Quelles indemnités en cas d'utilisation du matériel personnel ?

L’employeur peut-il obliger le salarié à utiliser son matériel personnel ?

Le droit de propriété s’applique en droit du travail. Être propriétaire d’un bien permet de décider de l’utilisation du bien en question. Par conséquent, l’utilisation d’un bien personnel du salarié pour le compte de son employeur nécessite l’accord des deux parties, celle du salarié, propriétaire du bien, mais aussi celle de l’employeur. Ce dernier peut être réticent à l’idée de l’utilisation du matériel personnel du salarié, notamment en matière d’informatique par exemple, pour des raisons essentiellement de sécurité. 

De plus, l’employeur doit fournir les équipements de travail nécessaires pour l’exécution du contrat de travail (1). Cette fourniture doit se faire à titre gratuit en fonction des conditions et des caractéristiques particulières du travail.

Toutefois, le salarié doit être attentif aux clauses présentes dans son contrat de travail. De fait, celui-ci a peut-être déjà accepté l’utilisation de son propre matériel dans son contrat. Dans ce cas, il ne peut pas refuser cette utilisation qu’il a déjà acceptée. 

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Quelles indemnités pour frais professionnels sont prévues ?

L’employeur doit prendre en charge les dépenses réalisées par le salarié pour le compte de l’entreprise. La jurisprudence a imposé le principe qu'il doit systématiquement indemniser le salarié qui a engagé des frais pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise (2). 

Par conséquent, si un salarié utilise son propre matériel, l’employeur doit l’indemniser. Pour cela, il faut vérifier la présence d’une potentielle clause particulière dans la convention collective applicable dans l’entreprise. En effet, cette dernière peut exiger un montant de prise en charge en cas d’utilisation du matériel personnel du salarié. Par exemple, certains accords locaux du secteur du bâtiment peuvent imposer des primes d’outillage avec un montant minimum dès lors que le salarié utilise son matériel personnel. 

 À défaut de clause particulière dans la convention collective, l’employeur peut mettre en place ce type de prime via un accord collectif ou une décision unilatérale. Dans ce cas, le montant de l’indemnisation ne doit pas être dérisoire compte tenu des frais réellement engagés. Inversement, ce montant ne doit pas être disproportionné dans la mesure où celui-ci sera probablement considéré comme un frais professionnel et donc exonéré de charges sociales.

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Quelle est l'indemnisation que l'employeur peut verser pour les frais liés au télétravail ?

Certains de ces frais, notamment ceux liés au télétravail ou aux outils issus de nouvelles technologies de l'information, sont consacrés par le bulletin officiel de Sécurité sociale (BOSS).

Ce bulletin, d’une importance fondamentale dans la mesure où il est opposable à l’Administration, permet de mettre en place un remboursement forfaitaire de ces frais professionnels tout en bénéficiant d’une exonération de charges sociales dès lors que le montant versé au salarié ne dépasse pas certains plafonds.

L’employeur peut par exemple verser une allocation forfaitaire mensuelle de 10,90 euros pour une journée de télétravail hebdomadaire ou de 2,70 euros par jour télétravaillé (3). Cette allocation sera réputée conforme à son usage dans la mesure où l’indemnité ne dépasse pas ce montant et ne sera donc pas soumise à charges sociales et n’intégrera pas le net fiscal du salarié.

Quelles indemnités en cas de frais liés au déplacement professionnel avec le véhicule personnel du salarié pour 2025 ?

Le BOSS traite aussi du cas où le salarié utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles. Dans ce cas, l'employeur peut indemniser le salarié en utilisant l'indemnité forfaitaire kilométrique dans les limites fixées par les barèmes kilométriques publiés annuellement par l'administration fiscale. Si le salarié utilise un véhicule électrique, le montant de l’indemnité kilométrique est majoré de 20 % (4).

Quel remboursement des frais professionnels est prévu dans les autres cas ?

Dans les cas où le BOSS ne prévoit pas d’indemnisation forfaitaire, l’employeur peut prévoir une telle indemnisation, mais il doit être particulièrement attentif au montant versé. En effet, le montant ne doit pas être dérisoire afin de ne pas léser le salarié, ce qui pourrait entraîner un recours devant le Conseil de Prud’hommes.

Mais celle-ci ne doit pas être trop importante au motif qu’il s’agit d’un frais professionnel non-soumis à charges. Par conséquent, un montant trop important pourrait entraîner un risque de redressement de la part de l’URSSAF.

Afin d’éviter cela, l’employeur peut ne pas considérer cette indemnisation comme un frais professionnel et donc la soumettre à l’ensemble des charges sociales. Il peut également interroger l’URSSAF en recourant au rescrit social dans le but de demander à l’URSSAF de se positionner sur le montant qu’il souhaite donner à ses salariés afin de s’assurer que ce montant soit considéré comme un frais professionnel et puisse bénéficier d’une exonération de charges sociales.

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