Mise en place du télétravail en entreprise : le guide complet

Qu'est-ce que le télétravail ?

Définition selon le Code du travail

Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire (1).

Le salarié utilise, à cet effet, les technologies de l'information et de la communication mises à disposition par l'employeur. Il peut alors travailler soit :

• de son domicile ;
• dans un télécentre ou au sein d'un espace de "coworking" ;
• ou dans tout autre espace réservé aux salariés à distance ou en déplacement.

Télétravail à 100 % ou télétravail hybride

Le télétravail peut être :

• total : le salarié réalise son travail exclusivement à distance ("100 % télétravail"). L'entreprise peut faire ce choix pour attirer ou conserver un talent éloigné géographiquement des bureaux de l'entreprise ;
• partiel : on parle de "télétravail hybride". Le salarié effectue une partie de son travail à distance, et une autre partie au bureau, en présentiel. C'est la solution la plus courante.

💡 Dans les entreprises françaises, le télétravail concernerait plus de 1 salarié sur 5.

Mettre en place et gérer le télétravail en entreprise

Contenu de l'accord collectif, prise en compte dans l'évaluation des risques professionnels, prise en charge des frais liés au télétravail, etc. : notre dossier complet fait le point sur ce qu'il faut savoir.

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Étape 1 - Définir le support et les modalités de mise en place du télétravail ou du travail à distance

Le télétravail peut être mis en place dans le cadre :

• d'un accord collectif ;
• ou, à défaut, d'une charte élaborée unilatéralement par l'employeur après avis du comité social et économique (CSE d'entreprise) ;
• ou d'un accord entre l'employeur et le salarié, en l'absence d'accord collectif ou de charte.
  Dans ce cas, aucune forme n'est imposée. Les parties pourront recourir au télétravail de façon occasionnelle ou régulière.

💡 Bon à savoir : en cas de circonstances exceptionnelles (une menace d'épidémie par exemple) ou de force majeure, le télétravail peut être imposé sans l'accord des salariés.

Mettre en place le télétravail dans le cadre d'un accord collectif 

Le télétravail peut être mis en place dans votre entreprise par accord collectif applicable à votre entreprise : une convention collective ou un accord d'entreprise peut prévoir les conditions de mise en place du télétravail.

Dans ce cas, c'est cet accord qui définit les modalités du télétravail et sa mise en place, que l'entreprise et les salariés s'engagent à respecter. Vous n'avez pas l'obligation de consulter le CSE sur cette mise en place.

À défaut d'accord existant, vous pouvez négocier un accord collectif.

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Mettre en place le télétravail dans le cadre d'une charte de télétravail

En l'absence d'accord d'entreprise, il est possible de mettre en place le télétravail en rédigeant une charte de télétravail.

La charte télétravail est admise uniquement :

• si vous avez engagé des négociations en vue de l'élaboration d'un accord collectif ;
• si ces négociations ont échoué ou si aucun accord n'existe sur le sujet.

Dans le cas de la charte, l'avis du CSE est requis mais il ne lie pas l'employeur. Cela signifie que vous n'êtes pas obligé de le suivre.

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Dans ce cas, aucune forme n'est requise. Il est recommandé toutefois de prévoir un écrit, pour des raisons de preuve.

Exemple :

Par la conclusion d'un avenant au contrat de travail.

Formaliser un avenant au contrat de travail est aussi l'occasion de rappeler les obligations de l'employeur en matière de télétravail et celles du salarié. Dans une telle situation, toute modification ultérieure du télétravail devra requérir l'accord exprès du salarié.

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Voici quelques points sur lesquels il est important de réfléchir avant d'instaurer le télétravail dans votre entreprise :

1. Choisir les conditions d'éligibilité au télétravail (postes et emplois compatibles, etc.)

Avant de mettre en place le télétravail, vous devez impérativement évaluer, selon des conditions objectives, quels salariés peuvent réaliser leurs missions en télétravail et quelles modalités ils devront respecter pour en faire la demande.

Exemples :

• la nature du poste : certains salariés ne peuvent pas faire de télétravail en raison de la nature de leur poste (un métier nécessitant une présence physique ne pourra évidemment pas s'exercer en télétravail) ;
• le logement : certains logements ne permettent pas de faire du télétravail régulier, dans de bonnes conditions (aucune salle réservée/dédiée, pas de connexion internet assez puissante, installation électrique non-respectueuse des normes, etc.) ;
• l'autonomie : certains salariés ne sont pas assez autonomes pour exercer leur activité selon cette organisation du travail (ce qui peut justifier l'exigence d'un minimum d'ancienneté dans l'entreprise, par exemple).

Si les conditions sont prévues par un accord collectif ou une charte télétravail, il convient de les respecter.

Bon à savoir :

La détermination des postes ayant accès au télétravail, ainsi que les refus de demande de passage en télétravail ne doivent évidemment reposer sur une discrimination, sous peine de sanctions pénales (3).

2. Choisir le rythme de télétravail (combien de jours par semaine ?)

Pour encadrer le télétravail, vous devez vous demander quel est rythme de télétravail le plus adapté à votre activité (100 % télétravail, télétravail hybride ou télétravail occasionnel).

Exemple :

Vous pouvez permettre à vos salariés de faire du télétravail 1 fois par semaine, 8 jours par mois, ou de faire du télétravail à 100 % pour les salariés vivant à une certaine distance des locaux, etc. 

Le télétravail ne doit pas impliquer une surcharge de travail, ni un dépassement des durées de travail. En effet, il est important de définir les horaires de travail et de préciser les plages horaires pendant lesquelles le salarié doit être joignable (sur son temps de travail uniquement afin de respecter sa vie privée).

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3. Préciser les outils et moyens de communication mis à la disposition des télétravailleurs

Les outils de communication électronique sont essentiels et indispensables au télétravail. Ils permettent au salarié de réaliser son travail dans de bonnes conditions, mais aussi de maintenir la communication entre l'employeur et les télétravailleurs.

Vous pouvez par exemple mettre à disposition de vos salariés, un ordinateur portable, un téléphone (etc.), selon la nature de l'activité.

Assurez-vous que l'utilisation de ces équipements informatiques est possible à distance, de leur efficacité et de la protection des données personnelles (afin de respecter les règles issues du RGPD notamment).

La Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), a émis des recommandations à destination de l'employeur.

Exemples :

• équiper tous les postes de travail des salariés au minimum d'un pare-feu, d'un anti-virus et d'un outil de blocage de l'accès aux sites malveillants ;
• mettre en place un VPN pour éviter l'exposition directe de vos services sur Internet.

💡Bon à savoir : s'ils sont autorisés, la surveillance et le contrôle du télétravail doivent toutefois être justifiés par la nature des missions à accomplir par les salariés et être proportionnée à l'utilisation du dispositif mis en place. 

4. Définir les lieux d'exécution du télétravail

Déterminer les lieux dans lesquels le télétravail est autorisé est une étape clé dans la mise en place du télétravail.

En effet, il est possible pour le salarié d'exercer à son domicile, dans un espace de coworking, dans des bureaux partagés (que l'employeur met à sa disposition), dans les lieux de son choix, ou plus généreusement, depuis un lieu de vacances (tracances) (hors périodes de congés).

Il est également important de vous assurer que votre salarié dispose d'une installation électrique conforme aux normes, d'un débit internet suffisant pour travailler et communiquer, d'une couverture par son assurance habitation, d'un matériel confortable (chaise de bureau, bureau adéquat), etc.

💡Bon à savoir : le salarié devra respecter les lieux d'exécution du télétravail prédéfinis. En pratique, le juge a déjà admis qu'un salarié puisse être licencié pour faute grave, car il avait décidé de télétravailler depuis l'étranger sans aucune autorisation préalable (4).

5. Adapter le management à distance et la communication dans l'entreprise

En tant qu'employeur, vous devez vous assurer de la mise en place d'un management à distance basé sur la confiance.

Vous devez régulièrement communiquer avec les collaborateurs pour réaliser des bilans et favoriser des échanges réguliers. Les managers de votre entreprise doivent être formés pour gérer des équipes et des collaborateurs à distance (éviter les situations d'isolement, garantir l'équilibre vie professionnelle/vie personnelle du télétravailleur, charge de travail adaptée, respect des temps de pause et du droit à la déconnexion, etc.).

💡Bon à savoir : le Code du travail impose aux entreprises de faire au moins 1 entretien annuel d'évaluation avec le télétravailleur (5).

Étape 3 - Obtenir l'accord du salarié télétravailleur

Le télétravail est-il un droit ou une obligation ?

Que ce soit dans le cadre d'un accord collectif, d'une charte ou d'un accord par tout moyen, le télétravail s'opère sur la base du volontariat : vous ne pouvez pas imposer ce mode d'organisation du travail à votre salarié.

Le refus du salarié de se mettre en télétravail ne constitue pas un motif de licenciement.

Les seules hypothèses pour lesquelles l'accord du salarié n'est pas requis sont celles de circonstances exceptionnelles ou d'un cas de force majeure (6).

L'employeur peut-il refuser une demande de télétravail ? 

Oui, vous avez aussi la possibilité de refuser de mettre en télétravail un salarié, mais sous certaines conditions :

• s'il existe un accord collectif ou une charte télétravail : vous devez motiver votre refus ;
• dans le cadre du télétravail par simple accord entre vous et le salarié : vous n'avez pas à motiver votre refus, sauf s'il s'agit d'un travailleur handicapé qui bénéficie d'une obligation d'emploi ou s'il s'agit d'un proche aidant. Ce refus ne doit pas reposer sur un motif de discrimination ;
• à la suite d'une préconisation de la médecine du travail qui a délivré un certificat médical pour le télétravail : vous devez motiver votre refus.

Avantages et inconvénients de la mise en place du télétravail hybride ou à 100 %

Quels sont les avantages et les raisons pour mettre en place télétravail ?

Si le télétravail bénéficie d'une image généralement positive, c'est parce qu'il présente un certain nombre d'avantages à la fois pour les employeurs et pour les salariés :

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Quels sont les risques et les inconvénients du télétravail pour le salarié et l'employeur ?

Malgré les bienfaits notables que représente l'exercice du télétravail, il n'en demeure pas moins que des inconvénients peuvent parfois se présenter et qu'il est nécessaire de les prendre en considération.

Les identifier est important car il est possible de les atténuer ou de les éviter par une bonne organisation du télétravail et un bon management :

Infographie : Télétravail : Découvrez tout ce que vous devez savoir sur les modalités de mise en place !

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