1. Entretien préalable obligatoire avant une rupture conventionnelle du CDI ?

Avant de conclure une rupture conventionnelle avec l'un de vos salariés, vous devez organiser un ou plusieurs entretiens, afin de négocier les conditions de la rupture.

En effet, la tenue d'1 entretien au minimum, est obligatoire avant la conclusion d'une convention de rupture (1).

L'absence d'entretien est une cause de nullité de la rupture conventionnelle (2).

Si les parties estiment qu'un seul entretien préalable à rupture conventionnelle n'est pas suffisant, elles peuvent se rencontrer autant de fois qu'elles l'estiment nécessaire.

2. Comment convoquer le salarié à un entretien de rupture conventionnelle ? Comment faire et dans quel délai ? Lettre ? Procédure ?

Aucun formalisme particulier n'est imposé pour la convocation du salarié à l'entretien de rupture conventionnelle. Vous pouvez donc le convoquer verbalement, mais il est préférable de le faire par écrit afin d'avoir une preuve de l'invitation à négocier.

✉️ Cet écrit peut prendre la forme, par exemple, d'une lettre recommandé avec accusé de réception (lettre de convocation), d'un courriel avec accusé de réception ou encore d'une remise en main propre contre décharge.

Il n'y a pas non plus d'obligation concernant le contenu de la convocation.

De même, le déroulement de l'entretien (date, heure et lieu) est librement fixé par les parties. En effet, le Code du travail reste silencieux sur le moment et le lieu où doivent se dérouler le ou les entretiens.

Néanmoins, afin de laisser du temps au salarié, pour préparer l'entretien, il est préférable de prévoir un délai suffisant entre la convocation et le déroulement de l'entretien. Il n'y a donc aucun délai de convocation à l'entretien à respecter.

Vous pouvez par exemple décider de respecter le délai de 5 jours ouvrables, qui existe en matière de licenciement : entre la convocation et l'entretien préalable au licenciement.

Il semble également préférable de tenir l'entretien pendant le temps de travail, au siège social de l'entreprise ou au lieu d'exécution du contrat de travail.

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3. Comment se déroule l'entretien de rupture conventionnelle ? Comment ça se passe (négocier l'indemnité, dates, modalités, conditions...) ?

Pour convenir d'une rupture conventionnelle en toute sérénité, nous vous recommandons d'effectuer 3 entretiens :

  • 1er entretien : discuter du principe de la rupture, échange sur les raisons qui vous amènent à proposer une rupture conventionnelle au salarié (ou inversement) et sur l'intérêt pour les deux parties de conclure une telle rupture amiable (droit aux allocations chômage pour le salarié, date de départ négociée d'un commun accord, indemnité au moins égale à l'indemnité légale de licenciement...).
  • 3ème entretien : signature de la convention de rupture. Cet entretien peut aussi permettre aux parties de s'assurer que ce qui a été négocié lors du précédent entretien, a bien été respecté.
⚠️ Vous êtes libre de n'effectuer qu'un seul entretien si vous êtes tous les deux d'accord sur les modalités et conditions de la rupture ! Autrement dit, il est possible de signer la convocation le même jour que le premier entretien.

4. Le salarié et l'employeur peuvent-ils se faire assister pendant l'entretien ? Qui peut les assister ?

Le Code du travail prévoit que les parties ont la possibilité de se faire assister au cours de l'entretien (1).

En effet, le salarié peut se faire assister :

  • soit par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise, peu importe qu'il s'agisse ou non d'un salarié titulaire d'un mandat syndical ou d'un membre du CSE ;
  • soit, en l'absence d'institution représentative du personnel dans l'entreprise (CSE, délégué syndical...), par un conseiller du salarié choisi sur une liste dressée par l'autorité administrative.
En tant qu'employeur, vous avez vous aussi la faculté de vous faire assister, mais uniquement si le salarié se fait lui aussi assister.

L'employeur peut également se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise. Dans les entreprises de moins de 50 salariés, il peut aussi se faire assister par une personne appartenant à son organisation patronale ou par un autre employeur relevant de la même branche.

⚠️ Ni le salarié, ni l'employeur, ne peut se faire assister par un avocat. 

Bon à savoir :

Lorsqu'un salarié souhaite se faire assister, il doit en informer l'employeur au préalable. Dans ce cas, si l'employeur souhaite également se faire assister, il doit en informer à son tour le salarié.

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Références :
(1) Article L1237-12 du Code du travail
(2) Cass. Soc, 1 décembre 2016, n°15-21609