Congés payés : comment les gérer et les organiser ?

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Congés payés : comment les gérer et les organiser ?

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Rédigé par Caroline Audenaert Filliol

Mis à jour le 18 avril 2023

EMPLOYEUR

PROFESSIONNEL

COVID19


Bien gérer les congés payés de ses emplooyés pour éviter les litiges

S'il ne bénéficiait initialement qu'aux seuls fonctionnaires, une loi du 20 juin 1936 a entériné le droit pour tout salarié, à un congé à la charge de l'employeur (à l'époque, deux semaines). Ce droit a évolué jusqu'à l'instauration de la cinquième semaine de congés annuels, en 1982.

Désormais, l'employeur est tenu de prendre les mesures pour permettre au salarié de bénéficier effectivement de son droit à congés...

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Bien gérer les congés payés de ses emplooyés pour éviter les litiges

S'il ne bénéficiait initialement qu'aux seuls fonctionnaires, une loi du 20 juin 1936 a entériné le droit pour tout salarié, à un congé à la charge de l'employeur (à l'époque, deux semaines). Ce droit a évolué jusqu'à l'instauration de la cinquième semaine de congés annuels, en 1982.

Désormais, l'employeur est tenu de prendre les mesures pour permettre au salarié de bénéficier effectivement de son droit à congés payés.

En cas de litige relatif à la prise du congé légal ou à son report, il appartient à l'employeur de prouver qu'il a satisfait à ses obligations, sous peine de se voir condamner à réparer le préjudice subi par le salarié.

S'il convient de toujours vérifier la convention collective ou les éventuels accords collectifs mis en place (d'entreprise ou d’établissement), il existe de nombreuses dispositions légales en la matière : période prise en considération pour la détermination du congé, règles de fractionnement, congé simultané pour certains salariés (situations de famille...), congé continu en raison de contraintes géographiques particulières, report de droit du congé au retour de congé maternité ou d'adoption, consultation du personnel du comité social et économique (CSE), etc. 

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Les notions clés abordées dans ce dossier :

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Imposer des congés

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Calcul & fractionnement

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Paiement en fin de contrat

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Solde des congés payés

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Imposer des RTT

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Fixer les congés

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Congés BTP

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Acquisition & décompte

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Prise anticipée

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CET

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Délai de prévenance

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Maladie

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Indemnité compensatrice

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Préavis et congés payés

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Compte épargne temps

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Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Vous êtes employeur et devez gérer les demandes d'absences pour congés de vos salariés. Ce dossier vous sera utile dans diverses situations, comme par exemple, dans l'un des cas suivants :

  • plusieurs salariés ont formulé des souhaits portant sur des périodes identiques et vous voulez savoir quels sont les critères de priorité prévus par le législateur ;
  • un salarié demande 4 semaines continues de congés et refuse de les fractionner ;
  • en raison de circonstances exceptionnelles, vous souhaitez modifier les dates de congés acceptées pour un salarié ;
  • un salarié vient d’être embauché et sollicite des congés par anticipation : vous ne savez pas si vous pouvez les lui accorder ;
  • vous avez omis de répondre à une demande de congés et votre salarié est parti sans votre autorisation : vous voulez être sûr de pouvoir le sanctionner ;
  • etc.

Les cas d'espèces et les litiges sont nombreux en matière de congés payés. S'il vous est difficile de retenir l'ensemble des dispositions, ce guide, fondé sur les dispositions du Code du travail, répondra à l'essentiel de vos interrogations.

Devez-vous vous affilier à une caisse de congés payés ? Quelles sont les particularités tenant au secteur du BTP (bâtiments et travaux publics) ? Combien de mois à l'avance devez-vous fixer l'ordre des départs ? Quel est le mode de calcul de l'indemnité de congés payés ? Convient-il de se référer à la rémunération nette ou brute totale des salariés ? Le  congé principal doit-il toujours être pris dans une période de référence courant à partir du 1er juin de l'année précédente ? Comment organiser la fermeture de l'entreprise ? 

Contenu du dossier :

Nous vous renseignons sur la gestion et la planification des départs en vacances afin d’être en conformité avec la loi. Vous trouverez dans ce dossier des modèles de lettre et tout ce que vous devez savoir sur : 

  • le décompte et le calcul des congés payés + de l'indemnité de congés payés  ;
  • la gestion des absences pour congés payés ;
  • la fixation de l'ordre des congés payés - période de référence pour la prise de congés ;
  • le fractionnement des congés ;
  • le paiement de l'indemnité compensatrice de congés payés ;
  • le planning des congés payés de vos collaborateurs ;
  • le délai de prévenance ;
  • les conditions de modification de l’ordre des départs en congés payés des salariés ;
  • les incidences des absences sur les congés payés ;
  • les conséquences du non-respect des dates de congés payés ;
  • l'avis du CSE sur l'ordre des départs en congés payés des collaborateurs ;
  • le rôle du manager dans l'acceptation ou non des demandes de départs en congés ; 
  • les congés payés des salariés à temps partiel ;
  • le fonctionnement du compte épargne temps (CET) ;
  • les jours de réduction du temps de travail (JRTT).
En termes de congés payés, le silence de l'employeur vaut-il acceptation ? Sous conditions, oui. Nous vous invitons à matérialiser votre acceptation par écrit. Nous mettons à votre disposition un modèle de lettre en ce sens + 4 autres sur le thème des congés payés. 4 fiches express fondées juridiquement reprennent également les éléments les plus complexes de vos obligations.

Le plan du dossier

  • I. La prise des congés payés

  • Une condition d'ancienneté existe-t-elle en matière d'ouverture du droit aux congés payés ? Quand commencent les droits ?

  • L'employeur est-il tenu d'accorder des congés payés à tous ses salariés ? Comment se prennent les congés payés ?

  • Les jeunes travailleurs et apprentis peuvent-ils bénéficier de congés payés ?

  • Que risque l'employeur s'il ne respecte pas son obligation d'octroyer des congés payés à ses salariés ?

  • L'employeur peut-il refuser d'accorder des congés payés par anticipation ?

  • L'employeur est-il tenu d'accorder un congé sans solde à un salarié ?

  • L'employeur doit-il accorder un nombre de jours de congés majorés aux parents ?

  • L'affiliation à une caisse de congés payés est-elle obligatoire ?

  • Quelle est la période de prise des congés payés ?

  • Le report des congés payés d'une année sur l'autre est-il possible ?

  • L'employeur doit-il consulter les représentants du personnel avant de fixer l'ordre des départs en congés ?

  • Quels sont les éléments que l'employeur doit prendre en compte pour fixer l'ordre des départs en congés de ses salariés ?

  • Dans quel délai l'employeur doit-il communiquer aux salariés l'ordre des départs en congé ?

  • L'employeur peut-il modifier l'ordre des départs en congés une fois celui-ci fixé ?

  • L'employeur peut-il invoquer les circonstances exceptionnelles pour justifier un manquement au délai de prévenance en matière de fixation de l'ordre des départs en congés ?

  • II. Le calcul des congés payés

  • Quelle est la période à prendre en compte pour calculer les droits à congés payés acquis par les salariés ?

  • Quel est le nombre de jours de congés payés acquis au cours d'une période de référence complète ? Combien acquière-t-on de CP par mois ?

  • Comment déterminer de manière rapide le nombre de jours ouvrables de congés payés acquis par les salariés ?

  • Les jours de congés se comptent-ils en jours ouvrés ou en jours ouvrables ?

  • Combien faut-il décompter de jours de congé lorsqu’un salarié pose une semaine de vacances ?

  • Comment l'employeur doit-il apprécier l'absence des salariés pour calculer leur droit à congés payés ?

  • Si un jour de congé tombe un jour férié, doit-il être décompté des congés payés ?

  • Comment sont indemnisés les congés payés non pris ?

  • Comment se calcule l'indemnité de congés payés ?

  • III. Le fractionnement des congés payés

  • Quelle est la durée minimale du congé principal lorsque le salarié fractionne ses congés ?

  • Combien de jours supplémentaires l'employeur doit-il attribuer au salarié en cas de fractionnement du congé principal ?

  • L'employeur peut-il demander à un salarié de renoncer aux jours supplémentaires liés au fractionnement ?

  • L'employeur peut-il procéder à un fractionnement des congés payés du salarié ?

  • L'employeur peut-il effectuer un fractionnement de la 5ème semaine de congés d'un salarié sans requérir son accord ?

  • IV - Autres congés, RTT et compte épargne temps

  • Les RTT sont-elles assimilées à du temps de travail effectif ?

  • Les RTT peuvent-elles se cumuler avec des jours supplémentaires de congés payés ?

  • Un salarié tombe malade un jour de RTT. Perd-il son jour de RTT ?

  • Le salarié dispensé de préavis continue-t-il d’acquérir des RTT ?

  • Les jours de RTT doivent-ils être pris en compte dans le calcul des heures supplémentaires ?

  • En quoi consiste le don de jours de repos à un parent d’enfant gravement malade ?

  • Les salariés concluant un PACS (pacte civil de solidarité) peuvent-ils prétendre à l'attribution de jours de congés ?

  • Dans quelles entreprises est-il possible de mettre en place le compte épargne temps ?

  • Le salarié démissionnaire peut-il prendre ses congés payés pendant son préavis ?

Ce dossier contient également

letter

5 Modèles de lettres

fiche-express

4 Fiches express

La question du moment

Combien faut-il décompter de jours de congé lorsqu’un salarié pose une semaine de vacances ?

Si un salarié souhaite poser une semaine de congés payés, l'employeur doit lui décompter 6 jours ouvrables, soit du lundi au samedi inclus, même s'il ne travaille pas le samedi (1).

L'employeur a toutefois la possibilité de décompter les congés payés en jours ouvrés. Dans ce cas, si l'entreprise est habituellement ouverte 5 jours par semaine, l'employeur doit décompter 5 jours ouvrés de congés au salarié souhaitant poser une semaine de congés.

Si le décompte des congés payés en jours ouvrés est moins favorable aux salariés, celui-ci ne leur est pas opposable. L'employeur doit retenir le mode de calcul le plus favorable pour le salarié (1).

Si un jour férié est inclus dans la période de congés payés et correspond à un jour ouvrable normalement travaillé mais chômé dans l'entreprise, l'employeur ne doit pas le décompter en tant que jour de congé payé (2).

A contrario, si un jour férié est inclus dans la période de congés payés et correspond à un jour ouvrable normalement travaillé et non chômé dans l'entreprise, l'employeur doit le décompter en tant que jour de congé payé.

Le mot de l'auteur

Le 18/04/2023

Attention ! Selon que la période de congés payés ait été fixée avant ou au moment de la notification de la rupture, elle aura ou non pour effet de repousser le préavis d'un salarié. La fermeture de l'entreprise pour congés congés payés influe aussi sur le préavis.

Le 18/04/2023

Soyez vigilant ! Paiement de l'indemnité de congés payés, conditions pour permettre au salarié de prendre ses congés, etc. : la charge de la preuve repose sur l'employeur.

Le 03/06/2022

Les salariés avaient jusqu'au 31 mai 2022 pour solder leurs congés payés. Des exceptions existent. La gestion des congés est une source de questionnement pour l'employeur. Notre dossier est là pour faire le point.

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Ce que pensent nos clients :

4

Note moyenne sur 10 avis

  • le 07/02/2022

    J'ai du un peu chercher pour downloader le document. pas très intuitif.

  • le 29/07/2021

    Explications claires et synthétiques. avec ce dossier sur les congés payés, on trouve répo Lire plus

    Explications claires et synthétiques. avec ce dossier sur les congés payés, on trouve réponse à la plupart des questions sur le sujet

  • le 15/10/2016

    Le contenu répons à mes attentes

  • le 06/10/2016

    Cette commande correspond à mes attentes. bien cordialement m marie

  • le 15/05/2016

    non professionnel, je souhaitais un exemple concret, notamment la date pour redémarrer le Lire plus

    non professionnel, je souhaitais un exemple concret, notamment la date pour redémarrer le décompte et comprendre que seuls les "acquis" antécédents permettaient la prise de congé

  • le 25/09/2015

    Ne serait-il pas possible de faire un document un peu plus simple et succincte pour les en Lire plus

    Ne serait-il pas possible de faire un document un peu plus simple et succincte pour les entreprises de petite taille avec peu de salariés mais qui doivent quand-même être en règle?

  • le 03/06/2015

    Bonjour, concernant les fiches j'aurais souhaité des fiches synthétiques

  • le 17/04/2015

    Oui

  • le 10/03/2015

    J'ai obtenu les informations écrites que je voulais sur les congés payés

  • le 27/11/2014

    La convention proposée ne correspond pas à la mienne et malheureusement c'est imposé

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