Fixer la période de référence pour anticiper les départs

La période de prise des congés payés correspond à la période pendant laquelle les salariés peuvent demander à prendre leurs congés. C'est aussi pendant cette période que l'employeur peut décider de fermer l'entreprise pendant un certain temps.

1er Mai - 31 Octobre Période légale de prise des congés payés

La période de prise des congés payés doit être définie dans un accord d'entreprise ou d'établissement, ou à défaut, dans une convention ou un accord de branche (1)

À défaut de précisions ou en l'absence de convention ou d'accord, c'est à vous, employeur, qu'il revient de définir la période de prise des congés (2).

Les congés doivent obligatoirement être pris dans la période du 1er mai au 31 octobre (3).

N'oubliez pas de consulter le Comité social et économique (CSE) afin qu'il donne son avis. Cet avis est consultatif, et ne contraint pas l'employeur à s'y conformer.

Les salariés doivent être informés de la période de prise de leurs congés au moins 2 mois avant l'ouverture de celle-ci.

Vous souhaitez obtenir davantage d'informations sur la gestion et l'organisation des congés payés dans votre entreprise ?

Déterminer l'ordre des départs en congés

Une fois la période de prise des congés déterminée, vous devez définir l'ordre des départs de vos collaborateurs.

Si l'entreprise ne ferme pas totalement, les congés sont accordés par roulement, afin de maintenir votre activité tout au long de l'année.

Là encore l'ordre des départs en congés est fixé par un accord d'entreprise ou d'établissement, ou à défaut, par une convention ou un accord de branche  (1).

En l'absence de disposition ou d'accord, c'est à vous qu'il revient de définir l'ordre des départs pendant cette période (5). Là encore, l'avis du CSE doit être recueilli.

L'ordre des départs en congés doit être défini en fonction de :

  • la situation de famille de vos collaborateurs : les congés de leur conjoint ou partenaire de PACS (pacte civil de solidarité) travaillant dans une autre entreprise du secteur privé ou public ; 
  • la présence dans leur foyer d'un ou plusieurs enfants, d'un adulte handicapé ou d'une personne âgée en perte d'autonomie ;
  • l'ancienneté de vos collaborateurs ;
  • l'exercice d'une activité auprès d'un ou plusieurs autres employeurs.

Les conjoints et partenaires liés par un PACS, travaillant tous les deux dans la même entreprise ont le droit d'avoir leur congé en même temps (6).

L'ordre des départs en congé est communiqué à chaque salarié un mois avant son départ (7).

À retenir :

Sauf en cas de circonstances exceptionnelles, vous ne pouvez modifier l'ordre des départ en congé moins d'un mois avant la date de départ prévue.

Organiser la fermeture de l'entreprise

En cas de fermeture de l'entreprise, les congés ne sont pas accordés par roulement mais simultanément.

La décision de fermeture appartient également au chef d'entreprise, en raison de son pouvoir de direction.

Si vous décidez de fermer votre entreprise pendant une durée supérieure à 24 jours ouvrables consécutifs, vous devez verser à vos salariés une indemnité qui ne peut être inférieure à l'indemnité journalière de congés, pour chacun des jours ouvrables de fermeture dépassant la durée des congés légaux annuels (8).

Si un salarié n'a pas acquis suffisamment de jours de congés pour couvrir la période de fermeture de l'entreprise, vous pouvez lui proposer de prendre des congés par anticipation ou des congés sans solde. En revanche, vous ne pouvez pas les lui imposer.

Pôle emploi peut aussi lui verser, sous certaines conditions, une aide financière pour congés non payés.

Vous souhaitez informer vos salariés de la fermeture de l'entreprise pour congés payés annuels ? Faites-le par courrier.

Anticiper le fractionnement des congés et faciliter le calcul des congés

Le fractionnement permet aux salariés prenant une partie de leurs congés en dehors de la période de prise des congés de bénéficier de jours de congés supplémentaires pour fractionnement.

Les salariés ne doivent pas prendre plus de 24 jours ouvrables en une seule fois (9) mais au moins 12 jours ouvrables consécutifs pendant la période de prise des congés (10).

Le reste des jours peut être pris dans cette même période ou en dehors.

À défaut de dispositions différentes prévues dans une convention ou un accord, le salarié peut avoir droit à des congés supplémentaires, appelés jours de fractionnement, si les jours sont pris en dehors de la période (11) :

  • 2 jours ouvrables si le nombre de congés pris en dehors de la période de prise des congés payés est au moins égal à 6 ;
  • 1 jour ouvrable lorsque le nombre de congés pris en dehors de la période de prise des congés payés est compris entre 3 et 5 jours ouvrables.

📌 Exemple :

Le salarié part en congés du 9 au 22 juin 2022. Il part une nouvelle fois du 8 au 14 septembre 2022. Il a pris 12 jours ouvrables consécutifs en juin et 6 jours en septembre : il n'a pas droit à des jours de fractionnement.

En revanche, s'il prend ses 12 jours consécutifs en juin puis part 6 jours en décembre 2022, soit hors de la période de prise des congés payés, il aura droit à 2 jours de congés supplémentaires pour fractionnement.

Toutefois, vous pouvez éviter d'accorder des jours de fractionnement. Il vous suffit d'obtenir l'accord écrit du salarié. La renonciation au fractionnement ne se présume pas, elle doit être expresse (12). Un écrit est donc nécessaire.

Imposer des congés payés : est-ce toujours possible pour l'employeur ?

Pour faire face à la crise sanitaire liée à la Covid-19, des dispositions ont été prises pour que l'employeur puisse imposer au salarié, sous certaines conditions, la prise de congés à ses salariés. Ces dispositions dérogatoires ne s'appliquent plus depuis le 1er novembre 2021.

L'employeur pouvait imposer au salarié la prise des congés payés en respectant les conditions suivantes (13) :

● la dérogation de l'employeur devait être prévue par un accord d'entreprise ou de branche ;

● la prise de congés payés imposée était limitée à 6 jours ouvrables maximum (les jours ouvrables sont les jours de la semaine sauf les jours de repos ou les jours fériés chômés) ;

● l'employeur devait respecter un préavis d'au moins un jour franc au lieu d'un mois.

Cette prise de congés payés pouvait être imposée y compris avant la période de référence pour la prise des congés payés mise en place dans l'entreprise.

Références :
(1) Article L3141-15 du Code du travail
(2) Articles L3141-16 et L3141-13 du Code du travail
(3) Article L3141-13 du Code du travail
(4) Article D3141-5 du Code du travail
(5) Article L3141-16 du Code du travail

(6) Article L3141-14 du Code du travail
(7) Article D3141-6 du Code du travail
(8) Article L3141-31 du Code du travail
(9) Article L3141-17 du Code du travail
(10) Articles L3141-18 et article L3141-19 du Code du travail
(11) Article L3141-23 du Code du travail
(12) Cass. Soc. 10 juillet 1986, n°83-45402
(
13) 
Article 1 de l'Ordonnance n°2020-323 du 25 mars 2020