Embaucher un salarié en France : le guide complet

Comment faire pour recruter du personnel : étapes et procédure

Identifier les besoins de l'entreprise et le profil du candidat recherché

La procédure de recrutement est composée de plusieurs étapes clés et vise, entre autres, à pourvoir un poste au sein de votre entreprise.

💡Pour en savoir plus :
- Procédure de recrutement efficace : les étapes clés pour bien recruter
- Quelles sont les conséquences d'un mauvais recrutement ?

Ainsi, avant d'entamer un processus de recrutement, il est impératif de cibler précisément les besoins de l'entreprise en termes d'embauche.

De quelles compétences et connaissances a besoin votre entreprise pour compléter ses équipes ?

Cette réflexion vous aidera à définir le profil recherché.

Comment rédiger une offre d'emploi conforme à la législation et éviter les critères discriminatoires ?

Le contenu de l'annonce doit respecter certaines règles, notamment celle d'être rédigée en français.

L'annonce doit également faire mention de certains éléments tels que :

• une présentation de l'employeur ;
• une description du poste à pourvoir ;
• une description du profil du candidat recherché ;
• une description des conditions de travail proposées.

🚨 Attention : toutes mentions discriminatoires sont prohibées, notamment celles concernant les convictions religieuses, le sexe du candidat ou encore son âge.

💡Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez notre actualité dédiée : Discrimination à l'embauche : définition, recours et droit du travail

Quels sont les supports à utiliser pour diffuser une offre d'emploi ?

Une fois l'annonce rédigée, il est impératif de faire savoir que l'entreprise recrute. Pour cela, la publication peut être faite via plusieurs canaux afin de bénéficier d'une bonne visibilité (site internet de l'entreprise, réseaux sociaux professionnels, site d'offres d'emplois...).

Il est également possible de faire appel à des agences de recrutement qui, moyennant une participation financière, diffuseront l'annonce sur leur site internet et pourront mettre le recruteur en relation avec de potentiels candidats.

Après avoir reçu les candidatures, vous pourrez faire une pré-sélection des profils pour passer un entretien de recrutement.

Comment préparer et conduire un entretien de recrutement ?

Il est l'heure de recevoir les candidats en entretien de recrutement.

Celui-ci doit être préparé en amont, en définissant notamment une trame qui vous guidera tout au long de la conduite de l'entretien.

Il s'agit d'un moment d'échange entre l'employeur et son futur collaborateur.

L'objectif est de retracer le parcours du candidat (ses expériences et formations), d'approfondir sa motivation et ses envies mais également, d'identifier et échanger sur ses axes de progression. Attention à ne pas poser certaines questions interdites en entretien d'embauche.

Il est indispensable de le laisser s'exprimer lui aussi sur ses attentes concernant le poste et d'accueillir ses questions avec bienveillance.

📌 Vous avez besoin d'être guidé pour mener un entretien ? Notre dossier inclus un exemple de questions d'entretien de sélection d'un candidat et une partie dédiée aux bonnes pratiques pour recevoir le candidat à un entretien d’embauche.

Comment formaliser la relation de travail ?

Proposer une promesse d'embauche

Une fois le candidat idéal trouvé, l'employeur a la possibilité de matérialiser sa volonté de l'embaucher en lui faisant une promesse d'embauche.

Elle n'est pas obligatoire mais a une valeur contractuelle et assure que le contrat de travail sera formalisé et signé par les deux parties dès que possible.

Celle-ci peut prendre deux formes différentes et n'a pas la même valeur juridique, selon qu'il s'agisse :

• d'une offre de contrat de travail ;
• ou d'une promesse unilatérale de contrat de travail.

💡 Ce document rédigé par nos juristes peut aussi vous intéresser : Modèle de promesse d'embauche et d'offre de contrat de travail

Signature du contrat de travail

Lors de l’embauche, un contrat de travail peut être conclu sous différentes formes :

• contrat de travail à durée indéterminée (CDI) à temps plein ou à temps partiel ;
• ou encore contrat de travail à durée déterminée (CDD) si le besoin de l’entreprise est temporaire. 

La rédaction d’un contrat écrit est obligatoire pour les CDD, les CDI à temps partiel et les contrats d’apprentissage.
Même lorsqu’elle n’est pas imposée, la forme écrite permet de formaliser les engagements de chacun et de disposer d’éléments de preuve en cas de litige. 

📌 À noter : le contrat doit être signé par les deux parties et remis en deux exemplaires.

Informer le salarié sur la relation de travail

Lors de l'embauche d'un salarié, l'employeur doit informer le salarié sur la relation de travail. Il doit ainsi remettre au salarié un ou plusieurs documents écrits contenant les informations obligatoires sur la relation de travail.

Selon la nature des informations à transmettre, le délai de communication varie entre 7 jours calendaires et 1 mois calendaire.

Il s'agit notamment :

• des informations relatives au contrat en lui-même (identités des parties, intitulé du poste, date d'embauche, rémunération, durée du travail, etc) ;
• du droit à la formation assuré par l'employeur ;
• des conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l'entreprise ;
• des divers dispositifs collectifs d'épargne salariale (intéressement, participation, plan d'épargne retraite...) qui peuvent exister dans l'entreprise.

Prévoir une période d'essai : non obligatoire mais recommandée

Bien qu'elle ne soit pas obligatoire, en pratique la période d'essai est souvent prévue dans le contrat de travail du salarié, par le biais d'une clause relative à la période d'essai.

Elle permet à l'employeur d'établir si le salarié recruté possède bien les compétences et connaissances nécessaires pour le poste mais également au salarié recruté, de s'assurer que le poste correspond à ses attentes.

La durée de la période d'essai et son renouvellement doivent être prévus au sein du contrat de travail.

Comment réussir l'intégration d'un nouveau salarié ?

Pour bien commencer une relation de travail, il est important que le salarié se sente bien intégré dans l'entreprise et soutenu dans sa progression.

Pour cela, il est primordial de soigner son accueil dans l'entreprise. Vous devez donc avoir un véritable plan d’accueil et d'intégration, mais également, avoir établi en amont, un parcours de formation et d'accompagnement.

Le salarié doit bénéficier par ailleurs d'un suivi dont la durée varie en fonction de chaque profil.

💡Cette actualité pourrait vous intéresser : Formation professionnelle continue : 9 points à retenir pour un employeur

Déclarations et démarches diverses : quelles sont les obligations de l'employeur qui embauche un salarié ?

DPAE : comment déclarer un salarié et quel est le délai ?

À chaque nouvelle embauche, l'employeur doit déclarer celle-ci au moyen de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE).

Elle permet notamment à l'employeur :

• de déclarer une première embauche d'un salarié dans un établissement ; 
• de demander l'immatriculation du salarié à la CPAM (lorsqu'il possède déjà un numéro de sécurité sociale) ;
• d'adhérer à un service de prévention et de santé au travail (SPST) ;
• ou encore de demander une visite d'information et de prévention ou un examen médical d'aptitude à l'embauche.

Elle est transmise à l'Urssaf, au plus tôt 8 jours avant l'embauche sous peine de sanctions civiles, administratives mais aussi pénales. À ce titre, l'employeur qui ne réalise pas de déclaration préalable à l'embauche se rend coupable d'un délit de travail dissimulé.

Organiser une visite médicale

Lors de l'embauche d'un salarié, ce dernier doit bénéficier d'une visite médicale dite visite d'information et de prévention (Vip) dans les 3 mois qui suivent sa prise de fonction effective.

Une telle visite a principalement pour objet d'interroger le salarié sur son état de santé, l'informer sur les risques liés à son poste de travail et le sensibiliser sur les moyens de prévention à mettre en oeuvre.

En revanche, dès lors que le salarié est exposé à des risques particuliers pour sa santé et sa sécurité, il bénéficie d'un suivi individuel renforcé (SIR). La visite d'information et de prévention est alors remplacée par un examen médical d'aptitude.

Inscrire le salarié sur le registre unique du personnel

À chaque nouvelle embauche, l'employeur doit inscrire le salarié sur le registre unique du personnel (RUP).

💡Des informations précises doivent figurer sur le registre. Pour en savoir plus, consultez notre actualité dédiée : Le registre unique du personnel : une obligation pour l’employeur

Le fait de ne pas disposer d'un registre unique du personne, de ne pas le mettre à jour ou d'oublier d'y faire figurer des mentions obligatoires peuvent entraîner jusqu'à 750 euros d'amende par salarié concerné.

Embaucher un travailleur étranger : quelles sont les formalités et spécificités à prendre en compte ?

Vérification des autorisations de travail

Avant d'embaucher un travailleur étranger, il est nécessaire de vérifier s'il a le droit de travailler en France.

Les ressortissants communautaires et assimilés (ressortissants d'un pays membre de l'Union européenne (UE), ressortissants d'un État membre de l'Espace Economique Européen (EEE), ressortissants d'un pays ayant conclu un accord avec la France : Suisse, Monaco, Andorre ou Saint-Martin) peuvent travailler en France sans autorisation de travail.

En revanche, ce n'est pas le cas des travailleurs étrangers hors UE. Vous devez donc vérifier qu'il est en possession d'une autorisation de travail lui permettant d'exercer une activité salariée en France.

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De ce fait, certains titres de séjour autorisent automatiquement un étranger à exercer une activité professionnelle salariée en France. Par ailleurs, il existe des dispenses d'autorisation de travail en raison de la durée de la mission.

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Démarches administratives spécifiques

Lorsque le travailleur étranger réside déjà en France et qu'il dispose d'une autorisation de travail, l'employeur doit réaliser les formalités d'embauche habituelles.

S'il ne dispose pas d'une autorisation de travail, le travailleur étranger doit alors engager une procédure de changement de statut afin d'être régularisé.

En revanche, lorsque le travailleur étranger ne réside pas encore en France, des démarches supplémentaires doivent être accomplies. En effet, l'employeur doit :

• engager une procédure d'introduction pour obtenir un permis de travail ;
• s'assurer que le travailleur étranger a obtenu un visa d'entrée en France ;
• s'assurer que le travailleur passe une visite médicale auprès de l'Office Français de l'Immigration et de l'Intégration (OFII) ;
• s'acquitter d'une taxe auprès de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP).

Quelles sanctions en cas d'emploi d'un étranger sans autorisation de travail ?

Il est interdit à un employeur d'embaucher un étranger non muni du titre l'autorisant à exercer une activité salariée en France.

L'employeur risque une amende administrative mais également des poursuites judiciaires.

Embaucher un travailleur handicapé : l'OETH

Certaines entreprises ont une obligation d'emploi de travailleurs handicapés, également appelé OETH.

Elles peuvent s'acquitter de cette obligation de différentes manières.

Toute entreprise qui ne remplit pas son obligation d'emploi doit verser une contribution annuelle à l'Association de gestion du fonds pour l'insertion des personnes handicapées (l'Agefiph).

Il leur incombe également certaines obligations déclaratives. Les entreprises assujetties à l'OETH doivent déclarer annuellement le nombre de travailleurs handicapés qu'elles emploient.

Cette obligation s'ajoute à la déclaration mensuelle qui s'impose à toutes les entreprises, peu importe qu'elles soient assujetties ou non à l'obligation d'emploi.

Infographie Embaucher un salarié : formaliser la relation de travail