Lettre d'information des congés payés après un arrêt de travail

Assurez une communication claire et transparente sur les droits aux congés payés

L’un de vos salariés était en arrêt de travail pour cause de maladie ou d’accident. 

En raison de vos nouvelles obligations légales, vous souhaitez l’informer sur le nombre de jours de congé dont il dispose et la date limite à laquelle ces congés doivent être pris.

Notre modèle de lettre a été rédigée par nos juristes en droit du travail pour répondre à cette obligation.

Notre modèle de lettre pour vous aider à informer vos salariés sur leurs congés après un arrêt de travail

Ce modèle de lettre vous permet :

• d'informer vos salariés sur leur nombre de congés payés
• de préciser la date limite de prise des congés
• d'être en conformité avec la loi
• de personnaliser le courrier en fonction de vos besoins

Quand utiliser notre modèle de lettre pour la gestion des congés après un arrêt de travail

Utilisez ce modèle chaque fois qu’un salarié revient d’un arrêt de travail (maladie ou accident) et que vous devez l'informer de ses droits à congés payés. Ce document est essentiel pour garantir une communication transparente et respecter les nouvelles obligations de l’employeur, tout en vous assurant que les congés sont pris dans les délais légaux.

Depuis le 24 avril 2024, une nouvelle obligation d’information pèse sur les employeurs concernant les congés payés.

Au terme d'une période d'arrêt de travail pour cause de maladie ou d'accident, l'employeur porte à la connaissance du salarié, dans le mois qui suit la reprise du travail, les informations suivantes, par tout moyen conférant date certaine à leur réception, notamment au moyen du bulletin de paie :

• le nombre de jours de congés dont il dispose ;
• la date jusqu'à laquelle ces jours de congé peuvent être pris.

Cette obligation d’information concerne : 

• les congés payés acquis avant l’arrêt maladie et qui n’ont pas pu être pris du fait de cet arrêt ;
• les congés payés acquis pendant l’arrêt maladie ;
• les congés payés qui n’ont finalement pas été pris en raison de la maladie ou de l’accident survenu pendant la période de congés payés (dès lors que l’arrêt de travail a été notifié à l’employeur).

Il est également à noter que lorsqu’un salarié est dans l’impossibilité, pour cause de maladie ou d’accident, de prendre au cours de la période de prise de congés tout ou partie des congés qu’il a acquis, il bénéficie d’une période de report de 15 mois afin de pouvoir les utiliser. Dans ce cas, cette période débute à la date à laquelle l’employeur informe le salarié, après sa reprise du travail, des droits à congés dont il dispose.

En revanche, lorsque l’arrêt de travail dure depuis plus d’un an, le point de départ de la période de report des congés court à compter de la date à laquelle s’achève la période de référence au titre de laquelle ces congés ont été acquis.

L’information doit être faite par tout moyen conférant date certaine à leur réception. 

Le Code du travail prévoit que cette information peut être faite par le biais du bulletin de paie, mais il est tout à fait possible d’y procéder par lettre recommandée avec accusé de réception ou par remise en main propre contre décharge.

Puisque la loi ne prévoit pas de durée minimale après laquelle l’arrêt de travail nécessite d’informer le salarié sur ses droits, il est recommandé d’y procéder pour tous les arrêts de travail.

Pensez également à respecter le délai de 1 mois qui vous est imparti.