Gestion des arrêts maladie : les démarches essentielles auxquelles penser !

Déclarer l’absence pour maladie via la Déclaration Sociale Nominative (DSN)

Comment fonctionne le signalement d'un arrêt de travail via la DSN ? Combien de temps a-t-on pour envoyer une DSN arrêt de travail ?

Dès lors que l’employeur réceptionne le volet n°3 de l’avis d'arrêt de travail délivré par le médecin traitant du salarié, il doit réaliser un signalement d’arrêt de travail en DSN. Cette DSN signalement d'évènement est différente de la DSN mensuelle que vous réalisez périodiquement tous les mois.

Ce signalement d’arrêt de travail en DSN doit être réalisé dans les 5 jours qui suivent la connaissance de l’arrêt.

Il permet effectivement de déclencher le versement des indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS) au salarié.

Sans ce signalement, aucune attestation de salaire ne peut être reconstituée par le système. La Caisse primaire d’assurance maladie ne peut donc pas instruire les droits du salarié concerné et donc, le versement des IJSS demeure bloqué.

Comment remplir une attestation de salaire en cas d'arrêt de travail du salarié ?

La Déclaration Sociale Nominative signalement d'évènement remplace l'envoi de l'attestation de salaire via le Cerfa n°11135*04 intitulé "Attestation de salaire pour le paiement des indemnités journalières".

Néanmoins, si pour une quelconque raison vous êtes dans l'impossibilité de transmettre la DSN signalement d'évènement, vous avez toujours la possibilité d'envoyer le formulaire Cerfa adéquat à la Caisse primaire d'Assurance maladie à laquelle est rattaché le salarié. 

Pour remplir cette attestation de salaire il faudra vous munir de certaines informations, notamment : 

• les renseignements relatifs à votre entreprise (dénomination sociale, numéro SIRET, adresse, etc) ;
• les renseignements relatifs au salarié (numéro d'immatriculation, nom, prénom, adresse, etc) ;
• la date du dernier jour travaillé ;
• les salaires de référence des 3 derniers mois civils (ou 12 derniers mois civils si le salarié occupe une activité saisonnière ou discontinue) ;
• etc.

Verser des indemnités complémentaires au salarié en arrêt au titre du maintien de salaire

Dès lors que le salarié en arrêt de travail remplit les conditions exigées, vous devez procéder au versement d’indemnités complémentaires (1). 

En effet, le salarié justifiant d’au moins une année d’ancienneté dans l’entreprise peut prétendre au versement d'indemnités complémentaires lorsqu’il se trouve en arrêt maladie s’il :  

• vous a transmis son certificat d'arrêt de travail dans les 48 heures ;
• est indemnisé par la Caisse primaire d’assurance maladie au titre de cet arrêt de travail ;
• est soigné en France ou dans l’un des Etats membres de l’Espace économique européen (EEE).

Dans ce cas, le Code du travail prévoit un maintien de salaire partiel. Vous devez à compter du 8ème jour d’arrêt de travail, lui verser 90% de la rémunération brute qu’il aurait perçue s’il avait continué à travaillé pendant les 30 premiers jours, puis 66,66% de sa rémunération à compter du 31ème jour.
La durée de versement des indemnités complémentaires est augmentée par période de 5 ans d’ancienneté. Effectivement, cette durée varie en fonction de l’ancienneté du salarié.

Par ailleurs, pensez à vérifier les dispositions de la convention collective applicable, le cas échéant, dans votre entreprise puisque celle-ci peut prévoir des dispositions plus favorables au profit de votre salarié : 

• une durée d’indemnisation plus longue ; 
• un montant d’indemnisation plus élevé, voir un maintien de salaire total ; 
• une réduction, voire une suppression, du délai de carence. 

Recruter un salarié pour pourvoir au remplacement du salarié absent

Lorsqu’un salarié est absent en raison d’un arrêt maladie, vous avez la possibilité de procéder au recrutement d’un autre salarié pour pallier cette absence.

Toutefois, sachez que vous ne pouvez pas conclure n’importe quel contrat de travail. 
Vous devez effectivement conclure un contrat à durée déterminée de remplacement ( = CDD de remplacement) (2).

Ce type de contrat qui a pour objectif de répondre à un besoin ponctuel de main-d’œuvre lié à l’absence d’un salarié doit néanmoins obéir à des règles spécifiques.

Quelles démarches réaliser pour préparer le retour du salarié dans l’entreprise ?

La gestion des arrêts maladie dans son entreprise implique non seulement certaines démarches au début et pendant l’arrêt de travail, mais également à l’issue de celui-ci. A ce titre, il est impératif d’anticiper certaines obligations pour bien préparer le retour de votre salarié à l’issue de son arrêt. 

L'employeur doit-il organiser une visite médicale de reprise après un arrêt de travail du salarié ? Qui gère son organisation ?

Tout dépend du motif et de la durée de l’arrêt de travail. 

Elle est obligatoire, peu importe la durée de l’arrêt, seulement lorsque le salarié a été absent en raison d’une maladie professionnelle. 

En revanche, dans le cadre d’un arrêt pour maladie non professionnelle, la visite médicale de reprise n’est pas systématique. Tout dépend de la durée de l’arrêt de travail.

Quoi qu’il en soit, celle-ci doit être organisée à la demande de l’employeur et doit avoir lieu dans les 8 jours calendaires à compter de la reprise du travail par le salarié (3). 

A quel moment informer le salarié du nombre de jours de congés payés acquis ?

Depuis l’entrée en vigueur de la Loi DDADUE du 22 avril 2024, les règles relatives à l'acquisition de congés payés pendant un arrêt maladie ont changé (4).

Le salarié en arrêt maladie acquirt désormais 2 jours ouvrables de congé par mois.

De surcroit, l’employeur doit informer le salarié en arrêt de travail, du nombre de jours de congés payés acquis à son retour d’arrêt maladie.

Cette communication doit avoir lieu dans le mois qui suit la reprise du travail.

Il doit alors lui communiquer : 

• le nombre de jours de congés payés dont il bénéficie ;
• la date jusqu’à laquelle les jours de congés payés peuvent être pris.

A défaut de précision dans le Code du travail ou de jurisprudence sur ce point, l’information est effectuée peu importe la durée de l’arrêt de travail.

Cette information peut se faire par tout moyen assurant une date certaine de réception (lettre recommandée avec accusé de réception, sur le bulletin de paie ou un document annexé à celui-ci, etc).

Est-il obligatoire d’organiser un entretien de parcours professionnel ?

Pas forcément ! 

Depuis le 26 octobre 2025, l’entretien de parcours professionnel (ex-entretien professionnel) doit être organisé au retour de certains congés tels qu’un arrêt maladie dès lors que les conditions suivantes sont satisfaites (5) :  

• l’arrêt de travail a duré plus de 6 mois ;
• le salarié n’a pas bénéficié d’un entretien de parcours professionnel au cours des 12 mois qui précèdent sa reprise d’activité.

En revanche, les entreprises qui disposaient, avant le 26 octobre 2025, d’un accord d’entreprise ou de branche prévoyant la périodicité des entretiens professionnels ont jusqu’au 1er octobre 2026 pour engager une négociation sur ce point.

En attendant, ce sont les anciennes dispositions relatives à l’entretien professionnel qui s’appliquent.