Lettre informant les salariés de la fermeture de l’entreprise (congés payés annuels)

En tant qu’employeur, vous avez fait le choix de fermer votre entreprise pour des congés annuels. 

Vous en informez donc vos salariés individuellement et par courrier.

Notre modèle de lettre pour informer vos salariés de la fermeture de l’entreprise en toute sécurité juridique

Vous devez fermer temporairement votre entreprise pour congés annuels et informer vos salariés dans le respect des délais légaux ? Rédiger ce courrier peut sembler simple, mais une erreur d’information ou un oubli de mention obligatoire peut entraîner contestations ou litiges. Notre modèle, conçu par notre juriste, vous permet de gagner du temps tout en sécurisant votre démarche.

Quand utiliser notre modèle de lettre ? 

Ce modèle est indispensable si vous prévoyez une fermeture de l’entreprise pour congés payés annuels (souvent l’été). La loi impose de prévenir vos salariés suffisamment tôt et par écrit : avec ce document, vous respectez vos obligations sans perte de temps. Il s’utilise aussi bien pour une première fermeture collective que pour les années suivantes. 

👉 Clair et complet, il vous assure une communication conforme à la loi ! 

L’employeur a la possibilité de décider de la fermeture temporaire de l’entreprise notamment pour la période estivale. Il doit dès lors, consulter le Comité social et économique sur ce projet de fermeture dans la mesure où il s'agit d'une question intéressant la marche générale de l’entreprise (Article L2312-8 du Code du travail).

Un accord d'entreprise ou d'établissement ou, à défaut, une convention ou un accord de branche peut fixer les règles applicables et les formalités à respecter dans le cadre de la fermeture de l’entreprise. Il peut en effet prévoir la fermeture de l'entreprise à une date déterminée (Article L3141-15 du Code du travail). 

En l'absence d'accord collectif, l'employeur peut décider unilatéralement de fermer l'entreprise, sans avoir à solliciter l'accord des salariés. Il doit néanmoins les prévenir de la fermeture estivale de l’entreprise au moins 1 mois avant la date de fermeture par tout moyen. À défaut, la fermeture de l'entreprise n'est pas considérée comme une période de congés payés et l'employeur doit indemniser les salariés pour les salaires perdus.

Sauf exception, la fermeture de l’entreprise ne peut pas dépasser 24 jours ouvrables consécutifs, soit 4 semaines (Article L3141-17 du Code du travail).

Mais, l'employeur peut aussi, à l'occasion de la fermeture de l’entreprise, fractionner le congé principal de 24 jours ouvrables. Comme le fractionnement est consécutif à la fermeture de l'entreprise, l'accord du salarié n'est pas nécessaire (article L3141-19 du Code du travail).

Ce fractionnement est possible dès lors que les salariés bénéficient de 12 jours consécutifs de congés, au minimum, pendant la période légale de prise de congés, soit entre le 1er mai et le 31 octobre (sauf période de prise de congés différente fixée par accord collectif).

Si la fermeture de l’entreprise entraîne un fractionnement en dehors de cette période, les salariés doivent bénéficier de jours de congés supplémentaires (sauf accord collectif contraire).

Pendant la période de fermeture de l’entreprise, les salariés qui ont acquis assez de congés payés bénéficient d’une indemnité de congés payés.

Ceux qui n’ont pas acquis assez de jours de congés payés pour percevoir une indemnité de congés payés couvrant l’intégralité de la fermeture de l’entreprise peuvent percevoir une aide financière. Celle-ci peut être versée, sous condition, par France Travail. 

Lorsque l’entreprise ferme pendant un nombre de jours dépassant la durée des congés légaux annuels, l'employeur verse aux salariés, pour chacun des jours ouvrables de fermeture excédant cette durée, une indemnité qui ne peut être inférieure à l'indemnité journalière de congés (article L3141-31 du Code du travail).

Cette indemnité journalière ne se confond pas avec l'indemnité de congés.