Indemnisation des frais de repas en 2026 : comment les rembourser ?

À quoi correspondent les frais de repas en entreprise ? Qui peut en bénéficier ?

Les frais de repas sont-ils des frais professionnels ?

Oui, les frais de repas engagés par le salarié sont des frais professionnels.

💡 Rappel : les frais professionnels sont des charges à caractère spécial, inhérentes à la fonction ou à l’emploi du salarié, que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de ses missions.

L'employeur doit-il systématiquement réaliser le remboursement des frais de repas engagés par son salarié ?

En tant que dépenses supplémentaires exceptionnelles et exposées par le salarié dans le cadre de l’exécution de ses missions, ce dernier a droit au remboursement de ces frais par l'employeur.

Ainsi, les frais de repas sont des frais supplémentaires que le salarié est contraint d'engager, dans le cadre de sa pause déjeuner qui tombe durant l'exercice de son activité.

Lorsqu'ils sont reconnus comme tels, l'employeur peut lui indemniser sous la forme d’allocation forfaitaire. Le terme officiel pour la désigner est "indemnité de repas", mais dans le langage courant on parle de "prime de panier" ou de "panier-repas". 

Dans quels cas précis les frais de repas doivent être remboursés ?

L'indemnisation des frais professionnels liés aux repas s'effectue dans les cas suivants :

• lorsque votre salarié est en déplacement professionnel hors des locaux de l'entreprise et contraint de prendre son repas au restaurant : cette situation doit l'empêcher de regagner sa résidence ou son lieu de travail habituel pour y prendre son repas ;
• lorsque votre salarié est en déplacement hors des locaux de l'entreprise et contraint de prendre son repas sur un chantier : cela correspond au fait que les conditions de travail lui interdisent de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail pour qu'il y prenne son repas, et qu'il n'est pas démontré que les circonstances ou les usages de la profession l'obligent à prendre ce repas au restaurant ;
• lorsque votre salarié est contraint de prendre son repas sur son lieu de travail en raison de conditions particulières d'organisation ou d'horaires de travail (travail en équipe, travail posté, travail continu, travail de nuit, etc.) : tel est le cas quand il est obligé de prendre son repas en dehors de la plage horaire fixée pour les autres salariés.

🔍 Cet article peut vous intéresser : "Exonération des tickets-restaurant : cotisations sociales, valeur du ticket et nouveautés".

Comment calculer les indemnités de repas ? 

Comme indiqué précédement, concernant les frais de repas et de restaurant, le remboursement peut se faire soit :

• sur la base d’une allocation forfaitaire, dont le montant est réévalué chaque année ;
• sur la base des dépenses réellement engagées par le salarié, également connues sous la l'appelation "frais réels".

🔍 À lire : "Le remboursement des frais de transports en commun par l'employeur : comment faire ?".

Comment fonctionne le régime social de l'indemnité de frais de repas pour l'employeur ?

L'employeur peut bénéficier, sous certaines conditions, d'une exonération de cotisations sociales au titre de l'allocation forfaitaire versée pour indemniser les frais de repas engagés par ses salariés.

Pour l'obtenir, vous n'avez pas besoin de justifier que l'allocation a été utilisée conformément à son objet, dès lors que les 2 conditions suivantes sont réunies :

• lorsqu'il est établi que les circonstances de fait ou les usages de la profession obligent les salariés en déplacement à prendre leurs repas au restaurant ;
• lorsque l’indemnité versée ne dépasse pas le plafond d'exonération en vigueur.

⚠ Attention ! Si le montant du remboursement est cependant supérieur au montant de l’allocation forfaitaire et que l’employeur ne peut le justifier, la fraction excédentaire est alors soumise à cotisations sociales (1).

Quel est le montant de l'indemnité de frais de repas ? Barème d'exonération de cotisations sociales depuis le 1er janvier 2026

En 2026, les plafonds d'exonération de cotisations sociales, relatifs aux indemnités de repas versées par l'employeur, sont les suivants :

Indemnités forfaitaires de repas (indemnités de petit déplacement) pour l'année 2026
Situations ouvrant droit au remboursement des frais de repas	Limites d’exonération
Salarié en déplacement professionnel contraint de prendre son repas au restaurant	21,40 euros par repas
Salarié en déplacement hors des locaux de l'entreprise et contraint de prendre son repas sur un chantier	10,40 euros par repas
Salarié contraint de prendre son repas sur son lieu de travail en raison de conditions particulières d'organisation ou d'horaires de travail	7,50 euros par repas

⚠ Attention ! Il est important de noter que les frais professionnels sont différents des avantages en nature.

🔍 Vous souhaitez vous remémorer la différence entre ces deux notions ? Ne faites plus l'erreur grâce à notre actualité : "Quelle est la différence entre frais professionnels et avantages en nature ?".

Comment fonctionne la déduction des frais de repas pour un entrepreneur ?

Les travailleurs indépendants, sous le régime des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ou des bénéfices non commerciaux (BNC), ont eux aussi la possibilité, sous conditions, de déduire les frais supplémentaires de repas de leur résultat.

🔍 À lire : "Quelles différences entre les BIC et les BNC ?".

Les conditions de déductibilité des frais de repas

​Des dépenses de restauration nécessaires en raison de l'activité de l'entrepreneur

Pour que les frais de repas soient susceptibles de réduire le bénéfice imposable de l'entreprise, ils doivent être engagés dans l'intérêt de celle-ci (rendez-vous avec un client, repas d'affaires, etc.) (2).

Lorsque l'entrepreneur ne peut rejoindre son domicile pour déjeuner en raison de la distance, les dépenses de restauration sont réputées être engagées dans l'intérêt de l'entreprise (activité obligeant à une intervention sur le terrain, déplacement chez les clients, etc.) (3).

En revanche, les frais engagés pour des convenances personnelles ne peuvent venir en déduction du bénéfice imposable (frais du conjoint ou du partenaire de PACS, restaurant à proximité de son domicile, etc.).

​Des dépenses effectivement engagées et justifiables sur pièce

En tant qu'entrepreneur, vous ne pouvez pas déduire, en avance, un budget dédié à la restauration. La dépense doit être effective. C'est pourquoi, il est nécessaire de conserver toutes les pièces justificatives (comme les factures) pour pouvoir les communiquer à l'administration fiscale (Urssaf).

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Les limites de déductibilité des frais de repas

Une déduction limitée au plancher fixé par l'Urssaf

Seuls les frais supplémentaires de repas sont susceptibles d'être déduits du bénéfice imposable.

L'Urssaf a publié le barème pour l'évaluation forfaitaire de l'avantage en nature en 2026. Celui-ci s'élève à 5.50 euros par jour pour un repas. 

Jusqu'à ce montant, les frais de repas sont réputés être un avantage en nature consenti par l'entreprise et non déductible de son résultat.

Une déduction limitée au plafond fixé par l'administration fiscale

Depuis le 1er janvier 2026, la déduction des frais de repas est plafonnée à 21,40 euros toutes taxes comprises (TTC).

Au-delà de ce montant, la dépense est considérée comme excessive et n'ouvre donc droit à une réduction du bénéfice de l'entreprise qu'à hauteur de 15,90 euros.

📌 Exemple : 
Un menuisier dont le siège social et le domicile se situent à Bordeaux et qui se déplace à La Rochelle pour un rendez-vous avec un client, va au restaurant à midi et dépense à cette occasion, 15 euros. Ce montant est inférieur au plafond fixé par l'administration fiscale : 15 - 5,50 = 9,50 euros. Cette somme correspond à celle pouvant être déduite du résultat de l'entreprise, donc de la déclaration personnelle de l'entrepreneur.

Cependant, s'il avait dépensé 25 euros, ce montant aurait été supérieur au plafond fixé par l'administration fiscale (plafonné à 21,40 euros) : 21,40 - 5,50 = 15,90 euros. Cette somme correspond à celle qu'il aurait pu déduire du résultat de son entreprise, donc de sa déclaration personnelle comme indiqué ci-dessus.