Quelle est la réglementation pour fixer la période de prise de congés payés ?

Définition de la période de prise des congés payés

La période de prise des congés payés est celle pendant laquelle les salariés peuvent demander à prendre leurs congés.

C'est aussi pendant cette période que l'employeur peut décider de fermer temporairement l'entreprise.

Détermination de la période de prise des congés payés

1er Mai - 31 Octobre Période légale de prise des congés payés

La période de prise des congés payés doit être prévue (4) :

  • dans un accord d'entreprise ou d'établissement ;
  • ou à défaut, dans une convention ou un accord de branche

Sans précisions ou en l'absence de convention ou d'accord, la loi prévoit qu'il revient à l'employeur de définir la période de prise des congés (5).

Elle peut s'étendre sur l'année mais doit obligatoirement comprendre la période du 1er mai au 31 octobre (6).

Pensez à consulter le Comité social et économique (CSE) qui doit rendre un avis consultatif.

Les salariés doivent être informés de la période de prise de leurs congés au moins 2 mois avant son ouverture (7).

Il ne faut pas confondre la période de prise des congés payés avec la période de référence qui est celle pendant laquelle le salarié doit accomplir le temps requis de travail pour acquérir des congés payés. À défaut d'accord, le point de départ de la période prise en compte pour le calcul du droit au congé est fixé au 1er juin (8). Dans certaines professions, le point de départ de l'année de référence est fixé au 1er avril. 

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Combien de jours de congés payés (CP) sont acquis par mois et par an ? 

Le salarié a droit à un congé de 2 jours et demi ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur.

2,5/mois ou 30/anJours ouvrables

La durée totale du congé exigible ne peut excéder 30 jours ouvrablessoit 5 semaines de vacances par an.

Il faut savoir que certaines périodes sont assimilées à du travail effectif et permettent malgré tout au salarié d'acquérir des congés payés. A ce titre, ce n'était jusqu'à présent pas le cas des périodes d'arrêt pour maladie ou accident non professionnels.

Néanmoins, dans un arrêt du 13 septembre 2023, la Cour de cassation a estimé que le salarié en arrêt maladie acquiert des congés payés, de la même manière qu'un salarié en arrêt pour maladie d'origine professionnelle. Pour cela, elle s'est fondée sur le droit de l'UE qui considère que tout travailleur est censé bénéficier d'au moins 4 semaines de congés annuels (9).

Face à ce revirement jurisprudentiel, le Conseil constitutionnel a été saisi de 2 questions prioritaires de constitutionnalité (QPC) (10). Il devait répondre aux questions suivantes :

  • le Code du travail porte t-il atteinte au droit à la santé et au repos garanti par la Constitution ?
  • le Code du travail porte t-il atteinte au principe d'égalité garanti par la Constitution ?

Dans une décision du 8 février 2024, il a décidé que les dispositions du Code du travail sont conformes à la Constitution. Cette décision ne remet cependant pas en cause les arrêts du 13 septembre 2023 et le Droit français reste tout de même contraire au Droit européen.

La position du Législateur est donc fermement attendue, notamment par les entreprises qui sont dans l'attente de savoir quelles seront concrètement les conséquences pour elles.

En attendant que le Législateur ne se positionne, ils peuvent d'ores et déjà se mettre en conformité avec la position de la justice ou attendre les sollicitations des salariés, tout en sachant qu'en cas de litige, les juges du fond pourraient s'aligner sur le revirement opéré par la Cour de cassation.

Demande de congés annuels : déterminer l'ordre des départs 

Une fois la période de prise des congés déterminée, vous devez définir l'ordre des départs en congés de vos collaborateurs.

Si l'entreprise ne ferme pas totalement, les congés sont accordés par roulement, afin de maintenir votre activité tout au long de l'année.

En principe, l'ordre des départs en congés est fixé par accord collectif.

En l'absence d'accord, il appartient à l'employeur de définir l'ordre des départs pendant cette période (11). L'avis du CSE doit alors être recueilli.

À défaut de stipulation dans la convention ou l'accord, l'ordre des départs en congés doit être défini en fonction de :

  • la situation de famille de vos collaborateurs : les possibilités de congé, dans le secteur privé ou la fonction publique, du conjoint ou du partenaire lié par un pacte civil de solidarité (PACS) ainsi que la présence dans leur foyer d'un ou plusieurs enfants, d'un adulte handicapé ou d'une personne âgée en perte d'autonomie
     
  • l'ancienneté de vos collaborateurs ;
     
  • l'exercice d'une activité auprès d'un ou plusieurs autres employeurs.

Les conjoints et partenaires liés par un PACS, travaillant tous les deux dans la même entreprise ont le droit d'avoir leur congé en même temps (congé simultané) (12).

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Bon à savoir :

La communication de l'ordre des congés 1 mois avant le départ des salariés est une disposition d'ordre public à laquelle l'employeur ne peut pas être dérogé (13).

Organiser la fermeture de l'entreprise : l'employeur peut-il imposer des congés ?

En cas de fermeture de l'entreprise, les congés ne sont pas accordés par roulement mais simultanément. L'employeur peut alors imposer aux salariés de prendre des jours de congés pendant cette période.

La décision de fermeture appartient au chef d'entreprise, en raison de son pouvoir de direction.

Si vous décidez de fermer votre entreprise pendant une durée supérieure à 24 jours ouvrables consécutifs, vous devez verser à vos salariés une indemnité qui ne peut être inférieure à un montant déterminé par la loi (14).

Si un salarié n'a pas acquis suffisamment de jours de congés pour couvrir la période de fermeture de l'entreprise, vous pouvez lui proposer de prendre des congés par anticipation ou des congés sans solde. 

France Travail (ex-Pôle emploi) peut aussi lui verser, sous certaines conditions, une aide financière pour congés non payés.

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Informer les salariés de la fermeture de l'entreprise

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Fractionnement des congés et calcul du nombre de jours de congés supplémentaires pour fractionnement 

Fractionnement des congés : comment ça marche ?

Le fractionnement des congés permet aux salariés prenant une partie de leur congé principal en dehors de la période de prise des congés de bénéficier de jours de congés supplémentaires pour fractionnement.

Les salariés peuvent prendre la totalité de leur congé principal (soit 24 jours) pendant la période de prise de congé (généralement du 1er mai au 31 octobre) en une ou plusieurs fois. Dans ce cas, ils n'ont pas le droit à des jours de fractionnement.

Quoi qu'il en soit, les salariés ne peuvent pas prendre plus de 24 jours ouvrables en une seule fois (congé principal), sauf exceptions (15). Les jours restants (la 5ème semaine) peuvent être pris dans cette même période ou en dehors de celle-ci.

Mais, certains salariés font le choix de ne pas prendre la totalité de leur congé principal pendant la période de prise de congé et d'en prendre une partie en dehors de la période de prise de congé (du 1er novembre au 30 avril). Si tel est le cas, il doivent prendre au moins 12 jours consécutifs, pendant la période de prise des congés (16).

Lorsqu'ils décident de fractionner leur congé principal et d'en prendre une partie en dehors de la période de prise de congé, ils peuvent bénéficier de jours de congés supplémentaires pour fractionnement. 

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Jours de congés supplémentaires pour fractionnement

À défaut de dispositions particulières prévues dans une convention ou un accord, le salarié peut prétendre à des congés supplémentaires, appelés jours de fractionnement, si les jours sont pris en dehors de la période (17) :

  • 2 jours ouvrables si le nombre de congés pris en dehors de la période de prise des congés payés est au moins égal à 6 ;
     
  • 1 jour ouvrable lorsque le nombre de congés pris en dehors de la période de prise des congés payés est compris entre 3 et 5 jours ouvrables.

📌 Exemple :

Jean souhaite partir en congés du 9 au 22 juin 2024. Il prévoit de nouveaux congés du 8 au 14 septembre 2024. Il aura pris 12 jours ouvrables consécutifs en juin et 6 jours en septembre. Ainsi, il ne pourra pas prétendre à des jours de fractionnement.
En revanche, s'il prend ses 12 jours consécutifs en juin puis part 6 jours en décembre 2024, soit hors de la période de prise des congés payés, il aura droit à 2 jours de congés supplémentaires pour fractionnement.

Toutefois, vous pouvez éviter d'accorder des jours de fractionnement. Il vous suffit d'obtenir l'accord écrit du salarié. La renonciation au fractionnement ne se présume pas, elle doit être expresse (18). Autrement dit, un écrit est nécessaire.

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L'employeur peut-il modifier les dates de congé validées ?

Un accord d'entreprise ou d'établissement ou, à défaut, une convention collective ou un accord de branche peut fixer les règles et délais que doit respecter l'employeur s'il entend modifier l'ordre et les dates de départs en congés (19)

À défaut de stipulation dans la convention ou l'accord, l'employeur doit respecter les dispositions prévues par le Code du travail. Ainsi,sauf en cas de circonstances exceptionnelles, il ne peut modifier l'ordre et les dates de départ moins d'1 mois avant la date de départ prévue.

Prescription d'une demande d'indemnité de congés payés

Le paiement des indemnités dues pour les congés payés est soumis aux règles applicables pour le paiement des salaires. A ce titre, l'action en paiement du salaire se prescrit par 3 ans (20).

Dans un arrêt du 13 septembre 2023, la Cour de cassation a apporté des précisions concernant le point de départ de la prescription d’une demande d’indemnité de congés payés (3).

En l'espèce, la Cour de cassation indique que, si en droit interne, le point de départ du délai de prescription de l’indemnité de congé payés est fixé à l’expiration de la période légale ou conventionnelle au cours de laquelle les congés payés auraient pu être pris, le droit au congé annuel payé constitue un principe essentiel du droit social de l'UE.

Ce faisant, elle confirme la position de la Cour de justice de l'UE (CJUE) selon laquelle "la perte du droit au congé annuel payé à la fin d'une période de référence ou d'une période de report ne peut intervenir qu'à la condition que le travailleur concerné ait effectivement eu la possibilité d'exercer ce droit en temps utile [et qu'] il ne saurait être admis (...) que l'employeur puisse invoquer sa propre défaillance, à savoir avoir omis de mettre le travailleur en mesure d'exercer effectivement son droit au congé annuel payé, pour en tirer bénéfice (...)".

La Cour de cassation en conclut que le délai de prescription d'une demande d'indemnité de congés payés ne peut commencer à courir que lorsque l'employeur a effectivement mis le travailleur en mesure d'exercer ce droit.

Les attentes des employeurs concernant le délai de prescription triennale et surtout, le potentiel effet rétroactif de la décision du 13 septembre 2023, sont nombreuses. Là encore, la position du Législateur est attendue avec impatience par les entreprises.

Références :
(1) Cass. Soc., 13 septembre 2023, n°22-17340 
(2) Cass. Soc. 13 septembre 2023, n°22-17638
(3) Cass. Soc., 13 septembre 2023, n°22-10529
(4) Article L3141-15 du Code du travail

(5) Articles L3141-16 et L3141-13 du Code du travail
(6) Article L3141-13 du Code du travail
(7) Article D3141-5 du Code du travail
(8) Article R3141-4 du Code du travail
(9) Directive 2003/88/CE du Parlement européen et du Conseil du 4 novembre 2003 concernant certains aspects de l'aménagement du temps de travail
(10) Conseil constitutionnel, Décision n°2023-1079 du 8 février 2024
(11) Article L3141-16 du Code du travail

(12) Article L3141-14 du Code du travail
(13) Article D3141-6 du Code du travail
(14) Article L3141-31 du Code du travail
(15) Article L3141-17 du Code du travail
(16) Articles L3141-18 et article L3141-19 du Code du travail
(17) Article L3141-23 du Code du travail
(18) Cass. Soc. 10 juillet 1986, n°83-45402
(19) Article L3141-16 du Code du travail

(20) Articles D3141-7 et L3245-1 du Code du travail