Lettre informant le salarié de la modification des dates de congés (circonstances exceptionnelles)

Les dates de congés payés d'un salarié ont été fixées. Toutefois, en raison de circonstances exceptionnelles, vous souhaitez les modifier. 

Notre modèle de lettre pour notifier à vos salariés la modification exceptionnelle de leurs congés

Un décès, une urgence imprévue ou une contrainte organisationnelle majeure peut vous obliger à modifier les dates de congés déjà fixées d’un salarié. Cette situation délicate exige un écrit clair, précis et conforme à la loi, afin d’éviter tout litige. Notre modèle de lettre vous aide à informer vos salariés rapidement, en respectant vos obligations légales tout en maintenant une communication professionnelle et transparente.

Quand utiliser notre modèle de lettre pour changer les dates de congés d’un salarié

Vous devez exceptionnellement modifier les congés payés d’un salarié déjà programmés ? La loi n’autorise ce changement qu’en cas de circonstances exceptionnelles et sous conditions strictes. Ce modèle est conçu pour ces situations précises : il sécurise votre démarche en formalisant correctement la notification et en précisant les motifs.

👉 Téléchargeable en format Word, il vous permet de gagner du temps et de prévenir tout risque de contestation par le salarié.

Un accord d'entreprise ou d'établissement ou, à défaut, une convention ou un accord de branche peut fixer les délais que doit respecter l'employeur s'il entend modifier l'ordre et les date de départs en congés (article L3141-15 du Code du travail).

À défaut de stipulation dans l'accord ou la convention, sauf si vous pouvez invoquer des circonstances exceptionnelles, toute modification des dates de congés doit respecter un délai de prévenance suffisant. Dans ce cadre, vous ne pourrez pas modifier les dates de congés d'un salarié moins d'un mois avant la date prévue pour son départ (article L3141-16 du Code du travail).

C'est à compter du jour où le salarié réceptionne la lettre l'informant de la modification que l'on apprécie le respect du délai d'un mois (Cass. Soc. 4 mars 2003, n°00-45410).

Si vous modifiez les dates de congés du salarié moins d'un mois avant son départ, il pourra, sans commettre de faute, partir en congés à la date initialement prévue (Cass. Soc. 3 juin 1998, n°96-41700).

Lorsque cette modification de date intervient en raison de circonstances exceptionnelles, vous n'avez pas à respecter ce délai d'un mois.

Dans votre courrier, vous pouvez indiquer les raisons pour lesquelles vous modifiez les dates de congés payés du salarié. Ceci permet d'éviter les risques que le salarié invoque à votre encontre un abus de droit.

Exemples de motifs : décès d'un salarié, apurement du passif de la société suite à un jugement….