Maîtriser l'entretien de rupture conventionnelle en tant qu'employeur : les 5 étapes clés

1. Comprendre l'objectif du ou des entretien(s) de rupture conventionnelle (négocier l'indemnité, la date de fin de contrat, les modalités...) 

Avant de conclure une rupture conventionnelle avec l'un de vos salariés, au moins un entretien doit être organisé, afin de négocier les conditions de la rupture (1).

À noter : les parties peuvent se rencontrer autant de fois qu'elles l'estiment nécessaire.

L'entretien de rupture conventionnelle a pour objectif de convenir des conditions de la rupture. Nous vous recommandons d'effectuer 3 entretiens.

Premier entretien : discuter du principe de la rupture conventionnelle

Lors du premier entretien de rupture conventionnelle, vous pouvez évoquer le principe de la rupture, échanger sur les raisons qui vous amènent à proposer une rupture conventionnelle au salarié (ou inversement) et sur l'intérêt pour les deux parties de conclure une telle rupture amiable (droit aux allocations chômage pour le salarié, date de départ négociée d'un commun accord, indemnité au moins égale à l'indemnité légale de licenciement...).

Deuxième entretien : fixer les modalités de la rupture (quelle indemnité, quelle date de fin de contrat ?)

Le deuxième entretien peut servir à fixer les modalités de la rupture du contrat de travail, c'est-à-dire à convenir du montant de l'indemnité de rupture conventionnelle et de la date de fin de contrat de travail.

💡Bon à savoir : le préavis en cas de rupture conventionnelle n'existe pas. La date de rupture du contrat de travail doit être déterminée par l'employeur et le salarié, au cours d'un entretien. 

Troisième entretien : signer la convention de rupture 

Enfin, le troisième entretien peut être conscacré à la signature de la convention de rupture. Il constitue la dernière occasion de s'assurer de la volonté du salarié de rompre conventionnellement son contrat de travail.

2. Convoquer le salarié à un entretien de rupture conventionnelle (lettre, délais à respecter) 

Pas de formalisme 

Aucun formalisme particulier n'est imposé pour la convocation du salarié à l'entretien de rupture conventionnelle : cous pouvez le convoquer verbalement, mais il est préférable de le faire par écrit pour conserver une preuve de l'invitation à négocier à bien été réalisée.

L'écrit peut prendre la forme, par exemple, d'une lettre recommandée avec accusé de réception (lettre de convocation), d'un courriel avec accusé de réception ou encore d'une remise en main propre contre décharge.

Il n'y a pas non plus d'obligation légale concernant le contenu de la convocation mais l'employeur doit informer le salarié de sa possibilité de se faire assister.

La date, l'heure et le lieu sont librement fixés par les parties. Il semble cependant préférable de tenir l'entretien pendant le temps de travail, au siège social de l'entreprise ou au lieu d'exécution du contrat de travail.

Pas de délai légal entre la convocation et l'entretien

Par ailleurs, le Code du travail ne fixe aucun délai à respecter entre la convocation et la tenue de l'entretien. Toutefois, afin de laisser du temps au salarié, pour préparer l'entretien, il est recommandé de prévoir un délai suffisant entre la convocation et le déroulé de l'entretien.

Vous pouvez, par exemple, décider de respecter le délai de 5 jours ouvrables - qui existe en matière de licenciement - entre la convocation et l'entretien préalable au licenciement.

Peut-on réaliser un entretien de rupture conventionnelle en visioconférence ?

Oui. À la demande du salarié, ou lorsqu'il donne son accord, l'entretien de rupture conventionnelle se tient en principe en présentiel mais il peut avoir lieu en visioconférence.

Ce dispositif peut être utilisé lorsqu'un salarié habituellement en télétravail est éloigné géographiquement du siège de l'entreprise ou est en arrêt de travail pour maladie, par exemple.

📑 Pour aller plus loin sur la rupture conventionnelle du salarié malade : Arrêt maladie et rupture conventionnelle : guide des conditions et indemnité

3. Anticiper : savoir quelle partie peut se faire assister pendant l'entretien et par qui

Le Code du travail prévoit que les parties ont la possibilité de se faire assister pendant l'entretien de rupture conventionnelle afin de négocier les termes de la convention (1). 

Le salarié peut se faire assister :

• soit par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise - peu importe qu'il s'agisse ou non d'un délégué syndical ou d'un membre du CSE d'entreprise ;

• soit, en l'absence d'institution représentative du personnel dans l'entreprise, par un conseiller du salarié.

Quand le salarié en fait lui-même usage, l'employeur peut également se faire assister (📂 retrouvez plus de détails sur cet entretien dans notre dossier complet sur la rupture conventionnelle).

Le salarié en informe l'employeur auparavant ; si l'employeur souhaite également se faire assister, il en informe à son tour le salarié.

4. Pendant le ou les entretien(s), s'assurer du consentement des parties pour éviter une contestation de la rupture pour vice du consentement

Une procédure viciée par défaut de consentement d'une partie entraîne l'annulation de la convention de rupture. La rupture produit alors les effets d'une démission, si le vice est à l'origine du salarié, ou les effets d'un licenciement sans cause réelle et sérieuse s'il est du fait de l'employeur.

Tel pourra être le cas, dans les situations suivantes :

• le salarié ou l'employeur subit une pression morale (pouvant aller jusqu'au harcèlement moral) visant à lui faire accepter une rupture conventionnelle ; 
• une des parties use du dol (comme le dol, c'est-à-dire, une dissimulation intentionnelle par l'une des parties d'une information dont il sait le caractère déterminant pour l'autre partie) ou de la violence pour obtenir l'adhésion d'une partie.  

Il est à noter que le consentement des deux parties est requis et que le salarié n'est pas le seul à pouvoir contester une rupture conventionnelle en se fondant sur un vice.

👨‍⚖️ La Cour de cassation s'est d'ailleurs prononcée en ce sens, en annulant une rupture conventionnelle dont la procédure avait été viciée par le salarié : celui-ci avait usé de dol pour obtenir le consentement de l'employeur (3). Dans cette affaire, le salarié avait intentionnellement dissimulé une information dont il savait le caractère déterminant pour l'employeur. La Cour de cassation a reconnu le vice du consentement (l'employeur n'aurait peut-être pas accepté la rupture conventionnelle s'il avait eu connaissance du projet d'activité du salarié) et annulé la rupture, qui a produit les effets d'une démission.  

À noter : la charge de la preuve revient à la personne qui invoque le vice de consentement (4). 

5. Savoir quels sont les droits et les obligations des deux parties autour de l'entretien de rupture conventionnelle 

Au cours d'un entretien de rupture conventionnelle, les parties ont l'obligation de respecter les droits et devoirs de chacun pour assurer la validité de la convention de rupture qui sera signée à l'issue du ou des entretiens. 

La première obligation est celle qui contraint salarié et employeur à se réunir pendant un entretien de rupture conventionnelle (1) au cours duquel ils sont tenus d'évoquer la possibilité de rompre à l'amiable le contrat de travail et les conditions de cette rupture (au moins un entretien).

L'employeur doit également avertir le salarié de son droit de se faire assister au cours de l'entretien. Si le salarié décide de se faire assister, l'employeur peut également user de cette possibilité. 

Chacune des parties à la rupture amiable doit éviter d'user de techniques frauduleuses pour obtenir le consentement de l'autre, pendant l'entretien, mais également tout au long de la procédure.

Au terme de l'entretien, le salarié et l'employeur doivent signer la convention de rupture conventionnelle et l'adresser à l'Administration pour homologation. C'est une condition de validité de la procédure. Une copie de cette convention datée et signée doit être remise au salarié.

Une fois celle-ci signée, les parties disposent d'un délai de rétractation.

Pendant le délai de rétractation, puis pendant le délai d'homologation, la relation contractuelle de travail se poursuit normalement.