En tant qu'employeur, vous avez le droit de surveiller les tâches réalisées par vos salariés, que ce soit en télétravail ou en présentiel. Cependant, cette surveillance ne doit pas avoir pour but d'entraver leur liberté. À défaut, vous pourriez être condamné par la CNIL. C'est le cas par exemple d'Amazon France qui a été récemment condamné à 32 millions d'euros d'amende pour surveillance "abusive" de ses salariés au sein de leurs entrepôts, donc pour une activité réalisée sur site.
Surveillance en télétravail : que dit la loi ? Quelles sont les obligations de l'employeur ?
Il faut bien le reconnaître, le télétravail présente de nombreux avantages, aussi bien pour les salariés que pour les entreprises (gain de productivité, économies de charges...).
Mais, pour certains employeurs, le télétravail signifie perdre le contrôle sur le travail de ses salariés.
Peut-être, faites-vous partie de ces employeurs qui veulent garder le contrôle à tout prix ?! Rassurez-vous, c'est possible, mais jusqu'à une certaine limite ! La surveillance des salariés en télétravail est autorisée, mais très encadrée.
Nul ne peut apporter aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives de restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché.
En tant qu'employeur, vous disposez d'un pouvoir de contrôle qui vous autorise à suivre l'activité de vos collaborateurs même lorsqu'ils travaillent à distance, mais plusieurs conditions doivent être réunies préalablement à la mise en place d'un dispositif de contrôle :
- le système de contrôle doit être proportionné à l'objectif poursuivi et ne pas porter atteinte au respect des droits et libertés des salariés (1) ;
- le comité social et économique (CSE) de l'entreprise doit être consulté avant la mise en œuvre de moyens de contrôle de l'activité des salariés (2) ;
- les salariés doivent être informés de sa mise en place : l'information peut être faite via l'accord collectif qui met en place le télétravail dans l'entreprise, via la charte télétravail de l'entreprise ou encore, dans l'avenant au contrat de travail signé par le salarié ;
- les dispositifs de contrôle utilisés doivent faire l'objet d'une déclaration auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).
Dans ces conditions, le contrôle de l'activité des télétravailleurs est tout à fait envisageable.
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Bon à savoir : Le fait pour l'employeur de ne pas consulter le CSE avant la mise en place d'un dispositif de contrôle constitue un délit d'entrave, puni d'une amende de 7.500 euros (3).
De même, le fait pour l'employeur de ne pas déclarer à la CNIL un système permettant le contrôle des salariés à distance, rend le dispositif illicite. En cas de contentieux avec le salarié, toute preuve recueillie sera rejetée devant un tribunal.
Comment surveiller les employés travaillant à domicile ? Quels outils pour surveiller les salariés à distance ?
Pour surveiller les salariés qui travaillent à distance, il existe différents outils de contrôle. Certains vous permettant de contrôler l'activité des salariés, d'autres, qu'ils respectent bien le temps de travail mentionné sur leur contrat.
Les outils pour contrôler l'activité du salarié
Vous pouvez mettre en place des réunions de débriefing. Celles-ci peuvent être quotidiennes (le matin avant de commencer la journée et/ou en fin de journée), voire hebdomadaires (en début et/ou en fin de semaine). Ces réunions permettent de continuer à encadrer l'activité de vos collaborateurs.
Si vous ne souhaitez pas instaurer des réunions de débriefing avec vos collaborateurs, notamment quotidiennement, car elles sont trop contraignantes ou demandent trop de temps, vous pouvez utiliser des tableaux de reporting.
Véritable gain de temps, vous pouvez les consulter à n'importe quel moment. Ils ne nécessitent pas d'être disponibles à une heure ou un jour précis. De plus, ils vous donnent la possibilité d'instaurer un climat de confiance avec vos collaborateurs, car ils le remplissent en toute autonomie.
Vous avez également la possibilité de contrôler la messagerie professionnelle du salarié, à l'exclusion des courriels identifiés comme personnels ou confidentiels, ou encore, les connexions à internet, à un logiciel ou au serveur de l'entreprise. Il est tout à fait possible aussi, de bloquer l'accès à certains sites internet en mettant en place un dispositif de filtrage.
Enfin, parce qu'ils sont présumés avoir un caractère professionnel, vous pouvez consulter les documents de travail utilisés par les salariés.
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Les outils pour contrôler le temps du travail du salarié
Pour vous assurer que vos salariés effectuent bien le temps de travail mentionné dans leur contrat de travail, il existe plusieurs outils de contrôle :
- la badgeuse dématérialisée ;
- l'auto-déclaration : elle peut consister à l'envoi d'un mail en début et en fin de journée au manager ou à remplir des formulaires types tels que des "feuilles de temps" ou des "feuilles de présence". Cette pratique repose avant tout sur une confiance mutuelle entre le salarié et l'employeur ;
- le contrôle des temps de connexion aux logiciels et applications de l'entreprise.
À noter : Les télétravailleurs, tout comme les salariés qui travaillent sur site, bénéficient d'un droit à la déconnexion. Vous ne pouvez pas les contacter à n'importe quel moment de la journée et avez l'obligation de respecter les plages horaires prévues à cet effet, au risque d'empiéter sur la vie privée de vos collaborateurs.
De surcroît, vous devez les sensibiliser au droit à la déconnexion, notamment pour vous assurer de leur bien-être au travail et éviter tout risque de surmenage et burn-out, dû à la charge mentale que peuvent subir les salariés en télétravail. Ils sont en effet nombreux à avoir du mal à couper avec le travail et à effectuer des heures supplémentaires régulièrement.
Quels types de logiciels et applications de contrôle sont interdits ?
Le système de contrôle pour lequel vous optez ne doit pas conduire à placer les salariés sous surveillance permanente.
Certains dispositifs sont d'ailleurs considérés comme inacceptables par la CNIL. Elle a en effet identifié plusieurs systèmes de contrôles qu'elle estime particulièrement invasifs, car ils s'apparentent à une surveillance permanente et disproportionnée des salariés, notamment :
- la vidéosurveillance des salariés via l'utilisation d'une webcam : c'est ce que l'on appelle aussi les "instantanés webcam". Aujourd'hui, certains logiciels permettent de prendre des captures instantanées du salarié en train de travailler via la webcam de son ordinateur ;
- le partage permanent de l'écran d'ordinateur ;
- l'enregistrement de l'écran d'ordinateur : il existe certains logiciels capables de réaliser des enregistrements d'écran de manière permanente. On appelle ça aussi les "screenshot constant". Ceux-ci sont interdits. En revanche, le recours à l'enregistrement vidéo de l'écran peut être autorisé pour la formation du personnel dès lors qu'il est proportionné à l'objectif recherché et mise en place dans des conditions très précises ;
- l'utilisation de keyloggers : ce sont des logiciels qui enregistrent les frappes sur le clavier d'ordinateur et les mouvements et clics de souris ;
- l'enregistrement des appels téléphoniques : il est interdit sauf dans certains cas exceptionnels, notamment lorsque l'enregistrement vise à accompagner les salariés dans leur formation ou leur évaluation ou encore, à améliorer la qualité de service. Il est alors obligatoire de signaler au collaborateur enregistré et à son interlocuteur que leur conversation téléphonique est enregistrée ;
45% des salariés en télétravail interrogés travaillent dans une entreprise qui utilise des outils de surveillance des employés.
Etude GetApp, De la méfiance à l'utilité, le rapport ambigu du salarié à la surveillance, 30/11/2020 (3)
Une surveillance permanente ne peut être justifiée que dans certains cas jugés exceptionnels et lorsque la nature de la tâche à accomplir l'exige.
Ainsi, s'il vous venait à l'esprit d'utiliser des logiciels espions tels que CleverControl, Interguard ou encore Hubstaff, à l'instar d'autres pays du globe, notamment les États-Unis, sachez que leur utilisation en France est très réglementée, car leur usage est considéré comme intrusif.
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