assez autonomes pour exercer leur activité selon cette organisation du travail (ce qui peut justifier l'exigence d'une ancienneté minimum par exemple) ;

• les modalités de passage en télétravail : vous pouvez définir de quelle façon les salariés pourront demander à faire du télétravail. Par exemple, le délai pour faire la demande, le délai de réflexion que vous vous donnez pour répondre, la forme de la demande (lettre recommandée au DRH avec avis du manager par exemple) ;

• etc.

✅ Si vous réfléchissez bien à tous ces éléments, la mise en place du télétravail devrait être réussie. Si les conditions sont prévues par un accord collectif ou une charte, veillez à les respecter.

2. Choisir le rythme de télétravail

Pour encadrer le télétravail, vous devez vous demander quel rythme de télétravail est le plus adapté pour votre entreprise.

📌 Par exemple, il pourra s'agir de permettre à vos salariés de faire du télétravail 1 fois par semaine, ou bien 6 fois par mois, ou de faire du télétravail à 100% pour les salariés vivant à plus de 100 km, ou pour tous vos salariés, etc. A vous de choisir selon vos besoins, ceux de vos salariés et selon votre activité !

Soyez vigilant, le télétravail ne doit pas impliquer une surcharge de travail ni un dépassement des durées de travail ! 

Il est important de définir les horaires de télétravail et de préciser les plages horaires pendant lesquelles le salarié doit être joignable (pendant son temps de travail uniquement). 

Vous devez également veiller à ce que le salarié en télétravail soit soumis aux mêmes règles de durée de travail quotidienne et hebdomadaire, et aux mêmes temps de pause et de repos que les autres salariés présents dans les locaux de l'entreprise. 

3. Prévoir les outils mis à disposition des télétravailleurs

Vous pouvez par exemple mettre à disposition des salariés en télétravail, un ordinateur portable, un téléphone, etc, selon la nature de l'activité. Assurez-vous que l'utilisation de ces équipements est possible à distance, de leur efficacité et de la protection des données.

4. Définir les lieux d'exécution du télétravail

Vous pouvez définir les lieux dans lesquels le télétravail est autorisé : au domicile du salarié, dans un espace de coworking, dans des bureaux partagés que vous mettez à sa disposition, dans les lieux de son choix, etc.

Il est également important de s'assurer que le salarié dispose d'une installation électrique conforme aux normes, un débit internet suffisant pour travailler et communiquer, être couvert par l'assurance habitation, etc.

5. Adapter le management (management à distance)

Vous pouvez par exemple :

• définir les plages horaires où le télétravailleur doit être joignable ;
• mettre en place un management basé sur la confiance ;
• prévoir des bilans, des échanges réguliers avec le manager, les équipes, la société (pour éviter les situations d'isolement, vous assurer de l'équilibre vie professionnelle / vie personnelle du télétravailleur, d'une charge de travail adaptée).

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6. Prévoir un entretien chaque année avec le télétravailleur

Le Code du travail impose aux entreprises de faire un entretien annuel avec le télétravailleur, portant sur ses conditions de travail et sa charge de travail (4).

Étape 3 : Obtenir l'accord du salarié

Que ce soit dans le cadre d'un accord collectif, d'une charte ou d'un accord par tout moyen, le télétravail s'opère sur la base du volontariat. Vous ne pouvez pas imposer ce mode d'organisation du travail à votre salarié.

Vous avez aussi la possibilité de refuser le passage en télétravail d'un salarié :

• dans le cadre d'un accord collectif ou d'une charte télétravail, vous devez motiver votre refus ;
• dans le cadre du télétravail par simple accord entre vous et le salarié, vous n'avez pas à motiver votre refus, sauf s'il s'agit d'un travailleur handicapé qui bénéficie d'une obligation d'emploi ou s'il s'agit d'un proche aidant. Ce refus ne doit pas reposer sur un motif de discrimination.

En cas de circonstances exceptionnelles (dont les menaces d'épidémies) ou de force majeure, l'accord du salarié n'est pas requis (5).

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Un accompagnement gratuit des TPE-PME pour déployer le télétravail

Vous êtes une entreprise de moins de 250 salariés (TPE ou PME) ? Vous avez besoin d'aide ou de conseils pour mettre en place ou développer correctement le télétravail dans votre entreprise ?

Sachez que l'Anact (Agence nationale pour l'amélioration des conditions de travail) met à disposition des TPE-PME un dispositif gratuit appelé "Objectif Télétravail".

Il permet aux entreprises de moins de 250 salariés de bénéficier de conseils et d'accompagnement pour mettre en place, maintenir et organiser efficacement le télétravail.

Un conseiller vous aide gratuitement à :

• repérer les activités qui peuvent être télétravaillées dans votre entreprise ;
• organiser le télétravail en lien avec les activités sur site ;
• trouver les bonnes techniques pour maintenir les liens entre les équipes ;
• organiser le télétravail dans de bonnes conditions malgré la crise sanitaire ;
• vous aider dans les processus de mise en place du télétravail ;
• ...

N'hésitez pas à vous rendre sur le site de l'Anact "Objectif Télétravail", pour bénéficier de cette offre d'accompagnement.

Quels sont les avantages du télétravail ?

Le télétravail a de nombreux avantages :

• une meilleure qualité de vie au travail (QVT) ;
• une augmentation de la motivation, de la concentration et de la productivité des salariés ;
• une baisse de l'absentéisme et des retards ;
• continuité de l'activité en cas d'impossibilité de se rendre au travail (Covid-19, grève, intempéries etc.) ;
• gains de temps de transport pour les salariés.

Quels sont les risques du télétravail ?

Le télétravail comporte également des risques :

• problèmes de management (salariés qui ne travaillent pas assez ou au contraire, surcharge de travail) ;
• salariés qui n'arrivent pas à déconnecter ;
• isolement du salarié et perte de sentiment d'appartenance à l'entreprise, risques psychosociaux ;
• mise en péril du travail d'équipe.

Ces inconvénients peuvent être atténués ou évités par une bonne organisation du télétravail et un bon management.

La mise en place du télétravail en vidéo